Πώς μπορείτε να σταματήσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel να παρεμβαίνει με άλλο κατά την αποθήκευση ενημερώσεων;

Είναι αδύνατο για ένα βιβλίο εργασίας του Excel να παρεμβαίνει άμεσα σε ένα άλλο κατά την αποθήκευση ενημερώσεων, εκτός αν μοιράζονται το ίδιο αρχείο ή συνδέονται με κάποιο τρόπο. Εδώ γιατί και πώς να αποτρέψετε πιθανές συγκρούσεις:

Κατανόηση πιθανών συγκρούσεων

* κοινόχρηστο αρχείο: Εάν δύο βιβλία εργασίας χρησιμοποιούν το ίδιο αρχείο (π.χ., και οι δύο έχουν έναν σύνδεσμο με το "data.xlsx"), η εξοικονόμηση αλλαγών σε ένα βιβλίο εργασίας θα αντικαταστήσει τις αλλαγές που έγιναν στο άλλο.

* συνδεδεμένα αρχεία: Εάν ένα βιβλίο εργασίας έχει συνδέσμους σε άλλο (π.χ., χρησιμοποιεί δεδομένα από το "sales.xlsx"), οι αλλαγές στο "sales.xlsx" μπορούν να επηρεάσουν το συνδεδεμένο βιβλίο εργασίας.

* Εξωτερικές συνδέσεις δεδομένων: Τα βιβλία εργασίας ενδέχεται να τραβούν δεδομένα από την ίδια εξωτερική πηγή (π.χ. βάση δεδομένων). Η αποθήκευση αλλαγών στην πηγή μπορεί να επηρεάσει και τα δύο βιβλία εργασίας.

Πρόληψη συγκρούσεων

1. Ξεχωριστά αρχεία: Η πιο απλή λύση είναι να διατηρηθούν τα δύο βιβλία εργασίας σε ξεχωριστά αρχεία. Αυτό εξασφαλίζει ότι οι αλλαγές σε ένα δεν θα επηρεάσουν το άλλο.

2. Αποσυνδέστε αρχεία: Εάν τα βιβλία εργασίας είναι συνδεδεμένα, σκεφτείτε να τα αποσυνδεθείτε με το σπάσιμο των εξωτερικών αναφορών.

* Σύνδεσμοι Break:

* Excel 2010 και αργότερα: Μεταβείτε στο δεδομένα> Επεξεργασία συνδέσμων .

* Excel 2007: Μεταβείτε στο Data> Connections> Επεξεργασία συνδέσμων .

* Επιλέξτε τον σύνδεσμο που θέλετε να σπάσετε και κάντε κλικ στο σύνδεσμος Break .

3. Ενημέρωση δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο: Εάν τα βιβλία εργασίας μοιράζονται εξωτερικές συνδέσεις δεδομένων, ενημερώστε τα δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο σε κάθε βιβλίο εργασίας για να αποφύγετε τις συγκρούσεις.

4. Αντιγραφή και επικόλληση: Αντί να συνδέσετε, να αντιγράψετε και να επικολλήσετε σχετικά δεδομένα μεταξύ βιβλίων εργασίας. Αυτό δημιουργεί ανεξάρτητα αντίγραφα.

5. Χρησιμοποιήστε πίνακες δεδομένων: Δημιουργήστε έναν ξεχωριστό πίνακα δεδομένων σε κάθε βιβλίο εργασίας. Στη συνέχεια, μπορείτε να ανανεώσετε τα δεδομένα σε κάθε πίνακα από μια κοινή πηγή, ελαχιστοποιώντας τις συγκρούσεις.

Πρόσθετες συμβουλές

* Έλεγχος έκδοσης: Εξετάστε τη χρήση ενός συστήματος ελέγχου έκδοσης όπως το GIT για την παρακολούθηση των αλλαγών και τη συνεργασία σε βιβλία εργασίας πιο αποτελεσματικά.

* Επικοινωνία: Εάν πολλοί χρήστες εργάζονται σε αρχεία που μπορεί να σχετίζονται, η σαφής επικοινωνία είναι απαραίτητη.

Παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι έχετε "salesdata.xlsx" και "productUmmary.xlsx". Το "ProductMary.xlsx" έχει συνδέσμους με το "salesdata.xlsx". Εάν αλλάξετε δεδομένα στο "salesdata.xlsx" και αποθηκεύστε τα ", το provectionUmmary.xlsx" θα αντικατοπτρίζει αυτόματα αυτές τις αλλαγές. Εάν θέλετε να διατηρήσετε ανεξάρτητο το "ProductMary.xlsx", θα πρέπει να σπάσετε τον σύνδεσμο.

Θυμηθείτε: Η καλύτερη προσέγγιση εξαρτάται από τη συγκεκριμένη κατάστασή σας και τη σχέση μεταξύ των βιβλίων εργασίας του Excel.