Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της οργάνωσης φακέλων στην επιφάνεια εργασίας σας, αντί να χρησιμοποιείτε φάκελο εγγράφων;

Η οργάνωση φακέλων απευθείας στον επιφάνεια εργασίας σας σε σχέση με τη χρήση ενός φακέλου αφοσιωμένων εγγράφων (ή παρόμοιο δομημένο σύστημα αρχείων) έχει σημαντικά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα:

Οργάνωση φακέλων επιφάνειας εργασίας πλεονεκτήματα:

* Προσβασιμότητα: Τα αρχεία είναι άμεσα ορατά και προσβάσιμα. Αυτή είναι η μεγαλύτερη κλήρωση για πολλούς χρήστες. Δεν χρειάζεται να περιηγηθείτε στους φακέλους για να βρείτε κάτι.

* γρήγορη πρόσβαση για συχνά χρησιμοποιούμενα αρχεία: Εάν εργάζεστε με ένα μικρό, συχνά χρησιμοποιούμενο σύνολο αρχείων, η διατήρησή τους στην επιφάνεια εργασίας μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο.

* Οπτική οργάνωση (ενδεχομένως): Μερικοί άνθρωποι βρίσκουν την οπτική ακαταστασία μιας επιφάνειας εργασίας χρήσιμη για την υπενθύμιση τους για καθήκοντα ή έργα.

Οργανισμός φακέλων επιφάνειας εργασίας μειονεκτήματα:

* ακαταστασία και αποδιοργάνωση: Εύκολα γίνεται οπτικά συντριπτική και δύσκολο να διαχειριστεί καθώς αυξάνεται ο αριθμός των αρχείων και των φακέλων. Η εύρεση συγκεκριμένων αρχείων μπορεί να γίνει μια χρονοβόρα οπτική αναζήτηση.

* Περιορισμένη οργάνωση: Η επιφάνεια εργασίας προσφέρει ελάχιστη δομή. Δύσκολο να εφαρμοστεί εξελιγμένα συστήματα αρχειοθέτησης ή να κατηγοριοποιήσετε τα αρχεία λογικά.

* Θέματα φορητότητας: Εάν πρέπει να μετακινήσετε τα αρχεία σας σε έναν άλλο υπολογιστή ή να χρησιμοποιήσετε αποθήκευση cloud, η μεταφορά και αναδιοργάνωση αρχείων επιφάνειας εργασίας μπορεί να είναι μια μεγάλη ταλαιπωρία.

* Περιορισμοί αναζήτησης: Ενώ το λειτουργικό σας σύστημα μπορεί ακόμα να αναζητήσει την επιφάνεια εργασίας, είναι λιγότερο αποτελεσματικό από την αναζήτηση ενός δομημένου συστήματος φακέλων.

* Κίνδυνοι ασφαλείας: Τα αρχεία στην επιφάνεια εργασίας είναι πιο εκτεθειμένα. Εάν ο υπολογιστής σας έχει κλαπεί ή έχει πρόσβαση χωρίς άδεια, αυτά τα αρχεία είναι πιο εύκολα προσβάσιμα.

* Θέματα απόδοσης: Μια γεμάτη επιφάνεια εργασίας με πολλά αρχεία και φακέλους μπορεί να επιβραδύνει τον υπολογιστή σας, ειδικά εάν το σύστημά σας είναι ήδη περιορισμένο σε πόρους.

Πλεονεκτήματα της οργάνωσης φακέλων εγγράφων:

* Οργάνωση και δομή: Διευκολύνει τη λογική οργάνωση αρχείων χρησιμοποιώντας υποφακέλους με βάση το έργο, την ημερομηνία, τον τύπο κ.λπ.

* Εύκολη αναζήτηση: Οι δομημένοι φακέλοι καθιστούν πολύ πιο εύκολο να βρείτε συγκεκριμένα αρχεία χρησιμοποιώντας τη λειτουργία αναζήτησης του λειτουργικού σας συστήματος.

* Φορητότητα: Εύκολα αντίγραφα ασφαλείας, μεταφορά και κοινή χρήση αρχείων.

* Βελτιωμένη παραγωγικότητα: Ένα καλά οργανωμένο σύστημα αρχείων μειώνει το χρόνο που δαπανάται αναζήτηση αρχείων.

* καλύτερη ασφάλεια: Παρέχει ένα επιπλέον επίπεδο οργάνωσης και ελέγχου που μπορεί να ενισχύσει την ασφάλεια.

Οργανισμός φακέλων εγγράφων μειονεκτήματα:

* απαιτεί επιπλέον βήματα για πρόσβαση αρχείων: Πρέπει να περιηγηθείτε στους φακέλους για πρόσβαση σε αρχεία. Αυτό μπορεί να είναι ενοχλητικό εάν χρειάζεστε γρήγορη πρόσβαση σε ορισμένα αρχεία.

* Καμπύλη μάθησης: Απαιτεί μια πιο δομημένη προσέγγιση στη διαχείριση αρχείων. Μπορεί να μην είναι διαισθητικό για όλους τους χρήστες.

Συμπέρασμα:

Ενώ ο οργανισμός επιφάνειας εργασίας προσφέρει άμεση οπτική πρόσβαση, τα μειονεκτήματα υπερβαίνουν κατά πολύ τα πλεονεκτήματα για τους περισσότερους χρήστες. Ένα σωστά δομημένο σύστημα αρχείων μέσα σε ένα ειδικό φάκελο "εγγράφων" (ή παρόμοιο) παρέχει πολύ καλύτερη οργάνωση, δυνατότητα αναζήτησης, φορητότητα και ασφάλεια. Η χρήση της επιφάνειας εργασίας μόνο για ένα * πολύ * λίγα, συχνά χρησιμοποιούμενα αρχεία μπορεί να είναι αποδεκτά, αλλά στηριζόμενη αποκλειστικά στην οργάνωση επιφάνειας εργασίας για σημαντική διαχείριση αρχείων είναι σχεδόν πάντα επιζήμια για την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα.