Πώς ανάλυση εργασιών;

Η ανάλυση εργασιών είναι μια συστηματική διαδικασία που χρησιμοποιείται για την κατανόηση του τρόπου με τον οποίο εκτελείται μια εργασία. Καταρρίπτει ένα σύνθετο έργο σε μικρότερα, πιο εύχρηστα βήματα, προσδιορίζοντας τις γνώσεις, τις δεξιότητες και τις ικανότητες (KSAs) που απαιτούνται για να ολοκληρωθεί με επιτυχία κάθε βήμα. Η μέθοδος που χρησιμοποιείται εξαρτάται από το σκοπό της ανάλυσης, αλλά υπάρχουν αρκετές κοινές προσεγγίσεις. Ακολουθεί μια ανάλυση για το πώς να εκτελέσετε μια ανάλυση εργασιών:

1. Ορίστε την εργασία:

* Καθορίστε σαφώς την εργασία: Να είσαι ακριβής. Μην πείτε απλώς "Χρησιμοποιήστε έναν υπολογιστή." Καθορίστε "Δημιουργία παρουσίασης PowerPoint με τουλάχιστον 10 διαφάνειες, συμπεριλαμβανομένων εικόνων, κειμένου και κινούμενων εικόνων, και αποθηκεύστε το ως PDF".

* Προσδιορίστε το πλαίσιο: Πού εκτελείται η εργασία; Ποια εργαλεία και πόροι είναι διαθέσιμα; Ποιοι είναι οι περιορισμοί (χρόνος, προϋπολογισμός κ.λπ.);

* Καθορίστε το επιθυμητό αποτέλεσμα: Τι συνιστά επιτυχή ολοκλήρωση της εργασίας;

2. Επιλέξτε μια μέθοδο:

Υπάρχουν αρκετές μέθοδοι για τη διεξαγωγή ανάλυσης εργασιών. Η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από τον σκοπό σας και την πολυπλοκότητα της εργασίας:

* Ανάλυση ιεραρχικής εργασίας (HTA): Πρόκειται για μια προσέγγιση από την κορυφή προς τα κάτω που αποσυντίθεται η εργασία σε υποκείμενες, και στη συνέχεια αποσυντίθεται περαιτέρω αυτές οι υποκείμενες μέχρι να φτάσετε στις βασικές ενέργειες. Χρησιμοποιεί συχνά ένα διάγραμμα για την απεικόνιση της ιεραρχίας των εργασιών.

* Διάγραμμα ροής: Αυτή η οπτική μέθοδος δείχνει την ακολουθία των βημάτων σε μια εργασία χρησιμοποιώντας σχήματα και βέλη. Είναι χρήσιμο για την εμφάνιση σημείων λήψης αποφάσεων και βρόχων.

* Δέντρο απόφασης: Παρόμοια με ένα διάγραμμα ροής, αλλά επικεντρώνεται ειδικά στις πτυχές λήψης αποφάσεων της εργασίας.

* GOMS (στόχοι, χειριστές, μέθοδοι, κανόνες επιλογής): Αυτό το γνωστικό μοντέλο επικεντρώνεται στις ψυχικές διαδικασίες που εμπλέκονται στην ολοκλήρωση μιας εργασίας. Είναι χρήσιμο για την ανάλυση σύνθετων γνωστικών καθηκόντων και για το σχεδιασμό διεπαφών χρήστη.

* Ανάλυση γνωστικών εργασιών (CTA): Αυτή η μέθοδος ασχολείται με τις ψυχικές διαδικασίες, συμπεριλαμβανομένης της επίλυσης προβλημάτων, της λήψης αποφάσεων και της μνήμης, που εμπλέκεται στην ολοκλήρωση μιας εργασίας. Συχνά περιλαμβάνει συνεντεύξεις και παρατηρήσεις.

