Τα έγγραφα σε έναν υπολογιστή αποθηκεύονται κυρίως στον σκληρό δίσκο
(ή SSD) . Η μνήμη RAM (μνήμη τυχαίας πρόσβασης) χρησιμοποιείται για την προσωρινή συγκράτηση δεδομένων που χρησιμοποιεί ενεργά ο υπολογιστής. Όταν αποθηκεύετε ένα έγγραφο, είναι γραμμένο στο σκληρό δίσκο για μόνιμη αποθήκευση. Το RAM κατέχει μόνο ένα αντίγραφο ενώ το έγγραφο είναι ανοιχτό και επεξεργάζεται. Εάν ο υπολογιστής κλείσει ή το πρόγραμμα είναι κλειστό, τα δεδομένα στη μνήμη RAM έχουν χαθεί, ενώ τα δεδομένα για το σκληρό δίσκο παραμένουν.