Πώς να φτιάξετε έναν πίνακα ελέγχου Excel;

Η δημιουργία ενός ταμπλό του Excel περιλαμβάνει τον συνδυασμό πολλών χαρακτηριστικών του Excel για να παρουσιάσετε δεδομένα με σαφή, συνοπτικό και οπτικά ελκυστικό τρόπο. Δεν υπάρχει μόνο κουμπί "make", αλλά μάλλον μια διαδικασία. Ακολουθεί μια κατανομή του τρόπου δημιουργίας ενός, από το σχεδιασμό μέχρι τη στίλβωση:

i. Προγραμματισμός και προετοιμασία δεδομένων:

1. Καθορίστε τον στόχο σας: Ποια ιστορία θέλετε να πει ο πίνακας ελέγχου σας; Ποιοι βασικοί δείκτες απόδοσης (KPIs) θα παρακολουθήσουν; Η γνώση των στόχων σας είναι ζωτικής σημασίας για την επιλογή των σωστών διαγραμμάτων και μετρήσεων.

2. Συγκεντρώστε τα δεδομένα σας: Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας είναι καθαρά, ακριβή και οργανωμένα. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία καθαρισμού δεδομένων του Excel (π.χ., αφαιρώντας τα αντίγραφα, την εύρεση και αντικατάσταση σφαλμάτων) για να το προετοιμάσετε. Εξετάστε την ενοποίηση δεδομένων από πολλαπλά φύλλα σε μία μόνο πηγή για ευκολότερη διαχείριση.

3. Επιλέξτε τους KPIs: Επιλέξτε τις πιο σημαντικές μετρήσεις για παρακολούθηση. Πάρα πολλές πληροφορίες κατακλύζουν τον θεατή. Εστίαση στα πιο κρίσιμα σημεία δεδομένων. Παραδείγματα:Στοιχεία πωλήσεων, κυκλοφορία ιστότοπου, βαθμολογίες ικανοποίησης πελατών κ.λπ.

4. Επιλέξτε τις απεικονίσεις σας: Αποφασίστε ποια διαγράμματα και γραφήματα αντιπροσωπεύουν καλύτερα τα δεδομένα σας. Θεωρώ:

* Διαγράμματα ράβδων: Συγκρίνοντας τις κατηγορίες.

* Διαγράμματα γραμμής: Δείχνοντας τάσεις με την πάροδο του χρόνου.

* Διαγράμματα πίτας: Δείχνοντας αναλογίες συνολικού.

* Σχέδια διασκορπισμού: Εμφάνιση συσχετισμών μεταξύ των μεταβλητών.

* μετρητές: Εμφάνιση προόδου προς έναν στόχο.

* χάρτες: Που αντιπροσωπεύουν γεωγραφικά δεδομένα.

* Πίνακες: Παρουσιάζοντας λεπτομερή δεδομένα.

ii. Δημιουργία του πίνακα ελέγχου:

1. Δημιουργήστε ένα νέο φύλλο εργασίας: Αυτός θα είναι ο πίνακας ελέγχου σας. Δώστε ένα σαφές και συνοπτικό όνομα.

2. Τακτοποιήστε τις απεικονίσεις σας: Σχεδιάστε προσεκτικά τη διάταξη. Εξετάστε την ομαδοποίηση των σχετικών KPIs μαζί και τη χρήση σταθερών μορφοποίησης. Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε τις ενσωματωμένες γραμμές Gridline του Excel για να βοηθήσετε στην ευθυγράμμιση.

3. Εισαγάγετε διαγράμματα και γραφήματα: Επιλέξτε τα δεδομένα σας και χρησιμοποιήστε τα εργαλεία γραφήματος του Excel (Εισαγωγή καρτέλας) για να δημιουργήσετε τις απεικονίσεις που έχετε επιλέξει. Προσαρμόστε τα (τίτλος χάρτη, ετικέτες άξονα, χρώματα κ.λπ.) για σαφήνεια και οπτική έκκληση.

4. Προσθήκη βασικών δεικτών απόδοσης (KPIs): Χρησιμοποιήστε πλαίσια κειμένου, μορφοποίηση κυττάρων (έντονη, μεγάλο μέγεθος γραμματοσειράς, συγκεκριμένα χρώματα) ή ακόμη και υπό όρους μορφοποίηση για να επισημάνετε τους σημαντικότερους KPIs.

5. Αυτά επιτρέπουν στους χρήστες να αλληλεπιδρούν με τα δεδομένα και να το φιλτράρουν με βάση διάφορα κριτήρια (π.χ. εύρος ημερομηνίας, κατηγορία προϊόντων). Για να προσθέσετε έναν τεμαχιστή, επιλέξτε τα δεδομένα σας, μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή" και επιλέξτε "Slicer".

