Βοήθημα για το Microsoft Word 2003 Συγχώνευση αλληλογραφίας

Χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word 2003 παρέχει μια αποτελεσματική και εξοικονόμηση χρόνου τρόπος για να δημιουργήσετε αντικείμενα , όπως φόρμες επιστολών, ετικέτες , κουπόνια και ακόμη και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Η συγχώνευση αλληλογραφίας ξεκινά με ένα πρωτεύον έγγραφο που στη συνέχεια να προσαρμόσετε τη χρήση πρόσθετο κείμενο ή να προσαρμόσετε για τον αποδέκτη . Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εκτύπωσης , κάθε έγγραφο εκτυπώνεται με τη σωστή προσαρμογή ή εξατομίκευσης . Κατά τη συμπλήρωση μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας δεν είναι δύσκολο , μπορεί να είναι δύσκολο . Ολοκληρώνοντας μια σύντομη tutorial για το Microsoft Word 2003 συγχώνευσης αλληλογραφίας μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε καλύτερα τη διαδικασία . Τα πράγματα που θα χρειαστείτε
πρωτεύον έγγραφο
πηγή δεδομένων
Outlook λίστα επαφών ( προαιρετικά)
υπολογιστικό φύλλο του Excel ( προαιρετικό )
Η Εμφάνιση Περισσότερες οδηγίες
Ξεκινώντας

1

Ξεκινήστε το Word 2003 και να αφήσει την προεπιλεγμένη κενό έγγραφο ανοιχτό . 2

Επιλέξτε "Γράμματα και Mailing " από την καρτέλα "Εργαλεία" στο κύριο μενού του Word , και στη συνέχεια επιλέξτε " Mail Συγχώνευση . "
εικόνων 3

Δείτε το " Συγχώνευση αλληλογραφίας "παράθυρο εργασιών που εμφανίζεται . Σε αυτό το σεμινάριο , θα χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να προσθέσετε ένα χαιρετισμό και το όνομα του παραλήπτη στην επιστολή .
Εικόνων Επιλέξτε τύπο εγγράφων και αρχείων δεδομένων
Η

4 Επιλέξτε το έγγραφο πληκτρολογήστε " Letters" από τη λίστα των διαθέσιμων επιλογών . Άλλες επιλογές περιλαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , φάκελοι, ετικέτες ή κατάλογο.
5

Επιλέξτε " Χρήση του τρέχοντος εγγράφου " για το πρωτεύον έγγραφο . Άλλοι τύποι εγγράφων περιλαμβάνουν " Εκκίνηση από ένα πρότυπο " και " Έναρξη από υπάρχον έγγραφο . "
Η 6

Επιλέξτε μια προέλευση δεδομένων για να συνδεθείτε και να επιτύχουν την προσωπική πληροφορίες που θέλετε να προσθέσετε στην επιστολή σας . Στην " Επιλογή παραληπτών " λίστα , η επιλογή που θα κάνετε εξαρτάται από όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε αυτές τις πληροφορίες . Εάν οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel , επιλέξτε το "Χρήση υπάρχουσας λίστας " επιλογή . Εάν διατηρηθεί μια λίστα με τις επαφές σας στο πρόγραμμα Outlook , επιλέξτε " Επιλογή από επαφές του Outlook . " Αν δεν έχετε αυτή τη στιγμή μια λίστα και να πρέπει να δημιουργήσετε έναν, επιλέξτε " Πληκτρολογήστε μια νέα λίστα . "
Η 7

Επιλέξτε μεμονωμένους παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας ή επιλέξτε ολόκληρη τη λίστα . Για να περιλαμβάνει μεμονωμένους παραλήπτες , τοποθετήστε ένα σημάδι ελέγχου δίπλα σε κάθε όνομα που θέλετε να συμπεριλάβετε . Για να επιλέξετε ολόκληρη τη λίστα , πατήστε το κουμπί " Επιλογή όλων" .
Εικόνων Προσθήκη παραλήπτη της πληροφορίας και Ολοκλήρωση της συγχώνευσης
8

Επιλέξτε τα πεδία , ή κράτησης θέσης , που θέλετε να προσθέσετε στο κύριο έγγραφο . Αρχίστε να πληκτρολογείτε το κύριο έγγραφο και να προσθέσετε ένα σύμβολο κράτησης θέσης για το πεδίο κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο σύνδεσμο στην ενότητα " Γράψτε επιστολή σας " . Για παράδειγμα , ξεκινήστε την επιστολή επιλέγοντας το σύνδεσμο "Διεύθυνση Block" σε μια " διεύθυνση " κράτησης θέσης και , στη συνέχεια, επιλέξτε το σύνδεσμο " Γραμμή χαιρετισμού " για να προσθέσετε ένα σύμβολο κράτησης θέσης για το χαιρετισμό .
Η 9

Επιλέξτε μια μορφή για πληροφορίες κράτησης θέσης κάνοντας επιλογές από τις διαθέσιμες επιλογές . Για παράδειγμα , ένα " Γραμμή χαιρετισμού " κράτησης θέσης παρέχει επιλογές που επιτρέπουν στον χαιρετισμό ως Αγαπητέ κ. Smith , ή Hello Stephanie .
Η 10

πεδία Αγώνα που θέλετε να συμπεριλάβετε σε κάθε κράτηση θέσης . Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο πλαίσιο δίπλα σε κάθε όνομα πεδίου για να ταιριάζει με το πώς το όνομα του πεδίου στο αρχείο προέλευσης δεδομένων σας διαβάζει . Για παράδειγμα , εάν το "Last Name" στο φύλλο excel σας διαβάζει ως " Επώνυμο " επιλέξετε αυτό το όνομα τομέα από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο για να ταιριάζει .
Η 11

Προεπισκόπηση των συγχωνευμένων εγγράφων με τη χρήση του "Next" και " Προηγούμενη " κουμπιά και βεβαιωθείτε ότι είναι σωστές .
Η 12

Ολοκλήρωση της συγχώνευσης αλληλογραφίας επιλέγοντας το κουμπί " Εκτύπωση " για να εκτυπώσετε ή να το "Αλλαγή" κουμπί για να αποθηκεύσετε τη συγχώνευση σε ένα ενιαίο αρχείο του Word που σας να επεξεργαστείτε ή να εκτυπώσετε αργότερα.
Η
εικόνων