1. Χρήση στήλες μεταδεδομένων: Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη και συνιστώμενη μέθοδος. Το SharePoint σάς επιτρέπει να δημιουργείτε στήλες προσαρμοσμένων μεταδεδομένων (συχνά αποκαλούμενες στήλες "διαχειριζόμενα μεταδεδομένα") που λειτουργούν ως συστήματα ετικετών.
* Δημιουργία της στήλης μεταδεδομένων: Μεταβείτε στις ρυθμίσεις της βιβλιοθήκης του SharePoint, βρείτε "στήλες", και κάντε κλικ στο "Προσθήκη νέας στήλης". Επιλέξτε "Διαχειριζόμενα μεταδεδομένα" ως τύπο στήλης. Θα χρειαστεί να καθορίσετε ένα σύνολο όρων (μια προκαθορισμένη ομάδα όρων) ή να δημιουργήσετε ένα νέο. Αυτό το σύνολο όρων θα περιέχει τις ετικέτες σας.
* Προσθήκη ετικετών σε έγγραφα: Κατά τη μεταφόρτωση ή την επεξεργασία ενός εγγράφου, θα δείτε τη στήλη μεταδεδομένων που δημιουργήσατε. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε τις ετικέτες (εάν το σύνολο όρων επιτρέπει την καταχώρηση ελεύθερου κειμένου) ή να επιλέξετε υπάρχουσες ετικέτες από ένα αναπτυσσόμενο μενού.
2. Χρήση της στήλης λέξεων -κλειδιών: Μια απλούστερη προσέγγιση, αλλά λιγότερο ελεγχόμενη από τα διαχειριζόμενα μεταδεδομένα.
* Προσθήκη στήλης λέξεων -κλειδιών: Παρόμοια με την προσθήκη μιας στήλης διαχειριζόμενων μεταδεδομένων, μπορείτε να προσθέσετε μια στήλη "λέξη -κλειδί" στη βιβλιοθήκη σας.
* Προσθήκη λέξεων -κλειδιών: Οι χρήστες μπορούν να πληκτρολογήσουν τις λέξεις -κλειδιά απευθείας σε αυτήν τη στήλη, χωρισμένες από ημικόλια ή κόμματα, ανάλογα με τις ρυθμίσεις σας. Αυτή η μέθοδος προσφέρει λιγότερη συνέπεια και έλεγχο του λεξιλογίου σε σύγκριση με τα διαχειριζόμενα μεταδεδομένα.
3. Χρήση αρχιτεκτονικής πληροφοριών (για ετικέτες μεγαλύτερης κλίμακας): Για την οργάνωση σε επίπεδο επιχείρησης, η αρχιτεκτονική πληροφοριών του SharePoint διαδραματίζει σημαντικό ρόλο. Αυτό περιλαμβάνει τον προγραμματισμό των συνόλων όρων σας (για τα διαχειριζόμενα μεταδεδομένα) στρατηγικά. Σκεφτείτε προσεκτικά τις ανάγκες του οργανισμού σας και πώς θα ταξινομήσετε έγγραφα σε πολλές βιβλιοθήκες και ιστότοπους. Τα καλά σχεδιασμένα σύνολα όρων βελτιώνουν την δυνατότητα αναζήτησης και τη συνέπεια.
4. Χρήση εφαρμογών τρίτου μέρους: Πολλές εφαρμογές τρίτων μερών ενισχύουν τις δυνατότητες επισήμανσης του SharePoint, συχνά προσθέτοντας χαρακτηριστικά όπως αυτόματη επισήμανση με βάση την ανάλυση περιεχομένου, βελτιωμένες διεπαφές χρήστη ή ενσωμάτωση με άλλα συστήματα.
Εύρεση και χρήση ετικετών:
Μόλις εφαρμοστούν ετικέτες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργικότητα αναζήτησης του SharePoint για να βρείτε έγγραφα με βάση αυτές τις ετικέτες. Η αναζήτηση μιας συγκεκριμένης ετικέτας θα επιστρέψει όλα τα έγγραφα με ετικέτα με αυτόν τον όρο.
Ποια μέθοδος είναι καλύτερη;
* Διαχειριζόμενα μεταδεδομένα: Γενικά συνιστάται για τη συνοχή, τον έλεγχο και τη βελτιωμένη δυνατότητα αναζήτησης. Είναι καλύτερο για μεγαλύτερους οργανισμούς ή έργα που χρειάζονται δομημένη επισήμανση.
* Λέξεις -κλειδιά: Κατάλληλο για απλούστερα σενάρια όπου είναι αποδεκτή η λιγότερο δομημένη ετικέτα. Είναι γρήγορο να εφαρμόσει, αλλά μπορεί να οδηγήσει σε ασυνέπειες με την πάροδο του χρόνου.
Πριν ξεκινήσετε την ετικέτα, είναι σκόπιμο να προγραμματίσετε τη στρατηγική σας ετικέτας, ειδικά εάν χρησιμοποιείτε μεταδεδομένα διαχείρισης. Ο καθορισμός σαφής και συνεπής ορολογία διασφαλίζει ότι τα έγγραφά σας είναι εύκολα αναζητημένα και οργανωμένα. Θυμηθείτε να συμβουλευτείτε τον διαχειριστή του SharePoint εάν αντιμετωπίσετε τυχόν δυσκολίες ή χρειάζεστε βοήθεια για τη δημιουργία στήλες μεταδεδομένων και σύνολα όρων.
Πνευματικά δικαιώματα © Γνώση Υπολογιστών Όλα τα δικαιώματα κατοχυρωμένα