* Ανάλυση προφορικού πρωτοκόλλου: Περιλαμβάνει να ζητήσετε από τους συμμετέχοντες να "σκεφτούν δυνατά" κατά την εκτέλεση μιας εργασίας. Αυτό παρέχει πληροφορίες για τις διαδικασίες σκέψης τους.

* Παρατήρηση: Παρατηρώντας άμεσα κάποιον που εκτελεί την εργασία. Αυτό μπορεί να συμπληρωθεί με συνεντεύξεις και ερωτηματολόγια.

* Συνεντεύξεις και ερωτηματολόγια: Συλλογή πληροφοριών σχετικά με την εργασία από εμπειρογνώμονες ή εκείνους που εκτελούν τακτικά την εργασία.

3. Συλλέξτε δεδομένα:

* Επιλέξτε τους συμμετέχοντες σας: Επιλέξτε άτομα που είναι αντιπροσωπευτικά εκείνων που συνήθως εκτελούν την εργασία.

* Συγκεντρώστε δεδομένα χρησιμοποιώντας τη μέθοδο που επιλέξατε: Διεξάγετε συνεντεύξεις, παρατηρήσεις ή χρησιμοποιήστε άλλες τεχνικές που βασίζονται στην επιλεγμένη μέθοδο σας. Καταγράψτε δεδομένα με ακρίβεια και διεξοδικά.

4. Αναλύστε τα δεδομένα:

* Οργανώστε τα δεδομένα: Συγκεντρώστε τα ευρήματά σας από συνεντεύξεις, παρατηρήσεις κ.λπ., σε συνεκτική δομή.

* Προσδιορίστε τα βήματα και τα υπο-βήματα: Καταρρίψτε την εργασία σε μια ακολουθία μεμονωμένων βημάτων.

* Προσδιορίστε το KSAS: Προσδιορίστε τις γνώσεις, τις δεξιότητες και τις ικανότητες που απαιτούνται σε κάθε βήμα.

* Προσδιορίστε πιθανά προβλήματα ή συμφόρηση: Αναζητήστε περιοχές όπου η εργασία είναι αναποτελεσματική ή επιρρεπής σε σφάλματα.

5. Ευρήματα εγγράφων:

* Δημιουργία αναφοράς ανάλυσης εργασιών: Αυτό θα πρέπει να περιγράψει σαφώς την εργασία, τη μέθοδο που χρησιμοποιείται, τα ευρήματα και τυχόν συστάσεις βελτίωσης. Αυτό περιλαμβάνει συχνά μια οπτική αναπαράσταση της εργασίας (π.χ. διάγραμμα HTA, διάγραμμα ροής).

Παράδειγμα χρησιμοποιώντας HTA για "Κάνοντας ένα φλιτζάνι τσάι":

1. Κάντε ένα φλιτζάνι τσάι

1.1. Βράζω νερό

1.1.1. Γεμίζω βραστήρα

1.1.2. Ενεργοποιήστε τον βραστήρα

1.1.3. Περιμένετε να βράσει ο βραστήρας

1.2. Προετοιμασία τσάι τσαγιού

1.2.1. Λάβετε τσάντα τσαγιού

1.3. Παρασκευάζω τσάι

1.3.1. Τοποθετήστε την τσάντα τσαγιού στο κύπελλο

1.3.2. Ρίξτε βραστό νερό πάνω από τσάντα τσαγιού

1.3.3. Αφήστε το τσάι απότομο

1.4. Προσθέστε γάλα και ζάχαρη (προαιρετικά)

1.5. Σερβίρετε τσάι

Η ανάλυση εργασιών είναι ένα ευέλικτο εργαλείο προσαρμόσιμο σε διάφορες καταστάσεις. Το κλειδί είναι η επιλογή της κατάλληλης μεθόδου, η συλλογή διεξοδικών δεδομένων και η τεκμηρίωση των ευρημάτων σας. Το αποτέλεσμα είναι μια λεπτομερής κατανόηση της εργασίας που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σκοπούς κατάρτισης, σχεδιασμού, βελτίωσης και αξιολόγησης.