Ποια είναι τα οφέλη του Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων

; επιχειρήσεις στη σύγχρονη εποχή δημιουργούν μάζες των εγγράφων , το περιεχόμενο και άλλες πληροφορίες με βάση το χαρτί που πρέπει να ταξινομηθεί , συντίθενται και διαχείριση. Συστήματα διαχείρισης εγγράφων περιλαμβάνει εργαλεία , τεχνολογίες και εφαρμογές που χρησιμοποιούνται για τη συλλογή, αποθήκευση , διαχείριση , τη διατήρηση και την παροχή περιεχομένου σε τμήματα των χρηστών και την εκτεταμένη εργατικό δυναμικό σε έναν οργανισμό . Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που δημιουργήθηκαν και δημιουργούνται μπορούν να χρησιμοποιηθούν για διάφορους σκοπούς. Υπάρχουν πολλά οφέλη από την επένδυση σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων . Εξαλείφει Υποβολή Προβλήματα
Η

Ανάκτηση και την πρόσβαση σε βασικά στοιχεία των επιχειρήσεων , τα αρχεία των πελατών , οικονομικών και λογιστικών πληροφοριών είναι ζωτικής σημασίας για τη λειτουργία ημέρα με την ημέρα εργασιών των επιχειρήσεων για κάθε οργανισμό . Τέτοια αρχεία , το περιεχόμενο και τις πληροφορίες σε μορφή εγγράφου θα πρέπει να είναι διαθέσιμα σε πρώτη ζήτηση . Ένα καλά διαχειριζόμενο σύστημα εγγράφων εξαλείφει το διάστημα που καταναλώνουν τα προβλήματα αρχειοθέτησης και οι δυσκίνητες διαδικασίες που συνδέονται με τη χειρωνακτική συστήματα αρχειοθέτησης ή μη ηλεκτρονικές μεθόδους αποθήκευσης και έγγραφα . Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων εξασφαλίζει τα ηλεκτρονικά έγγραφα και αρχεία που βρίσκονται σε φακέλους που μπορούν να ανακτηθούν και γρήγορα προσβάσιμα όπως απαιτείται .
Εικόνων Ταχύτερη Ανάκτηση και Αναζήτηση
Η

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων συστηματικά καταστήματα και αρχεία σαρωμένα έγγραφα , εικόνες και άλλα αρχεία . Κατηγοριοποιήσεις και άλλες μορφές κατάταξης επιτρέπουν, τα έγγραφα που πρέπει να αποθηκεύονται σε πολλούς τρόπους σε ένα DMS . Αυτά τα αρχεία μπορούν να ανακτηθούν με πλήρεις δυνατότητες αναζήτησης κειμένου ερώτημα . Χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε λέξη ή συνδυασμός λέξεων , οι χρήστες μπορούν να αναζητήσουν και να εντοπίσουν τυχόν έγγραφα ανά πάσα στιγμή και να εκτελέσει σημαντικές αλλαγές σύμφωνα με τις απαιτήσεις εργασίας . Λιγότερος χρόνος δαπανάται από το προσωπικό στην αναζήτηση για έγγραφα ή προσπαθούν να βρουν τις τρέχουσες εκδόσεις .

Η Seamless Ανταλλαγής Πληροφοριών
Η

εργαζόμενοι και οι εργαζόμενοι πρέπει να μοιράζονται τακτικά πληροφορίες , ενώ την εκτέλεση διαφόρων εργασιών και λειτουργιών . Με ένα DMS στη θέση του , ηλεκτρονικά αρχεία , σαρωμένα έγγραφα σε χαρτί και εικόνες , τα αρχεία pdf είναι εύκολα προσβάσιμα σε όλη intranets της εταιρείας , το Διαδίκτυο και τα μεγάλα δίκτυα , και υπάρχει μια βελτίωση της ροής των πληροφοριών σε όλες τις ιεραρχίες οργάνωσης . Τα αρχεία μπορούν να εκτυπωθούν από οποιονδήποτε υπολογιστή ή εκτυπωτή και μπορεί να διανέμονται μέσω DVD ή CD . Συναδέλφους μπορούν να μοιράζονται πληροφορίες και να συνεργάζονται σε συγκεκριμένα έργα και αναθέσεις . Πολλαπλές αναθεωρητές , approvers και υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων μπορούν να έχουν πρόσβαση στα αρχεία και έγγραφα αναθεώρηση γρηγορότερα .
Εικόνων Μειωμένη αποθήκευσης
Η

μειωμένη αποθήκευσης είναι ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη από την επένδυση σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων . Μεγάλες επιχειρήσεις , μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις , μη - κερδοσκοπικός οργανισμός και νεοσύστατες όλοι φαίνονται να εδραιώσει και να βελτιστοποιήσουν τις επιχειρηματικές επιχειρησιακούς τομείς για να σώσει την εμπορική ενοικίαση καθώς και το κόστος . Βιομηχανία και την κανονιστική συμμόρφωση και τους κανονισμούς έχει καταστήσει αναγκαία την αποθήκευση και αρχειοθέτηση των τεράστιες ποσότητες δεδομένων εγγράφων που παράγονται και πληροφορίες . Η διατήρηση έντυπων αρχείων και στις μάζες των φακέλων έγγραφο θα παρεμποδίσει τη λειτουργία των εργαζομένων , του προσωπικού και των άλλων εργαζομένων σε περιορισμένο χώρο γραφείων και περιβάλλοντα εργασίας . Ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης εγγράφων μειώνει την ποσότητα του προνομιακή περιοχή του γραφείου που απαιτείται για τη διατήρηση των έντυπων αρχείων .
Εικόνων Business Continuity
Η

επιχειρήσεις πάντα έχουν να αντιμετωπίσουν τους κινδύνους και τις αβεβαιότητες και άλλα σενάρια καταστροφής . Αιφνίδια διακοπή ή ατυχήματα μπορούν να επηρεάσουν τις επιχειρηματικές δραστηριότητες και να καταστρέψει κρίσιμες πληροφορίες και ψηφιακών στοιχείων στο χώρο του ξενοδοχείου . Βιβλίο αρχεία είναι ευάλωτα στη φωτιά , βανδαλισμοί , πλημμύρα, κλοπή και άλλους κινδύνους που συνδέονται με τις φυσικές καταστροφές και γενικά ακριβό για να διατηρηθεί . Ένα DMS ενεργεί ως σχεδόν διάλυμα fail-safe ανάκτησης από καταστροφή και κεντρικά αντίγραφο ασφαλείας των εγγράφων και των έντυπων αρχείων για την αποθήκευση off-site . Τα αρχεία αυτά μπορούν να διατηρηθούν και τα έγγραφα που αποκαθίσταται στην περίπτωση ανεξήγητη διακοπή ή καταστροφή και επιχειρηματικές εγγύηση της συνέχειας .
Η
εικόνων