Ποια είναι τα έγγραφα που χρειάζονται για τιμολόγηση;

Τα συγκεκριμένα έγγραφα που απαιτούνται για την τιμολόγηση εξαρτώνται από την επιχείρησή σας, τη βιομηχανία και τον πελάτη. Ωστόσο, ορισμένα κοινά έγγραφα είναι σχεδόν πάντα απαραίτητα:

Βασικά έγγραφα:

* τα επιχειρηματικά σας στοιχεία: Αυτό περιλαμβάνει το νομικό σας όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον αριθμό αναγνώρισης φορολογίας (π.χ. EIN στις ΗΠΑ, τον αριθμό ΦΠΑ στην Ευρώπη).

* Πληροφορίες πελάτη: Αυτό περιλαμβάνει το νομικό όνομα, τη διεύθυνση του πελάτη και τα σχετικά στοιχεία επικοινωνίας. Η ακριβής διεύθυνση χρέωσης είναι ζωτικής σημασίας.

* Αριθμός τιμολογίου: Ένας μοναδικός διαδοχικός αριθμός για κάθε τιμολόγιο. Αυτό είναι απαραίτητο για την παρακολούθηση και την τήρηση αρχείων.

* Ημερομηνία τιμολογίου: Η ημερομηνία εκδίδεται το τιμολόγιο.

* Περιγραφή αγαθών ή υπηρεσιών: Μια σαφής και λεπτομερής περιγραφή του τι παρείχατε. Να είστε συγκεκριμένοι για να αποφύγετε τη σύγχυση.

* Ποσότητα και τιμή μονάδας: Ο αριθμός των παρεχόμενων μονάδων και η τιμή ανά μονάδα.

* Συνολικό ποσό: Το άθροισμα όλων των επιβαρύνσεων, συμπεριλαμβανομένων των εφαρμοστέων φόρων ή των εκπτώσεων.

* Όροι πληρωμής: Σαφώς δηλώστε όταν οφείλεται η πληρωμή (π.χ. καθαρό 30, οφειλόμενο κατά την παραλαβή). Συμπεριλάβετε λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο πληρωμής (π.χ. τραπεζική μεταφορά, πιστωτική κάρτα, επιταγή).

Έγγραφα που μπορεί να απαιτούνται ανάλογα με την κατάσταση:

* Παραγγελία αγοράς (PO): Εάν ο πελάτης παρείχε μια εντολή αγοράς, θα πρέπει να αναφέρεται στο τιμολόγιό σας. Αυτό βοηθά με την αντιστοίχιση και την παρακολούθηση.

* Συμβόλαιο: Η σύμβαση μπορεί να αναφέρει λεπτομερώς τους όρους, τα χρονοδιαγράμματα πληρωμών ή τις υπηρεσίες που παρέχονται που πρέπει να αντικατοπτρίζονται στο τιμολόγιο.

* Παράδοση απόδειξη/απόδειξη υπηρεσίας: Εάν παρέχετε φυσικά αγαθά ή υπηρεσίες, η παροχή αποδείξεων παράδοσης ή ολοκλήρωσης υπηρεσιών βοηθά στη στήριξη του τιμολογίου.

* φύλλα χρόνου/αναφορές έργου: Για υπηρεσίες που χρεώνονται κατά την ώρα ή με βάση τα ορόσημα του έργου, η υποστήριξη τεκμηρίωσης είναι ζωτικής σημασίας.

* Φορολογικά έντυπα: Ανάλογα με την τοποθεσία σας και την τοποθεσία του πελάτη, ίσως χρειαστεί να συμπεριλάβετε φορολογικές πληροφορίες για τα τιμολόγιά σας, όπως το GST/HST (Καναδάς), το ΦΠΑ (Ευρώπη) ή τον φόρο επί των πωλήσεων (ΗΠΑ).

Εν ολίγοις: Ενώ τα βασικά στοιχεία (επιχειρηματικές πληροφορίες, πληροφορίες πελάτη, αντικείμενα, κόστος, όροι πληρωμής) είναι πάντα απαραίτητες, άλλα έγγραφα υποστήριξης μπορούν να βελτιώσουν την ακρίβεια, να μειώσουν τις διαφορές και να ενισχύσουν τα οικονομικά σας αρχεία. Διατηρήστε οργανωμένα αρχεία όλων των σχετικών εγγράφων για σκοπούς ελέγχου.