Πώς προετοιμάζετε τα στοιχεία για τις εργασίες αρχειοθέτησης;

Η προετοιμασία των στοιχείων για τις εργασίες αρχειοθέτησης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον τύπο της κατάθεσης (π.χ. αρχειοθέτηση χαρτιού, ηλεκτρονική κατάθεση, αρχειακή κατάθεση κ.λπ.) και από τις ειδικές απαιτήσεις του οργανισμού ή του συστήματος. Ωστόσο, ισχύουν ορισμένες γενικές αρχές:

για όλους τους τύπους αρχειοθέτησης:

* Προσδιορίστε και ταξινομήστε: Το πρώτο βήμα είναι πάντα ο εντοπισμός και η ταξινόμηση των εγγράφων ή των στοιχείων. Αυτό περιλαμβάνει την αναθεώρηση κάθε στοιχείου για τον προσδιορισμό της κατάλληλης κατηγορίας αρχειοθέτησης. Η ταξινόμηση μπορεί να περιλαμβάνει πολλαπλά επίπεδα, χρησιμοποιώντας κωδικούς, λέξεις -κλειδιά ή άλλα οργανωτικά σχήματα. Η συνέπεια είναι το κλειδί.

* Καθαρίστε και επισκευάστε: Τα κατεστραμμένα ή βρώμικα έγγραφα πρέπει να καθαρίζονται και να επισκευάζονται ανάλογα με τις ανάγκες. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το ξεσκόνισμα, την αφαίρεση των συρραπτικών (προσεκτικά!), Την επιδιόρθωση δακρύων ή τη χρήση αρχειακών συγκολλητικών συγκολλητικών. Αποφύγετε τη χρήση οτιδήποτε θα μπορούσε να βλάψει τα έγγραφα μακροπρόθεσμα.

* Προετοιμαστείτε για ευρετηρίαση (εάν είναι απαραίτητο): Για αποτελεσματική ανάκτηση, ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε δείκτες, ετικέτες ή άλλα μεταδεδομένα για να διευκολύνετε την αναζήτηση και την εύρεση συγκεκριμένων στοιχείων αργότερα. Αυτό θα μπορούσε να είναι μια απλή ετικέτα, ένας γραμμικός κώδικας ή σύνθετα μεταδεδομένα μέσα σε ένα ψηφιακό αρχείο.

* Έλεγχος ποιότητας: Βεβαιωθείτε ότι όλες οι σχετικές πληροφορίες περιλαμβάνονται, πλήρεις και ακριβείς πριν από την κατάθεση.

για αρχειοθέτηση χαρτιού:

* COLLATE: Τα έγγραφα που σχετίζονται με την ομάδα μαζί.

* τρύπες διάτρησης (αν χρειαστεί): Εάν χρησιμοποιείτε συνδετικό υλικό ή φάκελο, βεβαιωθείτε ότι όλα τα έγγραφα έχουν τοποθετήσει κατάλληλα τρύπες για συνεπή κατάθεση.

* στερεώστε (αν χρειαστεί): Χρησιμοποιήστε κλιπ χαρτιού, συρραπτικά (προσεκτικά!), Ή άλλα κατάλληλα συνδετήρες. Αποφύγετε τη χρήση οτιδήποτε θα μπορούσε να βλάψει το χαρτί με την πάροδο του χρόνου.

* Δημιουργία φακέλων και ετικετών: Οι σαφείς, συνοπτικές ετικέτες είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική ανάκτηση. Χρησιμοποιήστε τους φακέλους και τις ετικέτες της αρχειακής ποιότητας για να αποφύγετε τη ζημιά και να εξασφαλίσετε τη μακροζωία.

για ηλεκτρονική αρχειοθέτηση:

* Οργανώστε αρχεία σε φακέλους: Χρησιμοποιήστε μια συνεπή και λογική δομή φακέλου. Εξετάστε τη χρήση ενός ιεραρχικού συστήματος (φακέλους εντός φακέλων) για τη διαχείριση μεγάλων όγκων δεδομένων.

* Αρχεία ονόματος με συνέπεια: Χρησιμοποιήστε μια σύμβαση ονομασίας που επιτρέπει εύκολη αναζήτηση και ανάκτηση (π.χ. yyyymmdd_subject_documentType).

* Χρησιμοποιήστε μεταδεδομένα: Προσθέστε σχετικά μεταδεδομένα (λέξεις -κλειδιά, ετικέτες, ημερομηνίες κ.λπ.) σε κάθε αρχείο για να βελτιώσετε τη δυνατότητα αναζήτησης και την οργάνωση.

* backup: ΣΥΝΔΕΣΗ ΑΓΓΕΛΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΑΠΟΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ.

* συμπίεση: Αφαιρέστε περιοδικά περιττά ή ξεπερασμένα αρχεία για να διατηρήσετε αποτελεσματικές ταχύτητες αποθήκευσης και αναζήτησης.

για αρχειακή αρχειοθέτηση:

* Υλικά χωρίς οξύ: Χρησιμοποιήστε φακέλους χωρίς οξέα, κιβώτια και άλλα υλικά για να προστατεύσετε τα έγγραφα από την επιδείνωση.

* κατάλληλες περιβαλλοντικές συνθήκες: Διατηρήστε μια σταθερή θερμοκρασία και υγρασία για να αποφύγετε τη ζημιά.

* Έλεγχος παρασίτων: Προστατέψτε τα έγγραφα από έντομα και άλλα παράσιτα.

* Περιγραφική απογραφή: Δημιουργήστε λεπτομερείς αποθέματα ή βάσεις δεδομένων για την παρακολούθηση της τοποθεσίας και του περιεχομένου των αρχειοθετημένων υλικών.

Ανεξάρτητα από τη μέθοδο αρχειοθέτησης:

* Ακολουθήστε τις καθιερωμένες διαδικασίες: Προσέξτε σε τυχόν υπάρχοντα συστήματα και διαδικασίες αρχειοθέτησης εντός του οργανισμού.

* Διατηρήστε τη συνέπεια: Η συνεπής εφαρμογή των κανόνων υποβολής είναι κρίσιμη για την αποτελεσματικότητα και την ακρίβεια.

* Κανονική αναθεώρηση και συντήρηση: Ελέγξτε τακτικά τα αρχεία για να διασφαλίσετε ότι το σύστημα παραμένει αποτελεσματικό και αποτελεσματικό.

Θυμηθείτε, η σωστή προετοιμασία βελτιώνει σημαντικά την ταχύτητα, την ακρίβεια και τη μακροζωία του συστήματος αρχειοθέτησης. Η επένδυση χρόνου εκ των προτέρων θα εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο και απογοήτευση αργότερα.