Πώς να βελτιώσετε μιας βάσης δεδομένων του Excel

Microsoft Excel μπορεί να είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο για το σχεδιασμό τόσο φύλλων και βάσεων δεδομένων . Η μεγάλη ποικιλία των μορφών στη διάθεση του χρήστη του Excel κάνει το πρόγραμμα χρήσιμο για την εμφάνιση περίπλοκα οικονομικά δεδομένα με τρόπο που ακόμη και μη - τεχνικούς χρήστες μπορούν να κατανοήσουν . Κρατώντας αυτές τις μη - τεχνικούς χρήστες στο μυαλό μπορεί να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε μια εύχρηστη βάση δεδομένων του Excel που εξακολουθεί να παρέχει όλη τη λειτουργικότητα που χρειάζεστε . Οδηγίες
Η 1

Εξετάστε τις στήλες της βάσης δεδομένων του Excel και να δείτε για κύτταρα που παρουσιάζουν ως " # # # # # # # # . " Αυτό είναι μια ένδειξη ότι η στήλη είναι πολύ στενό για να παρουσιάσει όλο το κείμενο . Για να διευρύνετε τη στήλη , απλά τοποθετήστε τον κέρσορα στην κάτω δεξιά γωνία της επικεφαλίδας της στήλης και σύρετε το προς τα δεξιά . Συνεχίστε την αλλαγή μεγέθους των στηλών μέχρι να εμφανιστεί σωστά όλα τα δεδομένα . 2

Αλλάξτε τις επικεφαλίδες στήλης για να είναι πιο περιγραφικό . Δεδομένου ότι ο συντάκτης της βάσης δεδομένων , μπορείτε να ξέρετε ακριβώς ποια δεδομένα η κάθε στήλη εμφανίζει , αλλά και άλλοι, οι οποίοι να έχουν πρόσβαση μπορεί να μην έχουν το ίδιο επίπεδο γνώσεων . Κάντε τις επικεφαλίδες των στηλών , όπως το δυνατόν πιο περιγραφικό , και να χρησιμοποιούν όσο χώρο χρειάζεστε για να κάνετε αυτές τις επικεφαλίδες στηλών χρήσιμες για τους τελικούς χρήστες .
Εικόνων 3

Προστατέψτε τα κελιά της βάσης δεδομένων που περιέχουν τύπους . Ένας χρήστης θα μπορούσε να αλλάξει κατά λάθος την τιμή ενός κελιού και να καταστρέψει το βασικό τύπο . Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει ώρες εργασίας από την πλευρά σας για την αποκατάσταση των ζημιών και να πάρει τη βάση δεδομένων του Excel για να εμφανίσετε τις πληροφορίες που θέλετε . Εάν οι χρήστες δεν χρειάζεται να κάνετε αλλαγές στο έγγραφο , μπορείτε να προστατέψετε ολόκληρο το αρχείο απαιτώντας έναν κωδικό πρόσβασης για τυχόν ενημερώσεις .
Η 4

Αλλαγή της μορφής των αριθμητικών πεδίων να είναι πιο χρήσιμα στους τελικούς χρήστες. Χρησιμοποιήστε τη μορφή νομίσματος για όλα τα οικονομικά δεδομένα , και να εμφανίσει δεκαδικά ψηφία όσα χρειάζεται να είναι . Η προεπιλεγμένη μορφή για τους αριθμούς δεν είναι πολύ χρήσιμη, έτσι ώστε να αλλάξει σε μια καλύτερη μορφή με βάση το περιεχόμενο της στήλης .
5

Χρησιμοποιήστε μορφοποίηση υπό όρους για να εμφανίσετε τους αρνητικούς αριθμούς με κόκκινο χρώμα και να κάνει άλλα σημαντικά στοιχεία που ξεχωρίζουν . Για παράδειγμα , μπορείτε να εμφανίσετε πωλήσεις άνω των $ 1.000 σε έντονο πράσινο χρώμα για να επιστήσει περισσότερο την προσοχή σε αυτά τα σημαντικά στοιχεία .
Η 6

Προσθέστε χάρτες και γραφήματα με τη βάση δεδομένων του Excel . Excel έγγραφα είναι μεγάλη για τη μετάδοση πληροφοριών , αλλά δεν είναι πάντα φιλική προς το χρήστη . Εμφάνιση πληροφοριών σας κάνει γραφικά είναι πιο εύκολο για όλους τους χρήστες να κατανοήσουν .
Η
εικόνων