Τι είναι η ασφάλεια των εγγράφων;

Η ασφάλεια του εγγράφου αναφέρεται στα μέτρα που λαμβάνονται για την προστασία των εγγράφων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, χρήση, αποκάλυψη, διαταραχή, τροποποίηση, επιθεώρηση, καταγραφή ή καταστροφή. Αυτή η προστασία περιλαμβάνει τόσο φυσικά όσο και ψηφιακά έγγραφα και στοχεύει στη διατήρηση της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας και της διαθεσιμότητας (CIA Triad) των πληροφοριών που περιέχουν.

Ακολουθεί μια ανάλυση της ασφάλειας εγγράφων:

Βασικές πτυχές:

* Εμπιστευτικότητα: Εξασφαλίζοντας ότι μόνο τα εξουσιοδοτημένα άτομα μπορούν να έχουν πρόσβαση στο έγγραφο. Αυτό περιλαμβάνει μηχανισμούς ελέγχου πρόσβασης όπως κωδικούς πρόσβασης, κρυπτογράφηση και δικαιώματα.

* Ακεραιότητα: Εγγυώντας ότι το έγγραφο δεν έχει μεταβληθεί ή παραβιαστεί χωρίς άδεια. Αυτό βασίζεται σε τεχνικές όπως ψηφιακές υπογραφές, ελέγχου ελέγχου και ελέγχου έκδοσης.

* Διαθεσιμότητα: Βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο είναι προσβάσιμο σε εξουσιοδοτημένους χρήστες όταν το χρειάζονται. Αυτό συνεπάγεται ισχυρή αποθήκευση, εφεδρικές διαδικασίες και ανάκαμψη και σχεδιασμό αποκατάστασης καταστροφών.

* έλεγχος ταυτότητας: Επαλήθευση της ταυτότητας των ατόμων που έχουν πρόσβαση στο έγγραφο για να εξασφαλίσουν ότι μόνο οι νόμιμοι χρήστες θα αποκτήσουν την είσοδο.

* Μη αποκατάσταση: Εμποδίζοντας τους χρήστες να αρνηθούν ότι έχουν πρόσβαση, τροποποίησαν ή δημιούργησαν ένα έγγραφο. Οι ψηφιακές υπογραφές διαδραματίζουν βασικό ρόλο εδώ.

Μέθοδοι που χρησιμοποιούνται για την επίτευξη ασφάλειας εγγράφων:

* Φυσική ασφάλεια: Για τα έγγραφα χαρτιού, αυτό περιλαμβάνει ασφαλή αποθήκευση (κλειδωμένα ντουλάπια, χρηματοκιβώτια), περιορισμένες περιοχές πρόσβασης και ελεγχόμενη διανομή.

* Ψηφιακή ασφάλεια: Για ηλεκτρονικά έγγραφα, αυτό περιλαμβάνει:

* Έλεγχος πρόσβασης: Ονόματα χρήστη, κωδικοί πρόσβασης, έλεγχος ελέγχου πολλαπλών παραγόντων (MFA), έλεγχος πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC).

* κρυπτογράφηση: Μετατρέποντας το έγγραφο σε μια μη αναγνώσιμη μορφή εκτός αν αποκρυπτογραφηθεί με το σωστό κλειδί.

* Ψηφιακές υπογραφές: Κρυπτογραφικές τεχνικές για την επαλήθευση της αυθεντικότητας και της ακεραιότητας ενός εγγράφου.

* υδατογράφημα: Ενσωμάτωση κρυφών πληροφοριών στο έγγραφο για την παρακολούθηση της χρήσης και της διανομής του.

* Πρόληψη απώλειας δεδομένων (DLP): Λογισμικό και πολιτικές για την πρόληψη των ευαίσθητων δεδομένων από την αποχώρηση του ελέγχου του οργανισμού.

* Συστήματα ανίχνευσης και πρόληψης εισβολής (IDPs): Για την παρακολούθηση και την προστασία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε συστήματα αποθήκευσης εγγράφων.

* Έλεγχος έκδοσης: Παρακολούθηση αλλαγών που έγιναν στα έγγραφα με την πάροδο του χρόνου.

Τα συγκεκριμένα μέτρα που εφαρμόζονται θα εξαρτηθούν από την ευαισθησία των πληροφοριών που περιέχονται στο έγγραφο, τις νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις και την ανοχή κινδύνου του οργανισμού. Ένα εξαιρετικά ευαίσθητο έγγραφο, όπως μια οικονομική κατάσταση ή ιατρικό αρχείο ενός ασθενούς, θα απαιτήσει πολύ αυστηρότερα μέτρα ασφαλείας από ένα λιγότερο ευαίσθητο εσωτερικό σημείωμα.