Ποιες εισροές χρειάζεστε κατά την ανάπτυξη ενός σχεδίου διαχείρισης έργων;

Η ανάπτυξη ενός ολοκληρωμένου σχεδίου διαχείρισης έργων απαιτεί μια ποικιλία εισροών, οι οποίες μπορούν να κατηγοριοποιηθούν ευρέως ως:

1. Εισαγωγή συγκεκριμένων έργων:

* Χάρτης έργου: Αυτό επιτρέπει επίσημα το έργο και καθορίζει τους στόχους υψηλού επιπέδου, τους ενδιαφερόμενους και τους περιορισμούς του προϋπολογισμού.

* Μητρώο ενδιαφερομένων: Ένας κατάλογος που προσδιορίζει όλους τους εμπλεκόμενους φορείς, τα συμφέροντα, την επιρροή και τις απαιτήσεις επικοινωνίας.

* Απαιτήσεις έγγραφα: Λεπτομερείς περιγραφές του τι χρειάζεται να παραδώσει το έργο, συμπεριλαμβανομένων λειτουργικών και μη λειτουργικών απαιτήσεων. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει ιστορίες χρηστών, χρήση περιπτώσεων ή λεπτομερείς προδιαγραφές.

* παραδοχές και περιορισμοί: Ένας κατάλογος παραδοχών που έγιναν κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού και τυχόν περιορισμούς (π.χ. προϋπολογισμός, χρόνος, πόροι, τεχνολογία) που θα επηρεάσουν το έργο.

* Δήλωση εφαρμογής: Ένας σαφής και συνοπτικός ορισμός του τι περιλαμβάνεται και αποκλείεται από το έργο.

* Μητρώο κινδύνου: Ένας προκαταρκτικός κατάλογος πιθανών κινδύνων, η πιθανότητα και η πιθανή επίδρασή τους.

* Δομή κατανομής εργασίας (WBS): Μια ιεραρχική αποσύνθεση του έργου σε μικρότερες, διαχειρίσιμες εργασίες.

* Παραδοτέα έργου: Μια λεπτομερής λίστα των συγκεκριμένων εξόδων που θα παράγει το έργο.

2. Περιουσιακά στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας:

* πρότυπα και μορφές: Τυποποιημένα πρότυπα για έγγραφα έργου, όπως τα πρακτικά της συνάντησης, οι αξιολογήσεις κινδύνου και τα αιτήματα αλλαγής.

* Ιστορικά δεδομένα: Πληροφορίες από προηγούμενα έργα, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων απόδοσης, των εκτιμήσεων κόστους και των αξιολογήσεων κινδύνου. Αυτό βοηθά στην ενημέρωση των εκτιμήσεων και του σχεδιασμού για το τρέχον έργο.

* Οδηγίες οργανωτικής διαδικασίας: Καθιερωμένες διαδικασίες και βέλτιστες πρακτικές για τη διαχείριση έργων στο πλαίσιο του οργανισμού.

* ημερολόγια πόρων: Πληροφορίες σχετικά με τη διαθεσιμότητα πόρων (άτομα, εξοπλισμός κ.λπ.).

* Τυπικές διαδικασίες λειτουργίας (SOPS): Καθορισμένες διαδικασίες για διάφορες πτυχές της διαχείρισης του έργου.

3. Εξωτερικές εισόδους:

* Έρευνα αγοράς: Δεδομένα σχετικά με την αγορά και τις ανάγκες των πελατών που σχετίζονται με το έργο.

* Ρυθμιστικές απαιτήσεις: Τα πρότυπα και οι κανονισμοί συμμόρφωσης που πρέπει να τηρούν το έργο.

* Βέλτιστες πρακτικές της βιομηχανίας: Γνώσεις και τεχνικές που χρησιμοποιούνται σε παρόμοια έργα του κλάδου.

4. Επιχειρήσεις Περιβαλλοντικούς Παράγοντες:

Αυτοί είναι παράγοντες εκτός του έργου, αλλά το επηρεάζουν. Περιλαμβάνουν:

* Οργανωτική κουλτούρα: Η συνολική στάση και η προσέγγιση της διαχείρισης του έργου στο πλαίσιο του οργανισμού.

* Πολιτικό κλίμα: Εξωτερικοί παράγοντες που μπορεί να επηρεάσουν το έργο.

* Οικονομικές συνθήκες: Οι διακυμάνσεις της αγοράς που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τη χρηματοδότηση του έργου ή τη διαθεσιμότητα πόρων.

* Τεχνολογικές εξελίξεις: Νέες τεχνολογίες που ενδέχεται να επηρεάσουν τη σκοπιμότητα ή τα αποτελέσματα του έργου.

Η συγκέντρωση όλων αυτών των εισροών είναι ζωτικής σημασίας για τη δημιουργία ενός ρεαλιστικού, εφικτού και αποτελεσματικού σχεδίου διαχείρισης έργων. Το επίπεδο λεπτομέρειας που απαιτείται για κάθε είσοδο ποικίλλει ανάλογα με το μέγεθος, την πολυπλοκότητα και το επίπεδο κινδύνου του έργου.