Πώς μπορείτε να αναδιατάξετε τη σειρά που η λέξη συγχωνεύει τα δεδομένα σας με το έγγραφο;

Το Word δεν διαθέτει άμεση ρύθμιση "αναδιάταξης της σειράς συγχώνευσης" με τον τρόπο που μπορεί να μπορέσουν ορισμένες βάσεις δεδομένων. Η σειρά των συγχωνευμένων δεδομένων σας καθορίζεται από τη σειρά των εγγραφών στην πηγή δεδομένων σας (π.χ. υπολογιστικό φύλλο Excel, βάση δεδομένων πρόσβασης, αρχείο κειμένου).

Για να αναδιατάξετε τη σειρά συγχώνευσης, πρέπει να χειριστείτε την πηγή δεδομένων * Πριν ξεκινήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Εδώ είναι:

* Ταξινόμηση της πηγής δεδομένων σας: Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη και ευκολότερη μέθοδος. Στο Excel, μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας με μια στήλη (π.χ. επώνυμο, αριθμός αναγνώρισης, ημερομηνία). Στην πρόσβαση, χρησιμοποιείτε τις δυνατότητες ταξινόμησης της βάσης δεδομένων. Μετά την ταξινόμηση της πηγής δεδομένων σας, εκτελέστε ξανά τη συγχώνευση αλληλογραφίας - η λέξη θα χρησιμοποιήσει τώρα τη νέα ταξινομημένη παραγγελία.

* Φιλτράρετε την πηγή δεδομένων σας: Εάν χρειάζεστε μόνο ένα υποσύνολο των δεδομένων σας, φιλτράρετε την πηγή δεδομένων σας (ξανά, εντός του Excel ή Access) για να επιλέξετε μόνο τις εγγραφές που θέλετε με μια συγκεκριμένη σειρά. Τα φιλτραρισμένα αποτελέσματα θα είναι η παραγγελία που χρησιμοποιείται για τη συγχώνευση.

* Προσθέστε μια στήλη ταξινόμησης: Εάν χρειάζεστε πιο περίπλοκη παραγγελία ή θέλετε να διατηρήσετε την αρχική παραγγελία ενώ εισάγετε μια νέα αρχή παραγγελίας, προσθέστε μια νέα στήλη στην πηγή δεδομένων σας με αριθμούς ή κατηγορίες που αντιπροσωπεύουν την επιθυμητή παραγγελία συγχώνευσης. Στη συνέχεια, ταξινομήστε την πηγή δεδομένων σας με αυτή τη νέα στήλη.

* Επαναπροσδιορίστε σειρές απευθείας: Για μικρά σύνολα δεδομένων, μπορείτε να αναδιατάξετε με μη αυτόματο τρόπο σειρές στην πηγή δεδομένων σας (όπως ένα υπολογιστικό φύλλο Excel). Αυτό είναι δυσκίνητο για μεγάλα σύνολα δεδομένων, αλλά είναι μια επιλογή.

* Χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα (για πηγές βάσης δεδομένων): Εάν χρησιμοποιείτε μια βάση δεδομένων (όπως Access), μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που επιλέγει τα δεδομένα σας και να το παραγγείλει σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας. Χρησιμοποιήστε αυτό το ερώτημα ως πηγή δεδομένων για τη συγχώνευση αλληλογραφίας σας. Αυτή είναι η πιο ισχυρή μέθοδος για σύνθετη παραγγελία.

* Προγραμματισμός (προηγμένη): Για πολύ προηγμένους χρήστες, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το VBA (Visual Basic for Applications) για να αναδιατάσετε προγραμματικά τα δεδομένα μέσα στο Word πριν από τη συγχώνευση. Αυτό γενικά δεν είναι απαραίτητο, εκτός αν έχετε πολύ συγκεκριμένες και πολύπλοκες ανάγκες παραγγελίας.

Εν ολίγοις, μην προσπαθήσετε να αλλάξετε τη σειρά συγχώνευσης μέσα στην ίδια τη λέξη. Η λύση έγκειται στην σωστή προετοιμασία και παραγγελία των δεδομένων σας * πριν * ξεκινώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας.