Πώς να στείλετε ένα μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel

Στοιχεία που θα χρειαστείτε

Microsoft Excel 2003 ή 2007

Microsoft Word 2003 ή 2007

Microsoft Outlook 2003 ή 2007

Εάν γνωρίζετε πώς να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel και έχετε το Microsoft Word και το Outlook ως το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας , μπορείτε να εκτελέσετε συγχώνευση αλληλογραφίας που θα σας επιτρέψει να στείλετε ένα μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πελάτες, πελάτες ή άλλες επαφές. Με τη συγχώνευση δεδομένων από το υπολογιστικό σας φύλλο Excel σε ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να προσαρμόσετε το μαζικό email σας έτσι ώστε να είναι εξατομικευμένο σε κάθε παραλήπτη. Μάθετε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε ένα υπολογιστικό φύλλο με πληροφορίες επικοινωνίας και στη συνέχεια να το συγχωνεύσετε με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.

Αποστολή μίας μαζικής αλληλογραφίας από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel 2003

Excel που περιέχει όλες τις πληροφορίες που θα χρειαστείτε για το μαζικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, όπως τα ονόματα των επαφών σας και οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Καταχωρίστε μια επικεφαλίδα στο πρώτο κελί σε κάθε στήλη. Αποθηκεύστε και κλείστε το υπολογιστικό φύλλο του Excel.

Ανοίξτε το Outlook και ελαχιστοποιήστε το. Ανοίξτε το Word και πληκτρολογήστε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, αφήνοντας κενά όπου θέλετε να πάνε τα ονόματα των παραληπτών και άλλες προσωπικές πληροφορίες. Αυτά τα δεδομένα θα προέρχονται από το υπολογιστικό φύλλο Excel που δημιουργήσατε.

Μεταβείτε στο μενού "Εργαλεία". Δείξτε "Επιστολές και ταχυδρομικές αποστολές" και επιλέξτε "Συγχώνευση αλληλογραφίας". Στην ενότητα "Επιλογή τύπου εγγράφου", κάντε κλικ στην επιλογή "Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". ".

Επιλέξτε "Χρήση τρέχοντος εγγράφου" και κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο". Κάντε κλικ στην επιλογή "Αναζήτηση", επιλέξτε το υπολογιστικό φύλλο Excel που δημιουργήσατε, κάντε κλικ στο "Άνοιγμα" και κάντε κλικ στο κουμπί "ΟΚ". Ταξινόμηση της λίστας παραληπτών αν θέλετε και πατήστε "OK". ".

Κάντε κλικ στο στοιχείο "Περισσότερα στοιχεία" για να εισαγάγετε τα πεδία από το υπολογιστικό φύλλο του Excel. Εισάγετε τα πεδία στις κατάλληλες θέσεις. Το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να βρίσκεται στο επάνω μέρος του εγγράφου και το πεδίο "Πρώτο όνομα" ή παρόμοιο πεδίο θα πρέπει να μεταβείτε στο χαιρετισμό.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να κάνετε προεπισκόπηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Κάντε κλικ ξανά στο "Επόμενο" για να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση. Κάντε κλικ στην επιλογή "Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο" κάτω από συγχώνευση. Εισαγάγετε ένα θέμα για το μαζικό email σας στο πεδίο "Θέμα Γραμμή" και κάντε κλικ στο "OK".

Αποστολή ενός μαζικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel 2007

Κάντε ένα Excel υπολογιστικό φύλλο που περιέχει όλες τις πληροφορίες που θα χρειαστείτε για το μαζικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, όπως ονόματα των επαφών σας και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Καταχωρίστε μια επικεφαλίδα στο πρώτο κελί σε κάθε στήλη. Αποθηκεύστε και κλείστε το υπολογιστικό φύλλο του Excel.

Ανοίξτε το Outlook και ελαχιστοποιήστε το. Ανοίξτε το Word και πληκτρολογήστε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο όπως επιθυμείτε.

Μεταβείτε στην καρτέλα "Διεύθυνση αλληλογραφίας" της κορδέλας και κάντε κλικ στο κουμπί "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας". Επιλέξτε "Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογή παραληπτών" στην ομάδα "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας". Βρείτε το υπολογιστικό φύλλο Excel που δημιουργήσατε, κάντε κλικ στο "Άνοιγμα" και κάντε κλικ στο "OK". Επιλέξτε πεδία από το πεδίο "Write & Insert Fields "στην καρτέλα" Mailings "της κορδέλας. Κάντε κλικ στην επιλογή "Γραμμή ευχών" για να εισαγάγετε μια χαιρετισμό. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αντιστοίχιση πεδίων" για να αντιστοιχίσετε μια επικεφαλίδα από το υπολογιστικό φύλλο Excel σε κάθε πεδίο που εισάγετε.

Επιστρέψτε στην καρτέλα "Διεύθυνση αλληλογραφίας" και κάντε κλικ στο κουμπί "Finish & Merge" "Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" για να στείλετε το μαζικό email σας