Τι είναι η εξωτερική ανάθεση στο ERP;

Η εξωτερική ανάθεση στο ERP (Enterprise Resource Planning) αναφέρεται στην πρακτική της σύναψης συμβολαίων ορισμένων ή όλων των λειτουργιών που σχετίζονται με το ERP του οργανισμού σε έναν τρίτο πάροχο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει διάφορες πτυχές, όπως:

Τι μπορεί να ανατεθεί σε εξωτερικούς συνεργάτες:

* Εφαρμογή ERP: Μίσθωση ενός πωλητή για να χειριστεί ολόκληρη τη διαδικασία επιλογής, εγκατάστασης, διαμόρφωσης και δοκιμής του συστήματος ERP. Αυτό είναι συχνά μια σημαντική επιχείρηση που απαιτεί εξειδικευμένη εμπειρογνωμοσύνη.

* Υποστήριξη και συντήρηση ERP: Εξωτερική ανάθεση της συνεχιζόμενης συντήρησης, των ενημερώσεων, των διορθώσεων σφαλμάτων και της τεχνικής υποστήριξης για το σύστημα ERP. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την παρακολούθηση του συστήματος, την επιδιόρθωση ασφαλείας και τον συντονισμό απόδοσης.

* φιλοξενία ERP: Αφήνοντας έναν παροχέα τρίτου μέρους να φιλοξενήσει το σύστημα ERP στο κέντρο δεδομένων τους (σύννεφο ή επί τόπου). Αυτό ανακουφίζει την οργάνωση της ευθύνης για τη διαχείριση διακομιστών, την υποδομή δικτύου και τα αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων.

* Διαχείριση εφαρμογών ERP: Αυτό περιλαμβάνει τη διαχείριση των καθημερινών λειτουργιών των εφαρμογών ERP, την εξασφάλιση της βέλτιστης απόδοσης και την πραγματοποίηση αλλαγών διαμόρφωσης ανάλογα με τις ανάγκες.

* Ανάπτυξη και προσαρμογή ERP: Εξωτερική ανάθεση της ανάπτυξης προσαρμοσμένων μονάδων, αναφορών ή ενσωμάτωσης για την επέκταση της λειτουργικότητας του συστήματος ERP.

* Εκπαίδευση ERP: Μίσθωση ενός πωλητή για την εκπαίδευση των εργαζομένων σχετικά με τον τρόπο χρήσης του συστήματος ERP.

Τύποι outsourcing:

* outsourcing: Το σύστημα ERP παραμένει εντός της υποδομής της εταιρείας, αλλά η συντήρηση και η υποστήριξη αντιμετωπίζονται από έναν εξωτερικό πάροχο.

* Cloud outsourcing (SAAS): Το σύνολο του συστήματος ERP φιλοξενείται από έναν τρίτο πάροχο στο σύννεφο. Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη μορφή εξωτερικής ανάθεσης σήμερα.

* Πλήρης εξωτερική ανάθεση: Το σύνολο του συστήματος ERP, συμπεριλαμβανομένης της εφαρμογής, της συντήρησης και της υποστήριξης, αντιμετωπίζεται από έναν τρίτο προμηθευτή.

* Μερική εξωτερική ανάθεση: Οι συγκεκριμένες λειτουργίες ή μονάδες ERP ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες, ενώ ο οργανισμός διατηρεί τον έλεγχο άλλων πτυχών.

Λόγοι για outsourcing ERP:

* εξοικονόμηση κόστους: Μειώνει την ανάγκη για το προσωπικό πληροφορικής στο σπίτι, την υποδομή και τις άδειες λογισμικού.

* Πρόσβαση σε εμπειρογνωμοσύνη: Αξιοποιεί τις εξειδικευμένες δεξιότητες και την εμπειρία των εξωτερικών παρόχων ERP.

* Επιμελητικότητα και ευελιξία: Επιτρέπει την εύκολη κλιμάκωση των πόρων προς τα πάνω ή προς τα κάτω ανάλογα με τις επιχειρηματικές ανάγκες.

* Μειωμένος κίνδυνος: Μετατοπίζει την ευθύνη για τη συντήρηση του συστήματος και την ασφάλεια στον πωλητή.

* Ταχύτερη εφαρμογή: Οι εξωτερικοί πάροχοι συχνά έχουν εξορθολογισμένες διαδικασίες και βιώνουν γρήγορα την εφαρμογή συστημάτων ERP.

* Εστίαση στην βασική επιχείρηση: Απελευθερώνει εσωτερικούς πόρους για να επικεντρωθεί στις βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητες.

Μειονεκτήματα της εξωτερικής ανάθεσης ERP:

* Απώλεια ελέγχου: Λιγότερο άμεσο έλεγχο του συστήματος ERP και της διαχείρισης του.

* Lock-in: Δυσκολία μεταγωγής πωλητών στο μέλλον.

* Ανησυχίες ασφαλείας: Εξάρτηση από έναν πάροχο τρίτου μέρους για την ασφάλεια των δεδομένων.

* Προκλήσεις επικοινωνίας: Δυναμικό για αναλύσεις επικοινωνίας μεταξύ του οργανισμού και του πωλητή.

* Κρυμμένο κόστος: Μπορεί να προκύψουν απροσδόκητα έξοδα.

Συμπερασματικά, η εξωτερική ανάθεση ERP προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα όσον αφορά το κόστος, την εμπειρογνωμοσύνη και την ευελιξία. Ωστόσο, οι οργανισμοί πρέπει να ζυγίζουν προσεκτικά τα οφέλη και τα μειονεκτήματα πριν λάβουν απόφαση. Η επιλογή του σωστού πωλητή και η καθιέρωση σαφών συμφωνιών επιπέδου υπηρεσιών είναι ζωτικής σημασίας για μια επιτυχημένη ρύθμιση outsourcing.