Πώς διευκολύνετε να διαβάσετε το φύλλο εργασίας στο Excel;

Ακολουθεί μια κατανομή του τρόπου με τον οποίο μπορείτε να κάνετε τα φύλλα εργασίας του Excel πιο εύκολο να διαβάσετε, να καλύψετε τη μορφοποίηση, την οργάνωση και τις βέλτιστες πρακτικές:

μορφοποίηση για αναγνωσιμότητα

* επιλογές γραμματοσειράς:

* Καθαρίστε και συνεπής: Κολλήστε σε μερικές καθαρές γραμματοσειρές (Arial, Calibri, Verdana, κλπ.). Αποφύγετε τις φανταχτερά ή υπερβολικά διακοσμητικές γραμματοσειρές.

* Μέγεθος: Επιλέξτε ένα μέγεθος που είναι εύκολο στην ανάγνωση (10-12 βαθμοί είναι συνήθως καλό).

* χρώμα: Χρησιμοποιήστε τα χρώματα με φειδώ. Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε το χρώμα για να επισημάνετε σημαντικές πληροφορίες, αλλά μην πάτε στη θάλασσα.

* Ευθυγράμμιση:

* Αριστερά ευθυγραμμισμένο: Χρησιμοποιήστε την αριστερή ευθυγράμμιση για τα περισσότερα κείμενα και δεδομένα.

* Εμπλουτισμένο με δεξιά: Ευθυγραμμίστε τους αριθμούς στα δεξιά για εύκολη σύγκριση.

* Κεντρική ευθυγράμμιση: Χρησιμοποιήστε την κεντρική ευθυγράμμιση για τίτλους και επικεφαλίδες.

* Γραμμή ύψους και πλάτος στήλης:

* Προσαρμογή για περιεχόμενο: Βεβαιωθείτε ότι οι σειρές είναι αρκετά ψηλές για κείμενο και αριθμούς για να ταιριάζουν άνετα. Ρυθμίστε το πλάτος της στήλης, ώστε να μπορείτε να δείτε όλα τα δεδομένα σε κάθε κελί.

* Συνεχής μέγεθος: Χρησιμοποιήστε το ίδιο ύψος και πλάτος στήλης σε όλο το φύλλο εργασίας σας, αν είναι δυνατόν.

* Gridlines:

* Εμφάνιση γραμμών gridlines: Εμφάνιση γραμμών προβολής για να διαχωρίσετε με σαφήνεια τα κύτταρα.

* Απόκρυψη γραμμών Gridlines: Εάν θέλετε μια πιο γυαλισμένη εμφάνιση για εκτύπωση, απόκρυψη γραμμών gridly.

* σύνορα:

* Επισημάνετε τους βασικούς τομείς: Χρησιμοποιήστε τα σύνορα για να τονίσετε τμήματα, πίνακες ή κεφαλίδες.

* Συνεχής χρήση: Κολλήστε σε ένα συνεπές σύνορο σε όλη την έκταση.

* Χρώμα και σκίαση:

* Στρατηγική χρήση: Χρησιμοποιήστε χρώματα για να επισημάνετε τις σειρές, τις στήλες ή τα σημεία δεδομένων.

* Προσβασιμότητα: Να είστε προσεκτικοί της τύφλωσης χρώματος και να χρησιμοποιήσετε τα αντίθετα χρώματα για να εξασφαλίσετε την αναγνωσιμότητα.

Οργάνωση και δομή

* κεφαλίδες και υποσέλιδα:

* Αναγνώριση φύλλου εργασίας: Συμπεριλάβετε μια σαφή κεφαλίδα με το όνομα του φύλλου, την ημερομηνία ή άλλες σχετικές πληροφορίες.

* Αριθμοί σελίδας: Προσθέστε τους αριθμούς σελίδων για να διευκολύνετε την πλοήγηση στα έντυπα έγγραφα.

* Δομή δεδομένων:

* Πίνακες: Χρησιμοποιήστε πίνακες για την παρουσίαση δομημένων δεδομένων. Οι πίνακες Excel σας επιτρέπουν να διαμορφώνετε και να αναλύετε τα δεδομένα πιο αποτελεσματικά.

