Πώς ένας οργανισμός παρακολουθεί και ελέγχει την απόδοση του προσωπικού του;

Οι οργανισμοί παρακολουθούν και ελέγχουν την απόδοση του προσωπικού χρησιμοποιώντας μια πολύπλευρη προσέγγιση που συνδυάζει διάφορες μεθόδους και εργαλεία. Η αποτελεσματικότητα αυτών των μεθόδων εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον πολιτισμό, τη βιομηχανία και τους συγκεκριμένους ρόλους που αξιολογούνται. Γενικά, περιλαμβάνει αυτά τα βασικά βήματα:

1. Καθορισμός σαφών προσδοκιών και στόχων:

* Περιγραφές εργασίας: Σαφώς καθορισμένοι ρόλοι και ευθύνες, που περιγράφουν βασικούς δείκτες απόδοσης (KPIs) και αναμενόμενα αποτελέσματα.

* Συμφωνίες απόδοσης/Στόχοι και βασικά αποτελέσματα (OKRS): Οι επίσημες συμφωνίες που περιγράφουν συγκεκριμένους, μετρήσιμους, επιτεύξιμους, σχετικούς και χρονικά συνδεδεμένους (έξυπνους) στόχους για μια καθορισμένη περίοδο. Οι OKRs είναι όλο και πιο δημοφιλείς για την εστίασή τους στα αποτελέσματα.

* Τακτική επικοινωνία: Η ανοικτή και συχνή επικοινωνία μεταξύ διαχειριστών και εργαζομένων διασφαλίζει ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα σχετικά με τις προσδοκίες.

2. Συνεχής παρακολούθηση και ανατροφοδότηση:

* Κανονικά check-in: Συχνές συναντήσεις (εβδομαδιαία, διμηνιαία, μηνιαία) για να συζητήσουν την πρόοδο, να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις και να παρέχουν υποστήριξη.

* Πίνακες ελέγχου απόδοσης: Χρησιμοποιώντας την τεχνολογία για την παρακολούθηση των βασικών μετρήσεων και την πρόοδο προς τους στόχους σε πραγματικό χρόνο. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει λογισμικό διαχείρισης έργων, συστήματα CRM πωλήσεων ή dashboards.

* Ανατροφοδότηση 360 μοιρών: Συλλογή ανατροφοδότησης από συνομηλίκους, υφισταμένους και πελάτες για να παρέχουν μια ολιστική άποψη για την απόδοση ενός υπαλλήλου.

* Παρατήρηση και προπόνηση: Οι διαχειριστές παρατηρούν άμεσα τους υπαλλήλους σε δράση και παρέχουν ανατροφοδότηση και καθοδήγηση σε πραγματικό χρόνο.

3. Επίσημες κριτικές απόδοσης:

* Κανονικές εκτιμήσεις απόδοσης: Προγραμματισμένες κριτικές (συνήθως ετησίως ή εξαμηνιαία) όπου η απόδοση αξιολογείται επισήμως έναντι προκαθορισμένων κριτηρίων.

* Σχέδια βελτίωσης απόδοσης (PIPS): Τα επίσημα σχέδια που αναπτύχθηκαν όταν η απόδοση μειώνεται σημαντικά κάτω από τις προσδοκίες, περιγράφοντας συγκεκριμένες ενέργειες για βελτίωση. Αυτά συνήθως συνοδεύονται από υποστήριξη και κατάρτιση.

* Αυτοεξυπηρέτηση: Οι εργαζόμενοι αξιολογούν τη δική τους απόδοση, επιτρέποντας την αυτο-αντανάκλαση και την ταυτοποίηση των τομέων για βελτίωση.

4. Χρήση δεδομένων και ανάλυσης:

* Βασικοί δείκτες απόδοσης (KPIs): Παρακολούθηση ποσοτικοποιήσιμων μετρήσεων που σχετίζονται με τον ρόλο της εργασίας και τους οργανωτικούς στόχους. Παραδείγματα περιλαμβάνουν στοιχεία πωλήσεων, βαθμολογίες ικανοποίησης πελατών, ποσοστά ολοκλήρωσης έργου, ποσοστά σφάλματος.

* Ανάλυση δεδομένων: Ανάλυση δεδομένων απόδοσης για τον εντοπισμό των τάσεων, των περιοχών βελτίωσης και των πιθανών ζητημάτων.

* Συστήματα διαχείρισης ταλέντων: Συστήματα λογισμικού που έχουν σχεδιαστεί για την παρακολούθηση των επιδόσεων, των δεξιοτήτων και των αναπτυξιακών αναγκών των εργαζομένων.

5. Παροχή κατάρτισης και ανάπτυξης:

* Ταυτοποίηση κενών δεξιοτήτων: Χρησιμοποιώντας δεδομένα απόδοσης και ανατροφοδότηση για τον εντοπισμό περιοχών όπου οι εργαζόμενοι χρειάζονται πρόσθετη κατάρτιση ή ανάπτυξη.

* Παροχή πόρων και ευκαιριών: Προσφέροντας προγράμματα κατάρτισης, ευκαιρίες καθοδήγησης και άλλους πόρους για να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να βελτιώσουν τις δεξιότητες και τις επιδόσεις τους.

6. Ανταμοιβή και αναγνώριση:

* κίνητρα που βασίζονται σε απόδοσης: Επιβράβοντας τους υπαλλήλους υψηλής απόδοσης μέσω μπόνους, προωθήσεις ή άλλα κίνητρα.

* Προγράμματα αναγνώρισης: Αναγνωρίζοντας και εκτιμώντας τις συνεισφορές και τα επιτεύγματα των εργαζομένων.

7. Αντιμετώπιση προβλημάτων απόδοσης:

* Σχέδια βελτίωσης απόδοσης (PIPS): Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, αυτά είναι ζωτικής σημασίας για την αντιμετώπιση της χαμηλής απόδοσης.

* Προοδευτική πειθαρχία: Μια διαδικασία κλιμάκωσης πειθαρχικών ενεργειών εάν τα ζητήματα απόδοσης παραμένουν παρά τις παρεμβάσεις. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει προφορικές προειδοποιήσεις, γραπτές προειδοποιήσεις, αναστολή και τελικά τερματισμό.

* Συμβουλευτική και υποστήριξη: Προσφέροντας υποστήριξη σε εργαζόμενους που αντιμετωπίζουν προσωπικές ή επαγγελματικές προκλήσεις που μπορεί να επηρεάζουν την απόδοσή τους.

Είναι ζωτικής σημασίας τα συστήματα διαχείρισης επιδόσεων να είναι δίκαιη, διαφανή και συνεπή. Θα πρέπει να σχεδιάζονται για να υποστηρίξουν την ανάπτυξη και την ανάπτυξη των εργαζομένων, όχι μόνο για να ελέγξουν και να τιμωρήσουν. Η τακτική ανασκόπηση και η προσαρμογή του συστήματος με βάση την ανατροφοδότηση και τις μεταβαλλόμενες οργανωτικές ανάγκες είναι επίσης απαραίτητη.