Ποιο είναι το πιο δημοφιλές σύστημα οργάνωσης;

Δεν υπάρχει ένα ενιαίο "πιο δημοφιλές" σύστημα οργάνωσης και αρχειοθέτησης, επειδή το καλύτερο σύστημα εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τις ατομικές ανάγκες και προτιμήσεις. Ωστόσο, ορισμένα συστήματα χρησιμοποιούνται ευρύτερα και προσαρμόσιμα από άλλα. Αυτά περιλαμβάνουν:

* Αλφαβητικό: Αυτό είναι εξαιρετικά κοινό για τα προσωπικά αρχεία, ειδικά αυτά που αφορούν αλληλογραφία ή απλά έγγραφα που οργανώνονται από το όνομα ή την εταιρεία. Είναι απλό να κατανοήσουμε και να εφαρμοστούν.

* Χρονολογική: Η οργάνωση κατά ημερομηνία είναι χρήσιμη για την παρακολούθηση συμβάντων, έργων με χρονοδιάγραμμα ή οικονομικά αρχεία.

* αριθμητικό: Αυτό το σύστημα χρησιμοποιεί διαδοχικούς αριθμούς για την εκχώρηση αρχείων. Χρησιμοποιείται συχνά σε συνδυασμό με ένα ευρετήριο για να εντοπίσετε συγκεκριμένα αρχεία.

* Θέμα: Αυτή είναι μια πολύ δημοφιλής μέθοδος για επιχειρήσεις και άτομα με διάφορα θέματα. Περιλαμβάνει την κατηγοριοποίηση των εγγράφων που βασίζονται στο θέμα τους, συχνά χρησιμοποιώντας μια ιεραρχική δομή.

Ενώ αυτά είναι επικρατέστερα, το "καλύτερο" σύστημα συχνά περιλαμβάνει μια υβριδική προσέγγιση που συνδυάζει στοιχεία αυτών των μεθόδων που ταιριάζουν σε συγκεκριμένες περιστάσεις. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα σύστημα που βασίζεται σε υποκείμενα με χρονολογικές υποκατηγορίες σε κάθε θέμα. Οι λύσεις που βασίζονται σε λογισμικό περιπλέκουν περαιτέρω την ερώτηση, καθώς πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν συστήματα που βασίζονται σε σύννεφο με τις δικές τους δυνατότητες επισήμανσης και αναζήτησης, καθιστώντας ένα συγκεκριμένο "σύστημα αρχειοθέτησης" λιγότερο σχετικό.