Γιατί απαιτείται κωδικός πρόσβασης για να ανοίξετε ένα συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Μπορεί να χρειαστεί ένας κωδικός πρόσβασης για να ανοίξετε ένα συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για διάφορους λόγους, όλοι σχετίζονται με ασφάλεια και εμπιστευτικότητα . Ακολουθεί μια ανάλυση των κοινών λόγων:

* κρυπτογράφηση: Η ίδια η προσκόλληση μπορεί να κρυπτογραφηθεί. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα εντός του αρχείου έχουν ανατραπεί χρησιμοποιώντας έναν αλγόριθμο κρυπτογράφησης. Για να αποκρυπτογραφήσετε και να δείτε το αρχείο, χρειάζεστε τον σωστό κωδικό πρόσβασης (το κλειδί αποκρυπτογράφησης). Ο αποστολέας πιθανόν να κρυπτογραφήσει το αρχείο για να προστατεύσει τις ευαίσθητες πληροφορίες από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησε ή εάν κάποιος αποκτήσει πρόσβαση στο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη.

* Πολιτική ασφάλειας: Ορισμένοι οργανισμοί έχουν πολιτικές ασφαλείας που απαιτούν ευαίσθητα έγγραφα που προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης, ανεξάρτητα από τη μέθοδο μετάδοσης, για να συμμορφωθούν με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων (όπως το GDPR, HIPAA κ.λπ.) και τις προσπάθειες μετριασμού του κινδύνου εσωτερικού κινδύνου.

* Προστασία εγγράφων: Η ίδια η μορφή αρχείου μπορεί να υποστηρίξει την προστασία του κωδικού πρόσβασης. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για να ανοίξετε ένα έγγραφο Microsoft Word, το υπολογιστικό φύλλο Excel ή το αρχείο PDF, ανεξάρτητα από τον τρόπο μεταφοράς του. Ο αποστολέας μπορεί να έχει προστατεύσει άμεσα το έγγραφο πριν το επισυνάψετε στο email.

* Αποφυγή φίλτρων ασφαλείας: Ενώ είναι λιγότερο συνηθισμένο, μερικές φορές οι άνθρωποι χρησιμοποιούν την προστασία του κωδικού πρόσβασης για να δοκιμάσουν και να παρακάμψουν τα φίλτρα ασφαλείας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενδέχεται να επισημαίνουν ορισμένα περιεχόμενα ή τύπους αρχείων ως δυνητικά κακόβουλα. Η ιδέα είναι ότι το φίλτρο δεν μπορεί να σαρώσει το κρυπτογραφημένο περιεχόμενο, οπότε επιτρέπει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. *Αυτή είναι γενικά μια κακή πρακτική και όχι ένα αξιόπιστο μέτρο ασφαλείας*.

Κοινά σενάρια όπου χρησιμοποιείται η προστασία του κωδικού πρόσβασης:

* Αποστολή οικονομικών αρχείων: Τραπεζικές δηλώσεις, φορολογικά έγγραφα, τιμολόγια.

* Κοινή χρήση προσωπικών πληροφοριών: Ιατρικά αρχεία, αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης, προσωπική αναγνώριση.

* Διανομή εμπιστευτικών επιχειρηματικών πληροφοριών: Συμβάσεις, στρατηγικά σχέδια, εσωτερικές εκθέσεις.

Πώς μοιράζεται ο κωδικός πρόσβασης:

Ο κωδικός πρόσβασης παρέχεται συνήθως στον παραλήπτη χωριστά από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει το συνημμένο. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω:

* ξεχωριστό email: (Λιγότερο ασφαλές, αλλά κοινό)

* Τηλέφωνο:

* Ένα μήνυμα κειμένου:

* Προσωπικά:

* μέσω μιας ασφαλούς εφαρμογής μηνυμάτων:

Σημαντικές εκτιμήσεις:

* Ποτέ μην στείλετε τον κωδικό πρόσβασης στο ίδιο email με το συνημμένο. Αυτό αποτυγχάνει τον σκοπό της προστασίας του κωδικού πρόσβασης. Εάν κάποιος αποκτήσει πρόσβαση στο email, έχουν τόσο το κρυπτογραφημένο συνημμένο όσο και τον κωδικό πρόσβασης.

* Χρησιμοποιήστε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης. Ένας αδύναμος κωδικός πρόσβασης είναι εύκολο να σπάσει, καθιστώντας την κρυπτογράφηση αναποτελεσματική.

* Να είστε προσεκτικοί από τα συνημμένα που δεν περίμεναν. Εάν λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένο προστασία από κωδικό πρόσβασης που δεν προβλέπετε, επαληθεύστε την ταυτότητα του αποστολέα πριν το ανοίξετε. Θα μπορούσε να είναι μια προσπάθεια ηλεκτρονικού "ψαρέματος".

Συνοπτικά, η προστασία του κωδικού πρόσβασης στα συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένας μηχανισμός που χρησιμοποιείται για την ενίσχυση της εμπιστευτικότητας και της ασφάλειας των ευαίσθητων πληροφοριών.