Πώς μπορείτε να βρείτε συγκεκριμένες πληροφορίες σε ένα πρόγραμμα λίστας excel;

Το Excel προσφέρει διάφορους τρόπους για να βρείτε συγκεκριμένες πληροφορίες σε μια λίστα, ανάλογα με το είδος των πληροφοριών που ψάχνετε και πώς θέλετε να χειριστείτε τα αποτελέσματα:

1. Χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα εύρεσης και αντικατάστασης (Ctrl+F ή CMD+F):

* Αυτή είναι η ταχύτερη μέθοδος για την εύρεση μιας συγκεκριμένης τιμής σε ένα επιλεγμένο εύρος ή ολόκληρο το φύλλο.

* Πώς να χρησιμοποιήσετε: Πατήστε Ctrl+F (ή CMD+F σε Mac). Εισαγάγετε την τιμή που αναζητάτε στο πλαίσιο "βρείτε τι". Μπορείτε να καθορίσετε επιλογές όπως "ταιριάζουν ολόκληρα περιεχόμενα κυττάρων" (για να αποφύγετε την εύρεση μερικών αγώνων) και να επιλέξετε την κατεύθυνση αναζήτησης (προς τα πάνω ή προς τα κάτω). Κάντε κλικ στο κουμπί "Βρείτε το επόμενο" επανειλημμένα για να εντοπίσετε όλες τις περιπτώσεις.

2. Δεδομένα φιλτραρίσματος:

* Ιδανικό για γρήγορα απομόνωση σειρών που περιέχουν συγκεκριμένα κριτήρια. Εξαιρετική για μεγάλα σύνολα δεδομένων.

* Πώς να χρησιμοποιήσετε: Επιλέξτε την κεφαλίδα της στήλης που περιέχει τις πληροφορίες που θέλετε να φιλτράρετε. Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" και κάντε κλικ στο "φίλτρο". Ένα αναπτυσσόμενο βέλος θα εμφανιστεί σε κάθε κελί κεφαλίδας. Κάντε κλικ στο βέλος στη στήλη που θέλετε να φιλτράρετε και επιλέξτε τη συγκεκριμένη τιμή ή κριτήρια που ψάχνετε (π.χ. "Equals", "περιέχει", "ξεκινά με"). Καταργήστε την επιλογή "(επιλέξτε όλα)" για να καταργήσετε τα πάντα και στη συνέχεια να ελέγξετε μόνο τις τιμές που θέλετε να δείτε.

3. Χρήση του προηγμένου φίλτρου:

* Προσφέρει πιο σύνθετες δυνατότητες φιλτραρίσματος από το τυπικό φίλτρο. Σας επιτρέπει να φιλτράρετε με βάση πολλαπλά κριτήρια, συμπεριλαμβανομένων των λογικών χειριστών (και, ή) και των μπαλαντέρ. Μπορεί να φιλτράρει δεδομένα σε μια νέα τοποθεσία (αντιγραφή σε άλλη περιοχή) ή να φιλτράρει στη θέση του.

* Πώς να χρησιμοποιήσετε: Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" και κάντε κλικ στο "Advanced". Επιλέξτε "Αντιγραφή σε άλλη τοποθεσία" ή "Φιλτράρετε τη λίστα, επί τόπου" ανάλογα με τις ανάγκες σας. Καθορίστε το εύρος λίστας, το εύρος κριτηρίων (ένα ξεχωριστό εύρος όπου ορίζετε τις συνθήκες φιλτραρίσματος) και τη θέση για τα αποτελέσματα (εάν αντιγραφεί).

4. Χρησιμοποιώντας "Vlookup`," Hlookup`, `index 'και` match' functions:

* Αυτές είναι ισχυρές λειτουργίες για την εξεύρεση συγκεκριμένων πληροφοριών που βασίζονται σε μια τιμή αναζήτησης. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμα όταν πρέπει να ανακτήσετε συναφή δεδομένα από άλλη στήλη ή φύλλο.