6. Χρησιμοποιήστε πίνακες δεδομένων: Παρέχετε λεπτομερή δεδομένα που βασίζονται στα γραφήματα σας χρησιμοποιώντας πίνακες Excel. Αυτό επιτρέπει την ευκολότερη ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων μέσα στον πίνακα ελέγχου.

7. Προσθέστε έναν τίτλο και θρύλο: Βεβαιωθείτε ότι ο πίνακας ελέγχου σας είναι σαφώς ετικέτα με έναν τίτλο που εξηγεί το σκοπό του. Οι θρύλοι θα πρέπει να προσδιορίζουν με σαφήνεια την έννοια των διαφορετικών χρωμάτων ή μοτίβων στα διαγράμματα σας.

iii. Μορφοποίηση και βελτίωση:

1. Επιλέξτε ένα σταθερό σχέδιο χρώματος: Χρησιμοποιώντας μια περιορισμένη και συντονισμένη παλέτα χρωμάτων καθιστά τον πίνακα ελέγχου σας πιο οπτικά ελκυστικό και ευκολότερο να διαβαστεί.

2. Χρησιμοποιήστε τις κατάλληλες γραμματοσειρές και μεγέθη γραμματοσειρών: Επιλέξτε ευανάγνωστες γραμματοσειρές και μεγέθη που είναι εύκολο να διαβαστούν με μια ματιά.

3. Προσθέστε σύνορα και σκίαση: Αυτά μπορούν να βοηθήσουν στην οργάνωση του πίνακα ελέγχου και στη βελτίωση της οπτικής του έκκλησης.

4. Προστατέψτε το φύλλο εργασίας: Αποτρέψτε τις τυχαίες αλλαγές στον πίνακα ελέγχου σας προστατεύοντας το φύλλο εργασίας (καρτέλα αναθεώρηση> Προστασία φύλλου).

5. Εξετάστε τη χρήση ενσωματωμένων θεμάτων του Excel: Αυτό μπορεί να προσφέρει μια προ-σχεδιασμένη εμφάνιση που μπορείτε να προσαρμόσετε περαιτέρω.

iv. Προηγμένες τεχνικές (προαιρετικά):

* Power Query (Get &Transform Data): Χρησιμοποιήστε αυτό για να εισαγάγετε και να καθαρίσετε δεδομένα από διάφορες πηγές (βάσεις δεδομένων, αρχεία κειμένου, ιστοσελίδες).

* Συλλόγους και PivotchArts: Εξαιρετική για τη σύνοψη και την ανάλυση μεγάλων συνόλων δεδομένων.

* Μορφοποίηση υπό όρους: Επισημάνετε τα κύτταρα που βασίζονται στις τιμές τους (π.χ. κόκκινο για χαμηλές τιμές, πράσινο για υψηλές τιμές).

* μακροεντολές (VBA): Αυτοματοποιήστε εργασίες όπως ανανέωση δεδομένων ή ενημερώσεις γραφήματος. Αυτό είναι για πιο προηγμένους χρήστες.

* Διαγράμματα από άλλες πηγές: Μπορείτε να αντιγράψετε διαγράμματα από άλλα προγράμματα και να τα επικολλήσετε στον πίνακα ελέγχου του Excel.

Παράδειγμα Σενάριο:Πίνακας Πωλήσεων

Ας πούμε ότι θέλετε έναν ταμπλό πωλήσεων. Μπορεί να συμπεριλάβετε:

* Συνολικές πωλήσεις: Ένας μεγάλος, τολμηρός αριθμός που δείχνει το συνολικό αριθμό πωλήσεων.

* Πωλήσεις ανά περιοχή: Ένα διάγραμμα ράβδων που συγκρίνει τις πωλήσεις σε διάφορες περιοχές.

* Τάση πωλήσεων με την πάροδο του χρόνου: Ένα διάγραμμα γραμμής που δείχνει τις πωλήσεις κατά το παρελθόν έτος.

* Κορυφαία προϊόντα πώλησης: Ένας πίνακας που καταγράφει τα προϊόντα κορυφαίων πωλήσεων.

* Πωλήσεις ανά κατηγορία προϊόντων: Ένα διάγραμμα πίτας που δείχνει το ποσοστό των πωλήσεων για κάθε κατηγορία.

Θυμηθείτε να επαναλάβετε. Δημιουργήστε ένα σχέδιο, δοκιμάστε το, λάβετε ανατροφοδότηση και βελτιώστε το μέχρι να επικοινωνεί αποτελεσματικά τις επιθυμητές πληροφορίες. Υπάρχουν πολλά online σεμινάρια και πόρους για να σας βοηθήσουν με συγκεκριμένες τεχνικές δημιουργίας γραφημάτων και μορφοποίησης στο Excel.