Ποιοι είναι οι τύποι πληροφοριακών συστημάτων που βασίζονται σε χαρτί;

Τα συστήματα πληροφοριών που βασίζονται σε χαρτί, ενώ φαινομενικά απλά, μπορούν να κατηγοριοποιηθούν με διάφορους τρόπους ανάλογα με το σκοπό, τη δομή και την πολυπλοκότητά τους. Δεν υπάρχει καθολικά συμφωνημένη επίσημη ταξινόμηση, αλλά μπορούμε να τα ομαδοποιήσουμε ευρέως ως εξής:

1. Με βάση τη δομή και την οργάνωση:

* Απλά συστήματα αρχειοθέτησης: Αυτές είναι οι πιο βασικές, που περιλαμβάνουν φακέλους, ετικέτες και ενδεχομένως αλφαβητισμό ή χρονολογική παραγγελία. Παραδείγματα περιλαμβάνουν αποδείξεις προσωπικών εξόδων, ταξινομημένες αποστολές φοιτητών ή σύστημα αρχειοθέτησης τιμολογίων μικρής επιχείρησης.

* Κωδικοποιημένα συστήματα αρχειοθέτησης: Αυτά χρησιμοποιούν ένα πιο δομημένο σύστημα κωδικοποίησης (αριθμητικό, αλφαριθμητικό ή υποκείμενο) για να οργανώσουν πληροφορίες για ταχύτερη ανάκτηση. Οι βιβλιοθήκες χρησιμοποιούν συχνά τις παραλλαγές αυτού.

* Συστήματα κάρτας ευρετηρίου: Οι πληροφορίες καταγράφονται σε μεμονωμένες κάρτες, οι οποίες μπορούν στη συνέχεια να αναφέρονται και να κατηγοριοποιούνται χρησιμοποιώντας διάφορες μεθόδους. Αυτή ήταν μια πολύ συνηθισμένη μέθοδος για την προσωπική τήρηση αρχείων και την έρευνα πριν από τις ψηφιακές βάσεις δεδομένων.

* Δεσμευμένα έγγραφα: Αυτά περιλαμβάνουν βιβλία, εκθέσεις, εγχειρίδια και άλλα έγγραφα όπου οι πληροφορίες καθορίζονται μόνιμα σε διαδοχική σειρά. Ενώ τεχνικά ένα σύστημα, η ανάκτηση βασίζεται στη γνώση του πού βρίσκονται οι πληροφορίες στο έγγραφο.

2. Με βάση τη λειτουργία ή το σκοπό:

* Συστήματα τήρησης αρχείων: Χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση συμβάντων, συναλλαγών ή άλλων σημείων δεδομένων με την πάροδο του χρόνου. Παραδείγματα περιλαμβάνουν ιατρικά γραφήματα ασθενών, αρχεία προσωπικού των εργαζομένων ή λογιστικά βιβλία μιας εταιρείας.

* Συστήματα ανάκτησης πληροφοριών: Αυτά έχουν σχεδιαστεί για να διευκολύνουν την εξεύρεση συγκεκριμένων πληροφοριών σε μια συλλογή εγγράφων. Οι κατάλογοι βιβλιοθήκης (πριν από την ψηφιοποίηση) είναι ένα κλασικό παράδειγμα.

* Συστήματα επικοινωνίας: Παρόλο που χρησιμοποιούνται κυρίως για τη μετάδοση πληροφοριών, περιλαμβάνονται εδώ συστήματα με χαρτί, όπως τα σημειώματα, τα γράμματα και οι αναφορές.

* Συστήματα υποστήριξης απόφασης: Ενώ είναι λιγότερο αποτελεσματικά από τα ψηφιακά συστήματα, τα συστήματα που βασίζονται σε χαρτί μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη συλλογή πληροφοριών για τη λήψη αποφάσεων. Εξετάστε μια συνεδρίαση brainstorming χρησιμοποιώντας flip charts και κολλώδεις σημειώσεις.

3. Με βάση το επίπεδο τυποποίησης:

* Άτυπα συστήματα: Αυτά είναι συχνά ad-hoc συστήματα με ασυνεπή οργάνωση. Σκεφτείτε ένα σωρό αποδείξεων σε ένα γραφείο.

* Τυπικά συστήματα: Αυτά έχουν προκαθορισμένους κανόνες, διαδικασίες και συστήματα κωδικοποίησης για να εξασφαλίσουν συνεπή οργάνωση και ανάκτηση. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει ένα λεπτομερές εγχειρίδιο αρχειοθέτησης για το αρχείο ενός μεγάλου οργανισμού.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι πολλά συστήματα που βασίζονται σε χαρτί συνδυάζουν πτυχές αυτών των κατηγοριών. Για παράδειγμα, το σύστημα τήρησης αρχείων μιας εταιρείας μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα κωδικοποιημένο σύστημα αρχειοθέτησης για αποτελεσματική ανάκτηση αρχείων προσωπικού. Η βασική διαδρομή είναι ότι ενώ δεν διαθέτει την πολυπλοκότητα των ψηφιακών συστημάτων, τα συστήματα με βάση το χαρτί παρέχουν δομημένους τρόπους διαχείρισης πληροφοριών, αν και συχνά λιγότερο αποτελεσματικά.