* Ετικέτες: Χρησιμοποιήστε σαφείς και συνοπτικές ετικέτες για σειρές, στήλες και σημεία δεδομένων.

* Ομάδα και περιγράφει:

* κατάρρευση/επέκταση: Οι σειρές ή οι στήλες που σχετίζονται με την ομάδα και χρησιμοποιήστε την περιγραφή για να καταρρεύσει ή να επεκτείνει τμήματα για ευκολότερη πλοήγηση.

* κενές σειρές και στήλες:

* Οπτικά διαλείμματα: Χρησιμοποιήστε κενές σειρές και στήλες για να διαχωρίσετε τμήματα δεδομένων και να κάνετε το φύλλο εργασίας σας πιο οπτικά ελκυστικό.

Βέλτιστες πρακτικές για αναγνωσιμότητα

* Καθαρίστε και συνοπτικά: Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα και αποφύγετε την περιττή ορολογία.

* Αποφύγετε την απόλυση: Μην επαναλαμβάνετε πληροφορίες σε πολλά μέρη.

* Χρησιμοποιήστε γραφήματα και γραφήματα: Οπτικοποιήστε τα δεδομένα σας με διαγράμματα και γραφήματα για να διευκολύνετε τις πολύπλοκες πληροφορίες.

* Επικύρωση δεδομένων: Χρησιμοποιήστε την επικύρωση δεδομένων για να αποφύγετε σφάλματα και να διασφαλίσετε τη συνέπεια των δεδομένων.

* Σχόλια: Προσθέστε σχόλια για να εξηγήσετε τα δεδομένα ή τους τύπους σας εάν είναι απαραίτητο.

* Δοκιμή και βελτίωση: Δείξτε το φύλλο εργασίας σας σε άλλους και λάβετε σχόλια σχετικά με την αναγνωσιμότητα.

Ειδικά εργαλεία Excel

* Μορφοποίηση υπό όρους: Επισημάνετε τα κύτταρα που βασίζονται σε συνθήκες.

* Ζωγράφος μορφής: Γρήγορη μορφοποίηση αντιγραφής από το ένα κελί στο άλλο.

* Πανέτες ψύξης: Κρατήστε τις κεφαλίδες ορατές κατά την κύλιση σε μεγάλα σύνολα δεδομένων.

* Προεπισκόπηση εκτύπωσης: Δείτε πώς θα φανεί το φύλλο εργασίας σας όταν εκτυπώνεται.

Παράδειγμα:

Φανταστείτε ότι έχετε αναφορά πωλήσεων. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε πιο ευανάγνωστο:

1. Κεφαλίδες: Προσθέστε μια γραμμή κεφαλίδας με "προϊόν", "Ποσότητα που πωλείται", "τιμή" και "συνολικά έσοδα" (αριστερά ευθυγραμμισμένα).

2. μορφοποίηση:

* Εφαρμόστε τη μορφοποίηση BOLD στη σειρά κεφαλίδων.

* Εξασφαλίστε τη σωστή "Ποσότητα που πωλείται", "Τιμή" και "Συνολικά Εσόδων".

* Χρησιμοποιήστε τα σύνορα για να δημιουργήσετε έναν καθαρό πίνακα.

3. Επικύρωση δεδομένων: Βεβαιωθείτε ότι μόνο οι αριθμοί εισάγονται στις στήλες ποσότητας και τιμών.

4. Υπολογισμοί: Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να υπολογίσετε "συνολικά έσοδα" (τιμή που πωλείται *) και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε ξεχωριστή στήλη.

5. Διαγράμματα: Δημιουργήστε ένα διάγραμμα ράβδων για να απεικονίσετε τα συνολικά έσοδα για κάθε προϊόν.

Θυμηθείτε, ο στόχος είναι να κάνετε το φύλλο εργασίας σας εύκολο να κατανοηθεί και να πλοηγηθεί.