Βήματα για τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο MS Word

Αποστολή μαζικές αποστολές μπορεί να φαίνεται σαν ένα δύσκολο έργο - μη αυτόματη εισαγωγή πληροφοριών σε ετικέτες και τα γράμματα διεύθυνση μπορεί να πάρει ώρες . Οι χρήστες του Microsoft Word μπορεί να απλοποιήσει τη διαδικασία , χρησιμοποιώντας τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας , το οποίο επιτρέπει στα δεδομένα από ένα υπολογιστικό φύλλο ή μια λίστα επαφών για να εισέλθει αυτόματα σε μια ετικέτα ή e-mail . Δημιουργώντας μια συγχώνευση αλληλογραφίας μπορεί να πάρει μερικές δοκιμές για να πάρει άνετα με , αλλά η διαδικασία είναι πραγματικά αρκετά ανώδυνη . Οδηγίες
Η

1 Ανοίξτε το Microsoft Word στον υπολογιστή σας και να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο . Συμπληρώστε τις πληροφορίες που θα παραμείνει η ίδια για κάθε ένα από τα συγχωνευμένα έγγραφα . Για παράδειγμα , αν θέλετε να στείλετε επιστολές σε πιθανούς πελάτες , θα συμπληρώσετε τη διεύθυνση επιστροφής , το σώμα της επιστολής και η υπογραφή . 2

Πηγαίνετε στο " αλληλογραφίας " καρτέλα και επιλέξτε " Επιλογή παραληπτών "από το " Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας " ομάδα . Επιλέξτε παραλήπτες σας από μια λίστα επαφών του Outlook , ή άλλη πηγή δεδομένων . Για παράδειγμα , αν έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel με τα ονόματα και τις διευθύνσεις των επαφών σας , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το αρχείο ως αρχείο προέλευσης δεδομένων . Βεβαιωθείτε ότι η πηγή των δεδομένων σας έχει κεφαλίδες πάνω από κάθε είδος των πληροφοριών - . Δηλαδή , το όνομα, το επώνυμο , οδός , κλπ. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο προέλευσης δεδομένων στο Word και το χέρι εισάγετε όλα τα δεδομένα

με 3

Βάλτε τα πεδία συγχώνευσης στο έγγραφο . Κάντε κλικ στο ποντίκι σας, όπου θέλετε να ξεκινήσετε την εισαγωγή πληροφοριών και , στη συνέχεια, πηγαίνετε στο " Insert Merge Field" στο " αλληλογραφίας Tab . " Οι επικεφαλίδες που χρησιμοποιούνται στο αρχείο προέλευσης δεδομένων σας θα εμφανιστεί σε μια λίστα , και μπορείτε να επιλέξετε κάνοντας κλικ πάνω τους . Μόλις το πρώτο πεδίο συγχώνευσης είναι σε θέση , να επιστρέψετε στη λίστα και επιλέξτε το επόμενο , και ούτω καθεξής . Για παράδειγμα , για να δημιουργήσετε ένα χαιρετισμό σε μια συγχώνευση αλληλογραφίας μπορείτε να επιλέξετε "Τίτλος " και στη συνέχεια " Όνομα " και " Επώνυμο " για να δημιουργήσετε μια συγχώνευση που εμφανίζεται ως "ο κ. John Smith ». Τα πεδία συγχώνευσης θα εμφανίζονται ως κεφαλίδες σας , όπως <<τίτλος >> .
Η

4 Κάντε κλικ στο εικονίδιο " Preview Αποτέλεσμα " στη " αλληλογραφίας " καρτέλα για να δούμε τι τελικά αποτελέσματα θα μοιάζουν . Word θα σας δείξει την πρώτη συγχώνευση , και μπορείτε να μετακινηθείτε προς τα άλλα συγχωνευμένα έγγραφα , χρησιμοποιώντας τα βέλη δίπλα στο "Αποτέλεσμα Preview ".
5

Επιλέξτε το "Finish & Συγχώνευση" από την ομάδα "Finish" και επιλέξτε " Print ".
Η
εικόνων