Η αποθήκευση εμπιστευτικών πληροφοριών στο Excel είναι ασφαλές από άλλους χρήστες;

Όχι, η αποθήκευση εμπιστευτικών πληροφοριών στο Excel δεν είναι Ασφαλίστε από άλλους χρήστες, ειδικά σε κοινόχρηστα περιβάλλοντα. Εδώ είναι γιατί:

* Έλεγχος πρόσβασης: Το ίδιο το Excel προσφέρει περιορισμένο έλεγχο πρόσβασης. Ενώ μπορείτε να προστατεύσετε τον κωδικό πρόσβασης σε ένα βιβλίο εργασίας, αυτό παραβλέπεται εύκολα με άμεσα διαθέσιμα εργαλεία και τεχνικές. Δεν εμποδίζει την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση εάν κάποιος αποκτήσει πρόσβαση στο ίδιο το αρχείο.

* Κοινόχρηστοι χώροι εργασίας/μονάδες δικτύου: Εάν το αρχείο Excel αποθηκεύεται σε μια κοινή μονάδα δικτύου ή σε υπηρεσία σύννεφων χωρίς κατάλληλα δικαιώματα, οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση σε αυτή τη θέση μπορεί να προβάλει, να τροποποιήσει ή να αντιγράψει το αρχείο.

* παραβιάσεις δεδομένων: Εάν ο υπολογιστής ή το δίκτυό σας διακυβεύεται, ένας εισβολέας μπορεί εύκολα να έχει πρόσβαση σε οποιοδήποτε αρχείο που είναι αποθηκευμένο σε τοπικό επίπεδο, συμπεριλαμβανομένων των υπολογιστικών φύλλων Excel που περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα.

* τυχαία κοινή χρήση: Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν συνημμένα Excel μπορούν να αποσταλούν ακούσια σε λάθος παραλήπτες.

* Έλλειψη ελέγχου: Το Excel δεν παρέχει ισχυρές λειτουργίες ελέγχου για να παρακολουθεί ποιος έχει πρόσβαση, τροποποιηθεί ή αντιγραφεί το αρχείο.

Καλύτερες εναλλακτικές λύσεις:

Για την αποθήκευση εμπιστευτικών πληροφοριών, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε:

* Συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS): Αυτά προσφέρουν ισχυρές λειτουργίες ασφαλείας όπως έλεγχο πρόσβασης, κρυπτογράφηση και έλεγχο.

* Ασφαλίστε τις υπηρεσίες αποθήκευσης cloud: Υπηρεσίες όπως το Dropbox, το Google Drive και το OneDrive (με κατάλληλες ρυθμίσεις αδειών) προσφέρουν καλύτερη ασφάλεια από την απλή αποθήκευση ενός αρχείου σε μια κοινή μονάδα δικτύου. Ωστόσο, χρησιμοποιείτε πάντα ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης και ενεργοποιήστε τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων.

* Συστήματα διαχείρισης περιεχομένου επιχειρήσεων (ECM): Αυτά σχεδιάζονται ειδικά για τη διαχείριση και την εξασφάλιση μεγάλων όγκων ευαίσθητων εγγράφων.

* Εργαλεία πρόληψης απώλειας δεδομένων (DLP): Αυτά παρακολουθούν και εμποδίζουν τα ευαίσθητα δεδομένα από την αποχώρηση του ελέγχου του οργανισμού.

Εν ολίγοις, ενώ το Excel μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ορισμένα δεδομένα, η χρήση του για εμπιστευτικές πληροφορίες είναι επικίνδυνη και θα πρέπει να αποφευχθεί εκτός εάν έχετε εξαιρετικά ισχυρά μέτρα ασφαλείας σε ολόκληρο το σύστημα, όχι μόνο το ίδιο το αρχείο Excel. Πάντα να δίνετε προτεραιότητα στους κατάλληλους ελέγχους ασφαλείας με βάση την ευαισθησία των δεδομένων.