Τι είναι η παρουσίαση των απαιτήσεων σε υπολογιστικά φύλλα;

Η παρουσίαση των απαιτήσεων σε υπολογιστικά φύλλα δεν είναι ιδανική για σύνθετα έργα, αλλά μπορεί να είναι μια χρήσιμη μέθοδος για απλά έργα ή ως προκαταρκτικό βήμα πριν χρησιμοποιήσετε πιο εξελιγμένα εργαλεία όπως τα συστήματα διαχείρισης αφιερωμένων απαιτήσεων. Δείτε πώς γίνεται και οι περιορισμοί του:

Πώς να παρουσιάσετε απαιτήσεις σε υπολογιστικά φύλλα:

Τα υπολογιστικά φύλλα (όπως το Excel ή το Google Sheets) προσφέρουν μια δομή πίνακα που μπορεί να οργανώσει πληροφορίες απαίτησης. Οι κοινές στήλες μπορεί να περιλαμβάνουν:

* id: Ένα μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε απαίτηση (π.χ. Req-001, Req-002). Αυτό είναι ζωτικής σημασίας για την ανιχνευσιμότητα.

* Τύπος απαίτησης: Κατηγοριοποιεί την απαίτηση (π.χ. λειτουργική, μη λειτουργική ιστορία χρήστη).

* Περιγραφή: Μια σαφής και συνοπτική δήλωση για το τι πρέπει να κάνει το σύστημα ή ένα χαρακτηριστικό που πρέπει να κατέχει. Χρησιμοποιήστε σαφή, σαφή γλώσσα, αποφεύγοντας τη ορολογία όπου είναι δυνατόν.

* Προτεραιότητα: Υποδεικνύει τη σχετική σημασία της απαίτησης (π.χ. υψηλό, μεσαίο, χαμηλό).

* Πηγή: Όπου προέκυψε η απαίτηση (π.χ. συνέντευξη χρήστη, συνάντηση των ενδιαφερομένων, επιχειρηματικό έγγραφο).

* Κατάσταση: Παρακολουθεί την πρόοδο της απαίτησης (π.χ. προτεινόμενη, εγκεκριμένη, υλοποιημένη, επαληθευμένη).

* Σκεφαλική/Αιτιολόγηση: Εξηγεί τον λόγο για την απαίτηση.

* Κριτήρια αποδοχής: Ορίζει τον τρόπο επικύρωσης της απαίτησης (π.χ. δοκιμές που πρέπει να εκτελεστούν).

* που έχει εκχωρηθεί σε: Προσδιορίζει ποιος είναι υπεύθυνος για την εκπλήρωση της απαίτησης.

* Σημειώσεις/Σχόλια: Χώρος για πρόσθετες πληροφορίες.

Παράδειγμα:

| ID | Τύπος απαίτησης | Περιγραφή | Προτεραιότητα | Πηγή | Κατάσταση |

| -------- | --------------- | -------------------------------------------------------------- -------- | --------------------- | ----------- |

| Req-001 | Λειτουργική | Το σύστημα επιτρέπει στους χρήστες να συνδεθούν. | Υψηλή | Συνέντευξη χρήστη | Εγκριθεί |

| Req-002 | Μη λειτουργική | Το σύστημα πρέπει να ανταποκρίνεται εντός 2 δευτερολέπτων. | Υψηλή | Στόχος απόδοσης | Εγκριθεί |

| Req-003 | Λειτουργική | Το σύστημα πρέπει να εμφανίζει προφίλ χρήστη. | Μεσαίο | Ιστορία χρήστη | Εφαρμοσμένη |

Περιορισμοί χρήσης υπολογιστικών φύλλων για απαιτήσεις:

* Έλλειψη ιχνηλασιμότητας: Ενώ μπορείτε να προσθέσετε αναγνωριστικά, η σύνδεση των απαιτήσεων με άλλα αντικείμενα (Design Documents, Case Case) γίνεται δύσκολη και επιρρεπής σε σφάλματα. Αυτό κάνει τη διαχείριση των αλλαγών και την κατανόηση του αντίκτυπου των αλλαγών προκλητικές.

* Δυσκολία στη διαχείριση σύνθετων σχέσεων: Τα υπολογιστικά φύλλα δεν χειρίζονται εύκολα σύνθετες σχέσεις μεταξύ των απαιτήσεων (π.χ. εξαρτήσεις, συγκρούσεις).

* Περιορισμένη συνεργασία: Η ταυτόχρονη επεξεργασία μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα ελέγχου έκδοσης.

* Κακή Έκδοση Έκδοσης: Η παρακολούθηση των αλλαγών και η επιστροφή σε προηγούμενες εκδόσεις είναι δύσκολη.

* Θέματα κλιμάκωσης: Η διαχείριση εκατοντάδων ή χιλιάδων απαιτήσεων σε ένα υπολογιστικό φύλλο γίνεται δυσκίνητη.

* Δεν υπάρχουν ενσωματωμένες λειτουργίες αναφοράς: Η δημιουργία αναφορών σχετικά με την κατάσταση απαίτησης, την πρόοδο κ.λπ. απαιτεί χειρωνακτική προσπάθεια.

Όταν τα υπολογιστικά φύλλα * είναι * κατάλληλα:

* Πολύ μικρά έργα: Για έργα με μικρό αριθμό απαιτήσεων.

* Συγκέντρωση προκαταρκτικών απαιτήσεων: Ως γρήγορος τρόπος για να καταγράψετε τις αρχικές απαιτήσεις πριν χρησιμοποιήσετε ένα πιο ισχυρό εργαλείο.

* Απλές απαιτήσεις: Εάν οι απαιτήσεις είναι απλές και δεν έχουν πολλές εξαρτήσεις ή πολύπλοκες σχέσεις.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα εξειδικευμένα εργαλεία διαχείρισης απαιτήσεων προσφέρουν σημαντικά πλεονεκτήματα έναντι των υπολογιστικών φύλλων για την αποτελεσματική διαχείριση των απαιτήσεων. Ωστόσο, για πολύ μικρά, απλά έργα, ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να χρησιμεύσει ως έγγραφο βασικών απαιτήσεων.