Πώς χρησιμοποιείται το φύλλο λεπτών στην κατάθεση;

Τα δελτία πρακτικών, στο πλαίσιο της κατάθεσης, δεν είναι ένα τυποποιημένο ή ευρέως αναγνωρισμένο στοιχείο συστήματος αρχειοθέτησης όπως φακέλους ή ντουλάπια. Ο όρος "λεπτά" συνήθως αναφέρεται στο επίσημο αρχείο μιας συνάντησης. Ως εκ τούτου, ένα "φύλλο λεπτών" πιθανότατα αναφέρεται σε μια ενιαία σελίδα ή μερικές σελίδες που περιέχουν τα πρακτικά μιας συνάντησης .

Ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιούνται αυτά τα πρακτικά στην κατάθεση εξαρτάται εξ ολοκλήρου από το σύστημα αρχειοθέτησης που χρησιμοποιείται από έναν οργανισμό:

* Μέρος ενός μεγαλύτερου αρχείου: Τα φύλλα πρακτικών θα τοποθετηθούν μέσα σε ένα φάκελο αρχείων αφιερωμένο σε αυτή τη συγκεκριμένη επιτροπή, το έργο ή το θέμα. Για παράδειγμα, λεπτά από τη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου θα βρίσκονταν σε φάκελο "Διοικητικό Συμβούλιο".

* Χρονολογική σειρά: Μέσα σε αυτόν τον φάκελο, τα πρακτικά θα μπορούσαν να τακτοποιηθούν χρονολογικά, με τα πιο πρόσφατα λεπτά στην κορυφή.

* Αλφαβητική σειρά (λιγότερο κοινή): Ανάλογα με το σύστημα αρχειοθέτησης, θα μπορούσαν * να κατατεθούν αλφαβητικά κατά ημερομηνία (π.χ. "2023-10-26 πρακτικά συνάντησης").

* Αριθμητική σειρά (για έργα): Εάν τα λεπτά σχετίζονται με συγκεκριμένα έργα με αριθμούς που έχουν εκχωρηθεί, ενδέχεται να κατατεθούν αριθμητικά.

* Ξεχωριστό συνδετικό υλικό: Ορισμένοι οργανισμοί ενδέχεται να συνεχίσουν να συναντώνται λεπτά σε ένα ξεχωριστό συνδετικό υλικό, που επισημαίνονται κατάλληλα (π.χ. "Project X Meture Mental").

Εν ολίγοις, δεν υπάρχει μια εξειδικευμένη μέθοδος αρχειοθέτησης "λεπτών". Είναι απλά ένα έγγραφο που ενσωματώνεται σε ένα ευρύτερο σύστημα αρχειοθέτησης που βασίζεται στις ανάγκες του οργανισμού και την προτιμώμενη μέθοδο.