Πώς μπορούν να αποτρέψουν τα άτομα να αλλάξουν τα υπολογιστικά φύλλα του Excel;

Μπορείτε να εμποδίσετε τους ανθρώπους να αλλάζουν τα υπολογιστικά φύλλα του Excel με διάφορους τρόπους, ανάλογα με το επίπεδο προστασίας που χρειάζεστε:

1. Βασική προστασία:

* Κωδικός πρόσβασης Προστατέψτε το βιβλίο εργασίας:

* Μεταβείτε στο "File"> "Info"> "Προστασία του βιβλίου εργασίας."

* Επιλέξτε "Κρυπτογράφηση με κωδικό" και εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης.

* Αυτό εμποδίζει οποιονδήποτε να ανοίξει το βιβλίο εργασίας χωρίς τον κωδικό πρόσβασης.

* Προστατέψτε τα φύλλα:

* Επιλέξτε το φύλλο που θέλετε να προστατεύσετε.

* Μεταβείτε στο "Review"> "Προστατέψτε το φύλλο."

* Ρυθμίστε έναν κωδικό πρόσβασης και επιλέξτε τις ενέργειες που θέλετε να επιτρέψετε (π.χ. επιλέγοντας κύτταρα, επεξεργασία, διαγραφή).

* Αυτό περιορίζει τις αλλαγές μέσα στο προστατευμένο φύλλο.

2. Προηγμένη προστασία:

* Χρησιμοποιήστε τα χαρακτηριστικά προστασίας δεδομένων του Excel:

* Επικύρωση δεδομένων: Περιορίστε τον τύπο των δεδομένων που μπορούν να εισαχθούν σε συγκεκριμένα κύτταρα (π.χ. μόνο αριθμοί, ημερομηνίες, συγκεκριμένες τιμές).

* Μορφοποίηση υπό όρους: Εφαρμόστε τη μορφοποίηση (όπως οι αλλαγές χρώματος) σε κύτταρα με βάση συγκεκριμένες συνθήκες, καθιστώντας τις αλλαγές πιο αξιοσημείωτες ή ακόμα και αδύνατες.

* Κρυμμένες σειρές και στήλες: Απόκρυψη σειρών ή στήλες για να αποτρέψετε την πρόσβαση ή την επεξεργασία των χρηστών τους.

* Δημιουργία αρχείων μόνο για ανάγνωση:

* Αποθηκεύστε το αρχείο σας ως PDF ή μορφή μόνο για ανάγνωση για να αποτρέψετε τυχόν αλλαγές.

* Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Share" του Excel:

* Μοιραστείτε το αρχείο Excel με άλλους χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Share".

* Μπορείτε να ορίσετε συγκεκριμένα δικαιώματα για τους συνεργάτες (π.χ. "μπορεί να δείτε" μόνο).

3. Εξωτερικές λύσεις:

* Αποθήκευση σύννεφων με έλεγχο έκδοσης:

* Αποθηκεύστε τα αρχεία του Excel σε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud όπως το Google Drive ή το OneDrive, τα οποία προσφέρουν έλεγχο και παρακολούθηση έκδοσης.

* Αυτές οι πλατφόρμες μπορούν να καταγράψουν όλες τις αλλαγές και να σας επιτρέψουν να επανέλθετε σε προηγούμενες εκδόσεις.

* Συστήματα διαχείρισης εγγράφων (DMS):

* Το αφοσιωμένο λογισμικό DMS παρέχει προηγμένες λειτουργίες όπως παρακολούθηση εγγράφων, έλεγχος έκδοσης και έλεγχοι πρόσβασης.

* Αυτό είναι ιδανικό για οργανισμούς που διαχειρίζονται μεγάλα ποσά εγγράφων.

Θυμηθείτε:

* Εξετάστε το επίπεδο προστασίας που χρειάζεστε. Η απλή προστασία του κωδικού πρόσβασης μπορεί να είναι επαρκής για προσωπική χρήση, ενώ απαιτούνται πιο προηγμένες μέθοδοι για ευαίσθητα επιχειρηματικά δεδομένα.

* Επικοινωνήστε με τους χρήστες. Εξηγήστε τους λόγους για την προστασία και τις συγκεκριμένες ενέργειες που επιτρέπεται ή δεν επιτρέπεται να λάβουν.

* Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας. Πάντα να έχετε πολλαπλά αντίγραφα ασφαλείας σημαντικών υπολογιστικών φύλλων σε περίπτωση τυχαίας διαγραφής ή τροποποίησης.

Συνδυάζοντας αυτές τις τεχνικές, μπορείτε να προστατεύσετε αποτελεσματικά τα υπολογιστικά φύλλα του Excel από ανεπιθύμητες αλλαγές.