Όταν ανοίγετε μια ολοκαίνουργια βάση δεδομένων στη Microsoft Access Τι σας κάνει να κάνετε;

Όταν ανοίγετε μια ολοκαίνουργια, κενή βάση δεδομένων στη Microsoft Access, θα παρουσιαστεί με ένα κενό χώρο εργασίας. Εδώ μπορείτε να κάνετε για να ξεκινήσετε:

1. Ρυθμίστε τη βάση δεδομένων σας:

* Επιλέξτε έναν τύπο βάσης δεδομένων:

* κενή βάση δεδομένων: Ξεκινήστε με καθαρό σχιστόλιθο και δημιουργήστε τα πάντα από το μηδέν.

* πρότυπο: Χρησιμοποιήστε ένα προ-σχεδιασμένο πρότυπο για κοινές εργασίες βάσης δεδομένων όπως επαφές, έργα ή διαχείριση αποθεμάτων.

* Δώστε το όνομα: Επιλέξτε ένα περιγραφικό όνομα για το αρχείο βάσης δεδομένων.

* Αποθήκευση τοποθεσίας: Επιλέξτε πού θέλετε να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων σας στον υπολογιστή σας.

2. Δημιουργία πινάκων:

* Οι πίνακες είναι ο πυρήνας: Οι πίνακες αποθηκεύουν τα δεδομένα σας σε σειρές και στήλες (όπως τα υπολογιστικά φύλλα), σχηματίζοντας τη ραχοκοκαλιά της βάσης δεδομένων σας.

* Δημιουργία σχεδιασμού πίνακα: Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Δημιουργία πίνακα στην προβολή σχεδιασμού".

* Καθορίστε πεδία: Κάθε στήλη αντιπροσωπεύει ένα συγκεκριμένο σημείο δεδομένων (π.χ. "Όνομα", "Ηλικία", "Πόλη").

* Ρύθμιση τύπων δεδομένων: Επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο (π.χ. κείμενο, αριθμός, ημερομηνία).

* Ρυθμίστε τις ιδιότητες: Ορίστε πράγματα όπως το μέγεθος του πεδίου, αν απαιτείται ένα πεδίο και πολλά άλλα.

* Εισαγάγετε δεδομένα: Μεταβείτε στο "Datasheet View" για να προσθέσετε δεδομένα στους πίνακες σας.

3. Σχέσεις σχεδιασμού:

* Συνδέστε πίνακες: Οι σχέσεις σας επιτρέπουν να συνδέσετε δεδομένα μεταξύ των πινάκων. Αυτό είναι ζωτικής σημασίας για την αποφυγή της αλληλεπικάλυψης δεδομένων και τη δημιουργία αποτελεσματικότερων ερωτημάτων.

* Χρησιμοποιήστε το παράθυρο "Σχέσεις": Χρησιμοποιήστε το παράθυρο "Σχέσεις" για να δείξετε γραφικά πώς συνδέονται τα τραπέζια σας.

4. Δημιουργία ερωτημάτων:

* Εξαγωγή πληροφοριών: Τα ερωτήματα σας επιτρέπουν να ανακτήσετε συγκεκριμένα δεδομένα από τους πίνακες σας με βάση τα κριτήρια που ορίζετε.

* Χρησιμοποιήστε "Προβολή σχεδίασης ερωτήματος": Σχεδιάστε τα ερωτήματά σας οπτικά επιλέγοντας πίνακες και πεδία.

* Δεδομένα φίλτρου: Χρησιμοποιήστε κριτήρια για να βρείτε συγκεκριμένα αρχεία ή υπολογισμούς.

5. Δημιουργία φόρμας:

* φιλικές προς το χρήστη διεπαφές: Τα έντυπα παρέχουν έναν πιο φιλικό προς το χρήστη τρόπο για την εισαγωγή, προβολή και επεξεργασία δεδομένων στη βάση δεδομένων σας.

* Οι φόρμες μπορούν:

* Εγγραφές προβολής σε μια οπτικά ελκυστική μορφή.

* Απλοποιήστε την καταχώρηση δεδομένων.

* Χρησιμοποιήστε διάφορα στοιχεία ελέγχου (πλαίσια κειμένου, σύνθετα πλαίσια κ.λπ.) για καλύτερη αλληλεπίδραση χρήστη.

6. Ανάπτυξη αναφορών:

* Συνοψίζουμε και παρουσιάζουν δεδομένα: Οι αναφορές χρησιμοποιούνται για την παρουσίαση πληροφοριών από τη βάση δεδομένων σας με επαγγελματικό και οργανωμένο τρόπο.

* Προσαρμόστε τη διάταξη: Χρησιμοποιήστε διάφορες επιλογές σχεδιασμού για να δημιουργήσετε οπτικά ελκυστικές αναφορές.

Πρόσθετες συμβουλές:

* Ξεκινήστε μικρό: Δημιουργήστε τη βάση δεδομένων σας σταδιακά, ξεκινώντας από βασικούς πίνακες και σχέσεις.

* Τεκμηρίωση του σχεδίου σας: Παρουσιάστε σαφώς το σκοπό κάθε πίνακα, πεδίου και σχέσης. Αυτό σας βοηθά (και άλλοι) να καταλάβετε πώς λειτουργεί η βάση δεδομένων σας.

* Χρησιμοποιήστε τη βοήθεια πρόσβασης: Η πρόσβαση παρέχει ολοκληρωμένους ενσωματωμένους πόρους βοήθειας.

* Μάθετε βασικά SQL: Το SQL (δομημένη γλώσσα ερωτήματος) είναι ένας ισχυρός τρόπος για να αλληλεπιδράσετε με τις βάσεις δεδομένων και η εκμάθηση ορισμένων βασικών στοιχείων θα σας κάνει πιο αποτελεσματικούς.

Θυμηθείτε: Ο σχεδιασμός της βάσης δεδομένων είναι μια επαναληπτική διαδικασία. Θα κάνετε πιθανώς προσαρμογές και βελτιώσεις καθώς εργάζεστε με τη βάση δεδομένων σας και κατανοείτε καλύτερα τα δεδομένα σας.