Word 2007 Συγχώνευση αλληλογραφίας Tutorial

Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι ένα χαρακτηριστικό επεξεργασίας κειμένου που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε εξατομικευμένες έγγραφα από ένα πρότυπο, χρησιμοποιώντας μια υπάρχουσα βάση δεδομένων λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Αυτό το χαρακτηριστικό είναι χρήσιμο όταν θέλετε να στείλετε μια μαζική αποστολή αλληλογραφίας , όπως ένα e-mail marketing , σε πολλούς πελάτες . Κάθε γράμμα μπορεί να είναι εξατομικευμένη για την αντιμετώπιση κάθε πελάτη με βάση το όνομα . Δημιουργήστε ένα έγγραφο Έναρξη
Η

Δημιουργήστε το κύριο έγγραφο που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε ως πρότυπο για την εξατομικευμένη αλληλογραφίας σας, ανοίγοντας ένα νέο έγγραφο στο Word 2007 . Το κύριο έγγραφο περιέχει το κείμενο και τα γραφικά που είναι ίδια για κάθε έκδοση του συγχωνευμένου εγγράφου , για παράδειγμα , η διεύθυνση επιστροφής ή ο χαιρετισμός σε ένα γράμμα φόρμας . Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας , στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας , κάντε κλικ στην επιλογή Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας. Από το drop-down μενού επιλέξτε επιστολή , κατάλογο ή κατάλογο, που έχει από φακέλους , ετικέτες αλληλογραφίας , ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , ανάλογα με τον τύπο της συγχώνευσης αλληλογραφίας που θέλετε να δημιουργήσετε .
Εικόνων Τύποι Mail Συγχωνεύει

Ένας κατάλογος ή ο κατάλογος δημιουργεί μια λίστα με πληροφορίες , όπως το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας ή στοιχείο περιγραφής , αλλά το όνομα και την περιγραφή για κάθε εγγραφή είναι μοναδική . Κάντε κλικ στο " Directory " από το " Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας " drop -down μενού για να δημιουργήσουν αυτό το είδος του εγγράφου .

Ένα σύνολο των φακέλων μπορεί να δημιουργηθεί όταν η διεύθυνση του αποστολέα είναι η ίδια σε όλους τους φακέλους , αλλά η διεύθυνση προορισμού αντιστοιχεί με μια λίστα με τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το αρχείο δεδομένων . Τελικό αποτέλεσμα σας θα είναι φακέλους με μοναδικές διευθύνσεις προορισμού για το καθένα. Επιλέξτε " Φάκελοι " για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα .

Δημιουργήστε ένα σύνολο ετικετών αλληλογραφίας που δείχνει ένα μοναδικό όνομα και τη διεύθυνση που αντιστοιχεί στη βάση δεδομένων σας . Μόλις επιλέξετε το " ετικέτες " από το " Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας " drop -down μενού , θα έχετε τη δυνατότητα να ξεκινήσει ένα βήμα - προς-βήμα οδηγό . Ο οδηγός είναι ένας απλός τρόπος για να βρείτε το πρότυπο ετικέτα αλληλογραφίας που αντιστοιχεί στις ετικέτες που έχετε επιλέξει να χρησιμοποιήσετε .

Μπορείτε να προσαρμόσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , όπου το βασικό περιεχόμενο είναι το ίδιο σε όλα τα μηνύματα , αλλά κάθε μήνυμα πηγαίνει στις πληροφορίες του κάθε δοχείο που περιέχει το οποίο είναι ειδικό μόνο για το δικαιούχο , όπως το όνομα του παραλήπτη ή άλλες καθορισμένες πληροφορίες .

Η Επιλέξτε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων
Η

Α πηγή δεδομένων είναι ένα αρχείο που περιέχει τις πληροφορίες που πρόκειται να συγχωνευτούν σε ένα έγγραφο , όπως μια βάση δεδομένων του Excel ή το βιβλίο διευθύνσεων . Συνδέστε το έγγραφο σε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων με την επιλογή " Επιλέξτε ένα υπάρχουσας λίστας . " Οι πληροφορίες παραλήπτη σε κάθε επιστολή προέρχεται από μια πηγή δεδομένων .
Εικόνων Ολοκλήρωση της συγχώνευσης
Η

Αποφασίστε ποια βάση δεδομένων που θα χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας . Word 2007 δημιουργεί ένα αντίγραφο του κύριου εγγράφου για κάθε στοιχείο ή εγγραφή στο αρχείο δεδομένων . Εάν το αρχείο δεδομένων είναι μια λίστα , τα στοιχεία αυτά είναι οι παραλήπτες της αλληλογραφίας σας . Μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργούν μόνο κείμενα μόνο για ορισμένες ενδείξεις /διευθύνσεις στο αρχείο δεδομένων .

Στη συνέχεια, προσθέστε σύμβολα κράτησης θέσης , που ονομάζονται πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας , στο έγγραφο . Όταν πραγματοποιείτε συγχώνευση αλληλογραφίας, τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας συμπληρώνονται με πληροφορίες από το αρχείο δεδομένων .

Προεπισκόπησης , στη συνέχεια να ολοκληρώσει τη συγχώνευση . Μια σειρά από έγγραφα που αντιστοιχεί στον αριθμό των καταχωρήσεων στη διεύθυνσή σας ή το αρχείο δεδομένων θα δημιουργηθεί και είναι έτοιμο για εκτύπωση ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Η
εικόνων