Πώς να διατηρήσει τον έλεγχο του εγγράφου

Έγγραφα έχουν πολύ μεγαλύτερη κινητικότητα από ό, τι ακόμη και πριν από 10 χρόνια , και είναι πάρα πολύ εύκολο για έναν υπάλληλο να κάνει χρήση του λάθος εγγράφου , για διαβαθμισμένο υλικό να μπει σε λάθος χέρια ή να χαθούν τα ίχνη του απαραίτητες πληροφορίες . Εάν έχετε κατανοήσει τη ροή της εργασίας μέσω του οργανισμού σας , μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύστημα που διαύλους πληροφόρησης για εκείνους τους ανθρώπους που το έχουν ανάγκη και που κλείνει άλλα κανάλια για να κρατήσει το υλικό από τη μετάβαση σε μια κατεύθυνση που μπορεί να κατακλύζουν ή ακόμη και να πνιγεί την επιχείρησή σας . Οδηγίες
Η 1

Εκχώρηση παραμέτρους για να εξασφαλίσει τις πληροφορίες σας με τη λήψη αποφάσεων που τα μέλη της οργάνωσης πρέπει πραγματικά να διαβάσετε το έγγραφο και ποιος πρέπει να είναι σε θέση να το επεξεργαστείτε . 2

Ορισμός δικαιωμάτων μέσω των ιδιοτήτων του προγράμματος του εγγράφου , όπως κάνοντας κλικ στο κεντρικό κουμπί του μενού του Microsoft Word και εξετάζει τις επιλογές Properties του προγράμματος να επιλέξουν λεπτομέρειες, όπως ποιος μπορεί να μοιράζονται ένα έγγραφο , ο οποίος μπορεί να προσθέσει σχόλια και ποιος μπορεί να το διαβιβάσει .
Η
3

Κάντε κλικ στο μενού Ιδιότητες όπως κάνατε στο βήμα 2 για να ρυθμίσετε Tracking , που θα σας πει εάν το έγγραφο που ψηφίστηκε στις , πότε και σε ποιον .
Η 4

Εισάγετε Properties και πάλι να που Version Control , το οποίο επιτρέπει την πρόσβαση σε ελέγχους που θα παρακολουθείτε τις εκδόσεις και τις ίδιες εκδόσεις .
5

Ρυθμίστε τις επιλογές στο Ιδιότητες για να σας ενημερώσουμε σχετικά με την πηγή των πληροφοριών , και ακόμη αν θέλετε να την αποδεχθεί στο σύστημά σας, αν εργάζεστε με ένα έγγραφο από το εξωτερικό του οργανισμού σας .
Η 6

Χρησιμοποιήστε τις επιλογές ιδιοκτησίας του προγράμματος για να ορίσετε ημερομηνίες λήξης για την πρόσβαση , όπως ασφυκτικά ένα χρήστη για να διαβάσετε το έγγραφο μέσα σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα . Απασχολούν αυτή την επιλογή για να σας δώσει πληροφορίες, όπως αν ο παραλήπτης έχει ανοίξει ή να διαβάσετε κάτι , και αν πρέπει να τους υπενθυμίσει να αναλάβουν δράση .
Η 7

Ανάκληση άδεια πρόσβασης σε ένα έγγραφο , υπό τους όρους που έχετε ορίσει σε ακίνητα σε τέτοιες καταστάσεις όπως η καταγγελία του εργαζομένου ο οποίος θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει το έγγραφο , ενώ στην εργασία .
8

Ρύθμιση του συστήματός σας για να κάνετε αλλαγές συνεπή επεξεργασία σε όλα τα συστήματα , έτσι ώστε όλα τα αντίγραφα επηρεάζονται ταυτόχρονα αν είναι on-line ή off , ή ακόμη και σε άλλους υπολογιστές .
Η
εικόνων