* Πώς να χρησιμοποιήσετε:

* `vlookup`: Αναζητά μια τιμή στην πρώτη στήλη ενός εύρους και επιστρέφει μια τιμή στην ίδια σειρά από μια καθορισμένη στήλη. Σύνταξη:`vlookup (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])`

* `hlookup`: Παρόμοια με το `vlookup`, αλλά ψάχνει την πρώτη * σειρά * αντί της πρώτης στήλης.

* `index` και` match`: Ένας πιο ευέλικτος συνδυασμός. Το `Match` βρίσκει τη θέση μιας τιμής μέσα σε μια σειρά και το` Index` ανακτά μια τιμή από ένα εύρος που βασίζεται στη θέση του. Αυτός ο συνδυασμός επιτρέπει αναζητήσεις σε οποιαδήποτε στήλη ή σειρά.

5. Χρησιμοποιώντας λειτουργίες `countif` και` countifs ':

* Αυτές οι λειτουργίες μετράνε τον αριθμό των κυττάρων που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια. Χρήσιμο για τον προσδιορισμό πόσες φορές εμφανίζεται μια συγκεκριμένη τιμή σε μια λίστα.

* Πώς να χρησιμοποιήσετε: `Countif (εύρος, κριτήρια)` Μετράει κύτταρα σε ένα εύρος που ταιριάζει με ένα μοναδικό κριτήριο. `Countifs (κριτήρια_Range1, κριτήρια1, [κριτήρια_Range2, Criteria2], ...)` Μετράει κύτταρα που πληρούν πολλαπλά κριτήρια.

Παράδειγμα:Εύρεση όλων των παραγγελιών από τον "πελάτη A"

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια λίστα παραγγελιών με στήλες "Όνομα Πελάτη" και "Ποσό Παραγγελίας".

* Βρείτε και αντικαταστήστε: Χρησιμοποιήστε το Ctrl+F, εισαγάγετε το "Πελάτη A" στο πλαίσιο "Find What" και κάντε κλικ στην επιλογή "Βρείτε το επόμενο" επανειλημμένα.

* Φιλτράρισμα: Προσθέστε ένα φίλτρο στη στήλη "Όνομα πελάτη" και επιλέξτε Μόνο "Πελάτης A".

* Προηγμένο φίλτρο: Ρυθμίστε ένα εύρος κριτηρίων με το "όνομα πελάτη" στην πρώτη στήλη και "πελάτη Α" στο δεύτερο κελί κάτω από αυτό. Αυτό φιλτράρει όλες τις σειρές όπου το όνομα του πελάτη είναι "πελάτης Α".

* vlookup (αν θέλετε να βρείτε το ποσό της παραγγελίας): Χρησιμοποιήστε το "Vlookup (" Πελάτης Α ", A1:B100, 2, FALSE)` (Υποθέτοντας ότι τα ονόματα πελατών είναι στη στήλη Α, ποσά στη στήλη Β και τα δεδομένα σας καλύπτουν σειρές 1-100). Αυτό βρίσκει "πελάτη Α" και επιστρέφει το αντίστοιχο ποσό παραγγελίας.

* countif: Χρησιμοποιήστε το `countif (a1:a100," customer a ")` για να μετρήσετε πόσες παραγγελίες προέρχονται από τον "πελάτη a".

Η καλύτερη μέθοδος εξαρτάται από τις συγκεκριμένες ανάγκες σας και το μέγεθος και την πολυπλοκότητα των δεδομένων σας. Για απλές αναζητήσεις, η εύρεση και η αντικατάσταση ή το φιλτράρισμα είναι επαρκείς. Για πιο πολύπλοκες εργασίες ή όταν χρειάζεται να εξαγάγετε σχετικές πληροφορίες, οι τύποι όπως το `vlookup`,` index`/`match 'και` countif`/`countifs` είναι πιο ισχυροί.