Τα υπολογιστικά φύλλα Excel επιτρέπουν στους χρήστες να οργανώνουν πληροφορίες επαφών για λίστες αλληλογραφίας σε στήλες που περιέχουν την κατηγορία ή το όνομα πεδίου. Οι χρήστες μπορούν να ενημερώσουν τις πληροφορίες στο υπολογιστικό φύλλο ή να δημιουργήσουν ετικέτες για αποστολή ή αποστολή από το υπολογιστικό φύλλο του Excel (που ονομάζεται επίσης φύλλο εργασίας). Δεδομένου ότι τα δεδομένα σε υπολογιστικά φύλλα δεν μπορούν να μετατραπούν απευθείας σε ετικέτες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα ετικετών του Microsoft Word και τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη δημιουργία ετικετών. Οι ετικέτες που δημιουργήθηκαν στο MS Word μπορούν να περιέχουν δεδομένα από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel και στη συνέχεια να εκτυπώνονται σε προκαθορισμένα φύλλα διαθέσιμα από τα καταστήματα εφοδιασμού γραφείου.
Βήμα 1 - Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο του Excel και επιβεβαιώστε ότι η πρώτη σειρά περιέχει επικεφαλίδες στηλών για κάθε κατηγορία (όπως Όνομα, Επώνυμο, Διεύθυνση Οδού κλπ.). Αν δεν εμφανίζονται κατηγορίες στην σειρά 1, κάντε κλικ στο πρώτο κελί (A1) και επιλέξτε "Γραμμή" στο "Εισαγωγή" στην επάνω γραμμή μενού και πληκτρολογήστε ένα όνομα κατηγορίας για κάθε στήλη.
Βήμα 2
Ταξινόμηση των δεδομένων σας, αν θέλετε, επιλέγοντας το διαμάντι στην επάνω αριστερή γωνία του υπολογιστικού σας φύλλου (ή επιλέξτε "Επιλογή όλων" στο "Επεξεργασία" στην επάνω γραμμή μενού), επιλέξτε "Ταξινόμηση" στο "Εργαλεία" μπαρ. Καθορίστε ότι το φύλλο εργασίας έχει μια γραμμή κεφαλίδας επιλέγοντας αυτή την επιλογή στο παράθυρο διαλόγου. επιλέξτε τα κριτήρια ταξινόμησης χρησιμοποιώντας τα αναπτυσσόμενα μενού και κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
Βήμα 3
Αποθηκεύστε την πιο πρόσφατη έκδοση του υπολογιστικού φύλλου επιλέγοντας "Αποθήκευση" κάτω από το "Αρχείο" στην επάνω γραμμή μενού.
Βήμα 4 - Ανοίξτε ένα νέο κενό έγγραφο στο Microsoft Word και επιλέξτε "Ετικέτες" στο "Εργαλεία στην επάνω γραμμή μενού." Σημείωση: Στο Microsoft Word 2007, αυτή η λειτουργία βρίσκεται στην καρτέλα "Ταχυδρομείο".
Βήμα 5
Κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές" στην ενότητα "Ετικέτα" και επιλέξτε τη μορφή ετικέτας σύμφωνα με τον κατασκευαστή της ετικέτας και τον αριθμό προϊόντος. Σημείωση: Το παράθυρο διαλόγου εμφανίζει μια περίληψη της περιγραφής της ετικέτας για την επιλεγμένη ετικέτα (π.χ. τύπος ετικέτας, μέγεθος ετικέτας και μέγεθος σελίδας), ώστε να μπορείτε να επιλέξετε μια διαμόρφωση ετικέτας εάν επιθυμείτε.
Βήμα 6
Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να επιστρέψετε στην κύρια ετικέτα Επιλέξτε την επιλογή "Ενιαία ετικέτα" στην ενότητα "Αριθμός ετικετών" για να καθορίσετε ότι κάθε εγγραφή θα τοποθετηθεί σε μια ετικέτα (αντί για όλες τις ετικέτες με τις ίδιες πληροφορίες Κάντε κλικ στο κουμπί "Συγχώνευση δεδομένων" και ελέγξτε ότι εμφανίζεται μια γραμμή εργαλείων "Διαχείριση συγχώνευσης δεδομένων" με ένα νέο έγγραφο.
Βήμα 8
Επιλογή "Ανοίξτε την προέλευση δεδομένων" στη γραμμή εργαλείων του Διαχειριστή συγχώνευσης δεδομένων, στην ενότητα "Πηγή δεδομένων"
Βήμα 9 - Επιλέξτε το φύλλο εργασίας του Excel που ενημερώθηκε στο βήμα 3 και κάντε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα". > Βήμα 10 - Επιλέξτε την καρτέλα φύλλου εργασίας από το αναπτυσσόμενο μενού στην ενότητα "Άνοιγμα εγγράφου στο βιβλίο εργασίας" και κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να ανοίξετε έναν οδηγό "Επεξεργασία ετικετών".
Βήμα 11
Κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης" και επιλέξτε την κατηγορία που θέλετε από το φύλλο εργασίας (προσδιορίστηκε στο βήμα 1). "Διάστημα" για να εισαγάγετε ένα διάστημα μεταξύ κατηγοριών (όπως μεταξύ του ονόματος και του ονόματος) και πληκτρολογήστε πρόσθετες τυπικές πληροφορίες (όπως ένα κόμμα μεταξύ πόλης και κράτους ή το πλήκτρο "Enter" ). Επαναλάβετε αυτό το βήμα για να εισαγάγετε κάθε κατηγορία ως πεδίο και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο "OK" για να κλείσετε τον Οδηγό επεξεργασίας ετικετών.
Βήμα 12
Επιλέξτε το κουμπί "Συγχώνευση σε νέο έγγραφο" για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο που περιέχει τις ετικέτες του φύλλου εργασίας του Excel.
Βήμα 13
Αποθήκευση του νέου εγγράφου που περιέχει σελίδες ετικετών επιλέγοντας "Αποθήκευση ως" στο "Αρχείο" στην ενότητα "Αρχείο" στην επάνω γραμμή μενού και πληκτρολογήστε το επιθυμητό όνομα εγγράφου στο πεδίο πριν κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".
Εισάγετε τα φύλλα των ετικετών στο δίσκο χαρτιού του εκτυπωτή, αν θέλετε και επιλέξτε τη λειτουργία εκτύπωσης για την εκτύπωση ετικετών (η λειτουργία εκτύπωσης επιλέγετε "Εκτύπωση" στο "Αρχείο" στην επάνω γραμμή μενού.)
Μετά το βήμα 11, σκεφτείτε τη μορφοποίηση της ετικέτας, αλλάζοντας την γραμματοσειρά, το μέγεθος γραμματοσειράς και το στυλ τύπου, επισημαίνοντας το κείμενο " στο "Μορφοποίηση" για πρόσβαση στις επιλογές.
Το Microsoft Office 2007 (Excel και Word) περιλαμβάνει μια καρτέλα "Αλληλογραφίες" στην επάνω γραμμή μενού για να αντικαταστήσει την Εργαλειοθήκη διαχείρισης συγχώνευσης δεδομένων.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
Microsoft Word 2003 ή παλαιότερη έκδοση
Συσκευασία ετικετών σε φύλλα
Εκτυπωτής
Πνευματικά δικαιώματα © Γνώση Υπολογιστών Όλα τα δικαιώματα κατοχυρωμένα