Πώς χρησιμοποιείτε ένα πρότυπο Excel στο SharePoint;

Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άμεσα * ένα πρότυπο Excel στο SharePoint με τον τρόπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο λέξης. Το SharePoint δεν διαθέτει ενσωματωμένη λειτουργία "Open Template" για το Excel. Αντ 'αυτού, επιτυγχάνετε παρόμοια αποτελέσματα μέσω μερικών διαφορετικών μεθόδων ανάλογα με τον στόχο σας:

1. Χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο ως σημείο εκκίνησης για νέα αρχεία:

Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη προσέγγιση. Μπορείτε να ανεβάσετε το πρότυπο Excel σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων SharePoint. Όταν οι χρήστες χρειάζονται ένα νέο αρχείο Excel, αυτοί:

* Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο: Στη βιβλιοθήκη SharePoint, κάντε κλικ στο "New" και επιλέξτε "Βιβλίο εργασίας του Microsoft Excel." Αυτό θα δημιουργήσει ένα νέο, κενό βιβλίο εργασίας Excel. Αυτό δεν χρησιμοποιεί άμεσα το πρότυπο.

* Αντιγράψτε το πρότυπο: Αντί να δημιουργήσετε ένα νέο κενό βιβλίο εργασίας, θα μπορούσατε να κατεβάσετε ένα αντίγραφο του προτύπου, να κάνετε τις αλλαγές σας και στη συνέχεια να ανεβάσετε το τροποποιημένο αρχείο * ως νέο αρχείο * στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Αυτή είναι η απλούστερη μέθοδος αλλά στερείται αυτοματοποίησης.

* Χρησιμοποιήστε μια ροή αυτοματοποίησης ισχύος (για πιο προηγμένα σενάρια): Εάν θέλετε μια πιο αυτοματοποιημένη προσέγγιση, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή αυτοματοποίησης ισχύος που, όταν ενεργοποιείται (π.χ., ένας χρήστης κάνει κλικ σε ένα κουμπί), αντιγράφει το πρότυπο, το μετονομάζει και το αποθηκεύει στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Αυτή είναι η καλύτερη προσέγγιση για τη συνεπή, αυτοματοποιημένη δημιουργία αρχείων με βάση το πρότυπο σας.

2. Χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο ως κύριο/κεντρικό αποθετήριο:

Μπορείτε να ανεβάσετε το πρότυπο του Excel και να το ορίσετε ως αρχείο "master". Οι χρήστες μπορούν στη συνέχεια να το κατεβάσουν, να κάνουν αλλαγές και να αποθηκεύσουν τα δικά τους αντίγραφα. Αυτή η μέθοδος είναι απλούστερη από την αυτοματοποίηση ισχύος, αλλά στερείται ελέγχου και συνέπειας έκδοσης. Οι χρήστες ενδέχεται να αντικαταστήσουν κατά λάθος το κύριο πρότυπο.

3. Λίστες SharePoint με υπολογισμένες στήλες (για δομημένα δεδομένα):

Εάν το πρότυπο Excel αντιπροσωπεύει δομημένα δεδομένα, είναι συχνά καλύτερο να χρησιμοποιείτε λίστες SharePoint. Μπορείτε να σχεδιάσετε μια λίστα SharePoint με στήλες που ταιριάζουν με τη δομή του προτύπου του Excel. Αυτό προσφέρει ενσωματωμένες δυνατότητες έκδοσης, συνεργασίας και ροής εργασίας. Στη συνέχεια, μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα λίστας SharePoint σε ένα αρχείο Excel όποτε χρειάζεται.

Συνοπτικά: Δεν υπάρχει άμεση λειτουργία "Open Excel Template" στο SharePoint. Πρέπει να επιλέξετε τη μέθοδο που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας:απλή αντιγραφή, αυτοματοποίηση τροφοδοσίας ή χρησιμοποιώντας λίστες SharePoint. Η τελευταία μέθοδος προτιμάται γενικά για τη διαχείριση δομημένων δεδομένων και την επωφελή από τα συνεργατικά χαρακτηριστικά του SharePoint.