Ποια βιβλία λογαριασμών διατηρούν σε ένα σχολείο;

Τα συγκεκριμένα βιβλία λογαριασμών που υποστηρίζει το σχολείο θα εξαρτηθεί από το μέγεθός του, την πολυπλοκότητα και τα ισχύοντα λογιστικά πρότυπα ή κανονισμούς στην τοποθεσία του. Ωστόσο, ορισμένα κοινά βιβλία και αρχεία περιλαμβάνουν:

Οικονομική λογιστική:

* Γενικό βιβλίο: Πρόκειται για το κεντρικό αρχείο όλων των χρηματοοικονομικών συναλλαγών, συνοψίζοντας τα υπόλοιπα σε διάφορους λογαριασμούς (μετρητά, εισπρακτέοι λογαριασμοί, πληρωτέοι λογαριασμοί, έσοδα, έξοδα κ.λπ.). Συχνά διατηρείται ψηφιακά σήμερα.

* Βιβλίο μετρητών: Καταγράφει όλες τις εισπράξεις και τις πληρωμές σε μετρητά. Αυτό μπορεί να κατανεμηθεί περαιτέρω σε ξεχωριστά βιβλία για μικρά μετρητά και τραπεζικούς λογαριασμούς.

* Βιβλίο Ημέρας Πωλήσεων/Μητρώο: Καταγράφει όλες τις συναλλαγές πωλήσεων, συμπεριλαμβανομένων των λεπτομερειών των τελών των φοιτητών, των πωλήσεων αγαθών ή υπηρεσιών κ.λπ.

* Αγορές Ημέρα/Μητρώο: Καταγράφει όλες τις αγορές αγαθών και υπηρεσιών.

* περιοδικό: Καταγράφει όλες τις συναλλαγές χρονολογικά πριν τοποθετηθούν στο βιβλίο. Αυτό μπορεί να είναι ένα ξεχωριστό γενικό περιοδικό ή να ενσωματωθεί σε ένα λογιστικό σύστημα.

* θυγατρικά βιβλία: Αυτά είναι λεπτομερή αρχεία που υποστηρίζουν συγκεκριμένους λογαριασμούς στο γενικό βιβλίο. Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

* Λογαριασμοί Λογαριασμοί: Αρχεία που οφείλονται από φοιτητές ή άλλους οφειλέτες.

* Λογαριασμοί Λογαριασμοί: Εγγραφές οφειλόμενα σε προμηθευτές και πιστωτές.

* Μητρώο σταθερών περιουσιακών στοιχείων: Καταγράφει λεπτομέρειες σχετικά με την ιδιοκτησία, τα φυτά και τον εξοπλισμό του σχολείου (PPE), συμπεριλαμβανομένου του κόστους, της απόσβεσης και της συσσωρευμένης απόσβεσης.

* Μητρώο απογραφής (εάν ισχύει): Παρακολουθεί το απόθεμα των προμηθειών και των υλικών του σχολείου.

Άλλα σημαντικά αρχεία:

* Εγγραφές μισθοδοσίας: Τα αρχεία των μισθών των εργαζομένων, των μισθών, των εκπτώσεων και των πληρωμών.

* Δηλώσεις συμφιλίωσης τραπεζών: Προετοιμασμένοι τακτικά για να συγκρίνουν την τραπεζική δήλωση με το ταμείο και να εντοπίσουν αποκλίσεις.

* Ισορροπία δοκιμής: Μια περίληψη όλων των λογαριασμών του γενικού βιβλίου σε συγκεκριμένο χρονικό σημείο, που χρησιμοποιείται για να εξασφαλίσει χρεώσεις ίσες πιστώσεις.

* Κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων (λογαριασμός κέρδους και ζημιών): Συνοψίζει τα έσοδα και τα έξοδα του σχολείου για μια συγκεκριμένη περίοδο.

* Ισολογισμός: Δείχνει τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις και την ισότητα του σχολείου σε συγκεκριμένο χρονικό σημείο.

* Προϋπολογισμός: Ένα σχέδιο για τα έσοδα και τις δαπάνες του σχολείου για συγκεκριμένη περίοδο.

Σημαντική σημείωση: Πολλά σχολεία χρησιμοποιούν σήμερα πακέτα λογισμικού λογιστικής που αυτοματοποιούν πολλές από αυτές τις λειτουργίες, ενσωματώνοντας τα διάφορα βιβλία λογαριασμών σε ένα ενιαίο σύστημα. Τα ονόματα και οι μορφές αυτών των αρχείων ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρώς ανάλογα με το χρησιμοποιούμενο λογιστικό σύστημα και τις τοπικές απαιτήσεις. Τα μικρότερα σχολεία ενδέχεται να διατηρούν απλούστερα αρχεία, ενώ τα μεγαλύτερα θα απαιτήσουν πιο λεπτομερή και σύνθετα λογιστικά συστήματα.