Γιατί είναι γενικά ακατάλληλο:
* ανησυχίες για την προστασία της ιδιωτικής ζωής: Το email σας, ακόμη και ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας, μπορεί να περιέχει προσωπικά στοιχεία (τραπεζικές λεπτομέρειες, πληροφορίες για την υγεία κ.λπ.). Δίνοντας στον εργοδότη σας τον κωδικό πρόσβασής σας επιτρέπει να έχουν πρόσβαση σε όλα αυτά.
* Νομικά ζητήματα: Σε πολλές δικαιοδοσίες, υπάρχουν νόμοι που προστατεύουν την προστασία της ιδιωτικής ζωής των εργαζομένων, ακόμη και στα εταιρικά συστήματα. Η πρόσβαση στο email σας χωρίς νόμιμο λόγο θα μπορούσε να παραβιάσει αυτούς τους νόμους.
* Κίνδυνοι ασφαλείας: Η γνώση του κωδικού πρόσβασής σας αυξάνει τον κίνδυνο να διακυβευτεί ο λογαριασμός σας. Εάν ο κωδικός πρόσβασής σας είναι ο ίδιος με άλλους λογαριασμούς, ο κίνδυνος πολλαπλασιάζεται.
* Έλλειψη διαφάνειας: Το να ζητάς τον κωδικό πρόσβασής σας συνεπάγεται έλλειψη εμπιστοσύνης και έλλειψη κατάλληλων διαδικασιών ασφαλείας.
* Κατατροπέα κατάλληλων διαδικασιών: Εάν ο εργοδότης πρέπει να έχει πρόσβαση στο email σας, υπάρχουν νόμιμοι τρόποι για να το κάνετε (π.χ. κατά τη διάρκεια μιας έρευνας) που δεν περιλαμβάνουν τη γνώση του κωδικού πρόσβασης.
νόμιμοι λόγοι * μπορεί * να έχουν * πρόσβαση στο email σας (χωρίς τον κωδικό πρόσβασής σας):
* Πολιτική εταιρείας: Στις περισσότερες περιπτώσεις μια εταιρεία κατέχει όλα τα δεδομένα στο εταιρικό δίκτυο και τυχόν έγγραφα εργασίας στον υπολογιστή χρήστη.
* Νομική απαίτηση: Μια δικαστική απόφαση ή κλήτευση ενδέχεται να απαιτήσει από τον εργοδότη να παράσχει δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
* Διερεύνηση: Εάν υπάρχει νόμιμη υποψία παράνομης δραστηριότητας ή παραβιάσεων πολιτικής, ο εργοδότης μπορεί να χρειαστεί να αποκτήσει πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως μέρος έρευνας. Ακόμα και τότε, θα πρέπει συνήθως να το αποκτήσουν μέσω ενός ελεγκτή τρίτου μέρους ή του τμήματος πληροφορικής για να αποφευχθεί η άμεση πρόσβαση από τη διοίκηση.
* Αναχώρηση από την εταιρεία: Όταν ένας εργαζόμενος εγκαταλείπει την εταιρεία, ο εργοδότης πρέπει να εξασφαλίσει ότι η επιχείρηση συνεχίζεται. Μπορεί να χρειαστεί να έχουν πρόσβαση στο email του υπαλλήλου για να χειριστούν έρευνες πελατών ή να συνεχίσουν τα έργα. Σε αυτή την περίπτωση, οι βέλτιστες πρακτικές περιλαμβάνουν την ειδοποίηση του εργαζομένου και την προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί να αποκτήσετε άμεση πρόσβαση στο λογαριασμό.
τι πρέπει να κάνει ο εργοδότης σας * εάν χρειάζονται πρόσβαση:
* Λάβετε συγκατάθεση (ιδανικά): Εάν είναι δυνατόν, θα πρέπει να ζητήσουν τη συγκατάθεσή σας για πρόσβαση στο email σας.
* Συμμετοχή: Το τμήμα πληροφορικής πρέπει να συμμετέχει στην πρόσβαση και την εξασφάλιση των δεδομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
* Χρησιμοποιήστε τα αρχεία καταγραφής ελέγχου: Θα πρέπει να κρατήσουν ένα αρχείο για το ποιος έχει πρόσβαση στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πότε και γιατί.
* Χρησιμοποιήστε εναλλακτικές μεθόδους: Αντί να ζητάτε τον κωδικό πρόσβασής σας, μπορούν:
* Επαναφέρετε τον κωδικό πρόσβασής σας: Στη συνέχεια, το τμήμα πληροφορικής μπορεί να έχει πρόσβαση στο λογαριασμό και να παράσχει τις απαραίτητες πληροφορίες.
* Χρησιμοποιήστε νομικές μεθόδους: Εάν απαιτείται ένταλμα, θα πρέπει να αποκτήσουν ένα.
* Χρησιμοποιήστε εργαλεία e-discovery: Αυτά τα εργαλεία τους επιτρέπουν να αναζητούν και να εξάγουν συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να έχουν πρόσβαση σε ολόκληρο τον λογαριασμό.
Τι πρέπει να κάνετε εάν ο εργοδότης σας ζητήσει τον κωδικό πρόσβασής σας:
1. Ερωτηθεί ευγενικά: Ρωτήστε γιατί το χρειάζονται.
2. Ανατρέξτε στην πολιτική της εταιρείας: Ελέγξτε το εγχειρίδιο των υπαλλήλων σας ή τις πολιτικές πληροφορικής για πληροφορίες σχετικά με την πρόσβαση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
3. Προτείνετε εναλλακτικές λύσεις: Εξηγήστε ότι είστε άβολα δίνοντας τον κωδικό πρόσβασής σας και προτείνετε τις εναλλακτικές λύσεις που αναφέρονται παραπάνω (επαναφορά, e-discovery κ.λπ.).
4. Συμβουλευτείτε το HR: Εάν εξακολουθείτε να είστε άβολα, συζητήστε την κατάσταση με το τμήμα HR σας.
5. Ζητήστε νομικές συμβουλές: Εάν πιστεύετε ότι παραβιάζονται τα δικαιώματα απορρήτου σας, συμβουλευτείτε έναν πληρεξούσιο.
Συνοπτικά: Το να ζητάτε τον κωδικό πρόσβασης email σας είναι μια κακή πρακτική. Οι εργοδότες θα πρέπει να έχουν εναλλακτικές μεθόδους για την πρόσβαση σε δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέτουν σε κίνδυνο το απόρρητο ή την ασφάλεια σας. Εάν ο εργοδότης σας ζητήσει τον κωδικό πρόσβασής σας, προχωρήστε με προσοχή και κατανοήστε τα δικαιώματά σας.
Πνευματικά δικαιώματα © Γνώση Υπολογιστών Όλα τα δικαιώματα κατοχυρωμένα