Στο Excel το άτομο ή τα πρόσωπα που ζητούν φύλλο εργασίας πρέπει να παρέχουν τις απαιτήσεις τους σε ένα έγγραφο;

Ναι, στο Excel (ή οποιοδήποτε λογισμικό υπολογιστικού φύλλου), είναι η καλύτερη πρακτική για το άτομο ή τα πρόσωπα που ζητούν ένα φύλλο εργασίας να παρέχουν τις απαιτήσεις τους σε ένα έγγραφο. Αυτό το έγγραφο θα πρέπει να περιγράψει με σαφήνεια τι πρέπει να επιτύχει το φύλλο εργασίας. Αυτό αποφεύγει τις παρεξηγήσεις και εξασφαλίζει ότι το τελικό προϊόν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες. Το έγγραφο πρέπει να περιλαμβάνει πράγματα όπως:

* Σκοπός: Ποιο είναι το φύλλο εργασίας που σκοπεύει να κάνει; Τι πρόβλημα επιλύει;

* Πηγές δεδομένων: Από πού θα προέρχονται τα δεδομένα; Ποιες είναι οι μορφές δεδομένων;

* Υπολογισμοί/τύποι: Ποιοι υπολογισμοί πρέπει να εκτελεστούν; Απαιτούνται συγκεκριμένοι τύποι;

* Έξοδος: Ποιες πληροφορίες πρέπει να παράγουν το φύλλο εργασίας; Ποια μορφή πρέπει να είναι η έξοδος (π.χ. διαγράμματα, πίνακες, συγκεκριμένες αναφορές);

* διάταξη/σχεδιασμός: Υπάρχουν συγκεκριμένες απαιτήσεις μορφοποίησης (π.χ. χρώματα, γραμματοσειρές, κεφαλίδες, υποσέλιδα);

* Διεπαφή χρήστη: Εάν το φύλλο εργασίας θα χρησιμοποιηθεί από άλλους, πόσο φιλικό προς το χρήστη πρέπει να είναι; Πρέπει να περιλαμβάνει οδηγίες ή επικύρωση δεδομένων;

* Παραδοτέα: Ποια είναι τα τελικά παραδοτέα (π.χ. ένα αρχείο Excel, πολλαπλά αρχεία, παρουσίαση);

* Χρονοδιάγραμμα: Ποια είναι η προθεσμία ολοκλήρωσης;

Όσο περισσότερες λεπτομέρειες που παρέχονται στο έγγραφο απαιτήσεων, τόσο πιο ομαλή θα είναι η διαδικασία και τόσο λιγότερο πιθανό θα υπάρξουν αναθεωρήσεις που απαιτούνται αργότερα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για σύνθετα φύλλα εργασίας. Ένα καλά καθορισμένο έγγραφο απαιτήσεων χρησιμεύει ως σύμβαση μεταξύ του αιτούντος και του ατόμου που δημιουργεί το φύλλο εργασίας.