Εάν μια παρουσίαση διαθέτει πολυάριθμες διαφάνειες σε σειρά που όλοι έχουν την ίδια γενική εμφάνιση και ο χρήστης πρέπει να δει αναδιατάξτε τις με βάση το κείμενο τους επικεφαλής που θα ήταν η μέθοδος;

Η καλύτερη μέθοδος για την αναδιάταξη των διαφανειών με βάση τις επικεφαλίδες τους σε μια παρουσίαση με πολλές οπτικά παρόμοιες διαφάνειες είναι να εξαγάγετε τις διαφάνειες σε μια μορφή που επιτρέπει την εύκολη χειραγώγηση των επικεφαλίδων, την αναδιάταξη εξωτερικών και στη συνέχεια την εκ νέου τους.

Ακολουθεί μια ανάλυση της διαδικασίας:

1. Εξαγωγή: Εξαγάγετε την παρουσίαση διαφανειών σε μορφή που διατηρεί τα δεδομένα κειμένου των επικεφαλίδων. Οι κοινές επιλογές περιλαμβάνουν:

* CSV (τιμές διαχωρισμένων κόμματος): Αυτό είναι ιδανικό εάν χρειάζεστε μόνο τις επικεφαλίδες και την παραγγελία τους. Πιθανότατα θα χρειαστεί να εξαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο τις επικεφαλίδες από τις επιλογές εξαγωγής του λογισμικού παρουσίασης.

* Αρχείο κειμένου (.txt ή .rtf): Παρόμοια με το CSV, αλλά μπορεί να απαιτεί περισσότερη εκκαθάριση.

* υπολογιστικό φύλλο (Excel, Google Sheets): Αυτό είναι προτιμότερο εάν πρέπει να συμπεριλάβετε άλλα δεδομένα διαφάνειας εκτός από τις επικεφαλίδες. Μπορείτε να εξαγάγετε τίτλους διαφάνειας ως στήλη και στη συνέχεια εύκολα ταξινομήστε.

2. Αναδιάταξη: Μόλις τα δεδομένα βρίσκονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα αρχείο κειμένου, χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες ταξινόμησης του λογισμικού για να αναδιατάξετε τις σειρές (ή γραμμές) με βάση το κείμενο επικεφαλής. Οι περισσότεροι επεξεργαστές υπολογιστικού φύλλου και κειμένου επιτρέπουν την ταξινόμηση αλφαβητικά ανερχόμενης ή φθίνουσας. Τα πιο προηγμένα χαρακτηριστικά μπορεί να επιτρέψουν την προσαρμοσμένη ταξινόμηση με βάση συγκεκριμένα κριτήρια (π.χ. αριθμητικές τιμές ενσωματωμένες στις επικεφαλίδες).

3. Επανατοποθετήστε (ή αναδημιουργήστε):Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο εξάγετε, ίσως μπορείτε να επανεξετάσετε τα αναδιατεταμένα δεδομένα πίσω στο λογισμικό παρουσίασης. Εάν αυτό δεν υποστηρίζεται άμεσα, αναδημιουργήστε την παρουσίαση χρησιμοποιώντας τον αναδιατάσσονται κατάλογο ως οδηγό. Εάν οι διαφάνειες είχαν συνεπή μορφοποίηση, θα μπορούσατε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε το περιεχόμενο για να αναδημιουργήσετε τις διαφάνειες γρήγορα.

Γιατί αυτό είναι καλύτερο από την αναδιάταξη του λογισμικού:

* Αποδοτικότητα: Η χειροκίνητη μεταφορά και απόρριψη πολυάριθμων διαφανειών σε ένα λογισμικό παρουσίασης είναι χρονοβόρα και επιρρεπής σε σφάλματα, ειδικά με πολλές διαφάνειες.

* Ακρίβεια: Τα εργαλεία εξωτερικής ταξινόμησης προσφέρουν πιο ισχυρούς και αξιόπιστους αλγόριθμους ταξινόμησης από ό, τι οι περισσότερες διεπαφές μεταφοράς και απόθεσης λογισμικού.

* Ευελιξία: Η εξαγωγή σάς επιτρέπει να χειριστείτε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας ισχυρές λειτουργίες υπολογιστικού φύλλου για πιο σύνθετες ανάγκες διαλογής πέρα από την απλή αλφαβητική παραγγελία.

Σκέψεις λογισμικού:

Τα συγκεκριμένα βήματα θα διαφέρουν ελαφρώς ανάλογα με το λογισμικό παρουσίασης (PowerPoint, Google Slides, Keynote κ.λπ.) και την επιλεγμένη μορφή εξαγωγής. Συμβουλευτείτε την τεκμηρίωση βοήθειας για το συγκεκριμένο λογισμικό σας για λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με την εξαγωγή και την εισαγωγή.