Πώς να οργανώσετε φακέλους αλληλογραφίας στο Outlook 2007

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια σημαντική μορφή επικοινωνίας που χρησιμοποιείται σε σπίτια και γραφεία σε όλο τον κόσμο. Επιτρέπει στους φίλους και την οικογένεια έναν βολικό τρόπο να παραμείνουν σε επαφή, ενώ ταυτόχρονα διευκολύνει τους συναδέλφους να συνεργάζονται σε προγράμματα εργασίας. Εκτός από τα μηνύματα, φωτογραφίες και άλλα αρχεία μπορούν επίσης να σταλούν μέσω email. Για πολλούς χρήστες, αυτό δημιουργεί μια μεγάλη συλλογή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε καθημερινή βάση. Η διατήρηση της οργάνωσης είναι το κλειδί για την επιτυχή διαχείριση του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Η χρήση φακέλων αλληλογραφίας είναι το πρώτο βήμα για την παραγωγικότητα. Το Outlook 2007 είναι ένα δημοφιλές πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσφέρει οργάνωση φακέλων για τους χρήστες να διαχειρίζονται καλύτερα το email τους.

Βήμα 1

Άνοιγμα του Outlook 2007.

Βήμα 2 - Εντοπίστε το Παράθυρο "Πλοήγηση" στην αριστερή πλευρά του παραθύρου του προγράμματος Outlook

Βήμα 3

Κάντε κλικ στην επιλογή "Αλληλογραφία" για να αναπτύξετε τη λίστα φακέλων, αν δεν είναι ήδη ορατή. Βήμα 4

Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε φάκελο στη λίστα. Εάν δεν υπάρχουν φάκελοι, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο "Εισερχόμενα". Θα εμφανιστεί ένα μενού περιβάλλοντος

Βήμα 5

Επιλέξτε την επιλογή "Νέο φάκελο" από το μενού περιβάλλοντος

Βήμα 6

Πληκτρολογήστε το όνομα του νέου φακέλου που θέλετε για να δημιουργήσω. Επίσης, επιλέξτε τη θέση του φακέλου. Το Outlook επιτρέπει μια εκτεταμένη ιεραρχία φακέλων. Ένας φάκελος μπορεί να υπάρχει ως φάκελος κορυφαίου επιπέδου, όπως το "Εισερχόμενα" ή ως υποφάκελος κάτω από έναν γονικό φάκελο.

Βήμα 7

Σύρετε μηνύματα email που πρέπει να κατηγοριοποιηθούν από αυτόν το φάκελο επάνω στο εικονίδιο του φακέλου και αφήστε το κουμπί του ποντικιού. Θα μεταφερθούν σε αυτόν τον φάκελο.

Οργανώστε τους φακέλους αλληλογραφίας σύροντας το εικονίδιο του φακέλου αλληλογραφίας σε άλλο φάκελο για να τον καταστήσετε έναν υποφάκελο. Συνεχίστε να δημιουργείτε και να μετακινείτε φακέλους με αυτόν τον τρόπο μέχρι να φτάσετε σε μια ρύθμιση φακέλου που ταιριάζει με τον τύπο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε και το επίπεδο οργάνωσης που χρειάζεστε.

Συμβουλή

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν γρήγορη και συχνή πρόσβαση πρέπει να τοποθετηθούν σε ειδικούς φακέλους ή υποφακέλους για το σκοπό αυτό. Οι φάκελοι μπορούν να γίνουν αρκετά μεγάλοι και η κύλιση σε μια μεγάλη συλλογή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μην είναι κατάλληλη για ορισμένες εργασίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οργανώστε τους φακέλους αλληλογραφίας σας αρκετά ώστε να προσφέρετε μια αποτελεσματική μέθοδο για την εύρεση των επιθυμητών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά μην διοργανώνετε υπερβολικά. Έχοντας πάρα πολλούς φακέλους μπορεί να είναι τόσο αποδιοργανωμένοι όσο έχουν πολύ λίγους.