Ποιες πολιτικές και διαδικασίες ίσως πρέπει να τηρήσετε κατά την ανάπτυξη υπολογιστικών φύλλων;

Οι πολιτικές και οι διαδικασίες ανάπτυξης υπολογιστικών φύλλων ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό ανάλογα με τον οργανισμό, την ευαισθησία των δεδομένων και την επιδιωκόμενη χρήση του υπολογιστικού φύλλου. Ωστόσο, εμφανίζονται ορισμένα κοινά θέματα:

i. Διακυβέρνηση και ασφάλεια δεδομένων:

* Ασφάλεια δεδομένων: Οι πολιτικές σχετικά με τον έλεγχο πρόσβασης (που μπορούν να προβάλουν, να επεξεργαστούν και να διαγράψουν δεδομένα), η προστασία του κωδικού πρόσβασης, η κρυπτογράφηση και τα αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας, ειδικά όταν ασχολούνται με ευαίσθητες πληροφορίες όπως προσωπικά αναγνωρίσιμες πληροφορίες (PII), οικονομικά στοιχεία ή πνευματική ιδιοκτησία. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη προσκόλληση σε συγκεκριμένες λίστες ελέγχου οργανωτικής πρόσβασης (ACLS) ή τη χρήση ασφαλών πλατφορμών κοινής χρήσης αρχείων.

* Επικύρωση δεδομένων: Διαδικασίες για την εξασφάλιση της ακρίβειας και της ακεραιότητας των δεδομένων. Αυτό περιλαμβάνει την επικύρωση τύπου δεδομένων (π.χ., μόνο αριθμούς σε στήλη ποσότητας), έλεγχο εύρους (τιμές εντός αποδεκτών ορίων) και ελέγχους συνέπειας (αντιστοίχιση καταχωρήσεων σε διαφορετικά φύλλα).

* Διαχείριση πηγής δεδομένων: Διαδικασίες για την τεκμηρίωση της πηγής δεδομένων, την εξασφάλιση της αξιοπιστίας της και τη διαχείριση των ενημερώσεων σε αυτά τα δεδομένα. Η παρακολούθηση των αλλαγών με τον έλεγχο έκδοσης είναι απαραίτητη.

* Προστασία της ιδιωτικής ζωής δεδομένων: Η συμμόρφωση με τους σχετικούς κανονισμούς όπως το GDPR, το CCPA, το HIPAA κ.λπ., είναι ζωτικής σημασίας κατά τη διαχείριση προσωπικών ή ευαίσθητων πληροφοριών. Αυτό περιλαμβάνει τα δεδομένα ανώνυμου ή ψευδώνυμου όπου χρειάζεται.

* Διαδρομές ελέγχου: Διατηρώντας ένα αρχείο όλων των αλλαγών που έγιναν στο υπολογιστικό φύλλο, συμπεριλαμβανομένης της ποιος έκανε την αλλαγή, όταν έγινε, και αυτό που άλλαξε. Αυτό επιτρέπει την παρακολούθηση των σφαλμάτων και την εξασφάλιση της λογοδοσίας.

ii. Σχεδιασμός &Ανάπτυξη Φύλου:

* Συμβάσεις ονομασίας υπολογιστικού φύλλου: Μια σαφής και συνεπής σύμβαση ονομασίας (π.χ., όνομα έργου_Date_Version.xlsx) για να αποφευχθεί η σύγχυση και να προσδιορίσετε εύκολα τις εκδόσεις.

* Σχεδιασμός φύλλου εργασίας: Κατευθυντήριες γραμμές για σαφή και συνεπή μορφοποίηση, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης κεφαλίδων, ετικετών, συνεπών γραμματοσειρών και στυλ και χρωματικής κωδικοποίησης για καλύτερη αναγνωσιμότητα και κατανόηση.

* Έλεγχος φόρμουλας: Διαδικασίες για την τεκμηρίωση και τον έλεγχο των τύπων για την εξασφάλιση ακρίβειας και την πρόληψη σφαλμάτων. Η χρήση σαφών και συνοπτικών ονομάτων και σχολίων των τύπων είναι ζωτικής σημασίας.

* Χειρισμός σφαλμάτων: Εφαρμογή μηχανισμών χειρισμού σφαλμάτων (π.χ., χρησιμοποιώντας λειτουργίες IFERROR) για την πρόληψη των συντριβών των υπολογιστικών φύλλων ή την εμφάνιση σημαντικών μηνυμάτων σφάλματος.

* Παρουσίαση δεδομένων: Κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με την κατάλληλη παρουσίαση των δεδομένων, όπως η αποτελεσματική χρήση διαγραμμάτων και γραφημάτων, αποφεύγοντας παραπλανητικές απεικονίσεις και εξασφαλίζοντας ακριβή επισήμανση.

* Έλεγχος έκδοσης: Χρησιμοποιώντας λογισμικό ελέγχου έκδοσης (όπως το GIT, εάν είναι απαραίτητο για την κλίμακα του έργου) ή τη διατήρηση πολλαπλών εκδόσεων με περιγραφικά ονόματα αρχείων για την παρακολούθηση των αλλαγών και την επανάληψη σε προηγούμενες εκδόσεις, αν χρειαστεί.

* Τεκμηρίωση: Δημιουργία εμπεριστατωμένης τεκμηρίωσης που περιγράφει το σκοπό του υπολογιστικού φύλλου, τις πηγές δεδομένων, τους τύπους που χρησιμοποιούνται και τις παραδοχές που έγιναν. Αυτό είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση και την κατανόηση από τους άλλους.

* Δοκιμές και επικύρωση: Δοκιμή διεξοδικής δοκιμής του υπολογιστικού φύλλου, συμπεριλαμβανομένου του ελέγχου των τύπων, των κανόνων επικύρωσης δεδομένων και της ακρίβειας εξόδου πριν από τη χρήση ή τη διανομή. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πολλούς γύρους δοκιμών από διαφορετικούς ανθρώπους.

iii. Συμμόρφωση και νομική:

* Συμμόρφωση με τις εσωτερικές πολιτικές: Η τήρηση των ειδικών για τις πολιτικές της εταιρείας σχετικά με τη διαχείριση των δεδομένων, την ασφάλεια και την ανάπτυξη υπολογιστικών φύλλων.

* Νομική συμμόρφωση: Εξασφαλίζοντας ότι το υπολογιστικό φύλλο συμμορφώνεται με τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς.

iv. Συνεργασία &Επικοινωνία:

* Εργαλεία συνεργασίας: Χρησιμοποιώντας κοινόχρηστους χώρους εργασίας ή λογισμικό συνεργασίας για τη διευκόλυνση της ομαδικής εργασίας και του ελέγχου έκδοσης.

* Πρωτόκολλα επικοινωνίας: Σαφώς καθορισμένα κανάλια επικοινωνίας για θέματα αναφοράς, ζητώντας αλλαγές ή αναζητώντας διευκρίνιση.

Η μη τήρηση αυτών των πολιτικών και διαδικασιών μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα, παραβιάσεις δεδομένων, νομικά ζητήματα και απώλεια αξιοπιστίας. Το επίπεδο αυστηρότητας που απαιτείται θα εξαρτηθεί από το πλαίσιο, αλλά οι καλές πρακτικές είναι πάντα ευεργετικές.