Πώς να μετατρέψετε τα έγγραφα σε μορφή PDF σε Sharepoint

Η πλατφόρμα Microsoft Sharepoint παρέχει στις ομάδες έργων τη δυνατότητα να φιλοξενούν έγγραφα για να εργάζονται μαζί. Η μετατροπή των εγγράφων γραφείου της Microsoft σε μορφή Portable Document Format (PDF) επιτρέπει στους διαχειριστές να παρέχουν πρόσβαση σε αρχεία για κοινή χρήση και αρχειοθέτηση. Τα αρχεία PDF περιλαμβάνουν κείμενο, γραμματοσειρές, γραφικά και υπερσυνδέσμους. Δημιουργήστε PDF εκδόσεις εγγράφων γραφείου όπως αρχεία Word, Powerpoint ή Excel σε φακέλους Sharepoint χρησιμοποιώντας το Adobe Acrobat.

Βήμα 1

Καθορίστε τη στρατηγική μετατροπής εγγράφων στους φακέλους Sharepoint στη μορφή αρχείου PDF . Οι ευκαιρίες συνεργασίας συνεπάγονται επίσης κινδύνους. Για παράδειγμα, οι χρήστες ενδέχεται να αλλάξουν περιεχόμενο είτε ακούσια είτε χωρίς κατάλληλη εξουσιοδότηση.

Βήμα 2

Από το φάκελο Microsoft Sharepoint, αλλάξτε την προβολή από την προβολή All Documents σε Explorer

Βήμα 3

Βήμα 4

Επιλέξτε την επιλογή "Μετατροπή σε Adobe PDF"

Βήμα 5

Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία διαχείρισης δικαιωμάτων για να επιτρέψετε πρόσβαση στο αρχείο προέλευσης.

Βήμα 6

Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Διαχείριση δικαιωμάτων" για να επιτρέψετε την πρόσβαση στο αρχείο PDF. Δεν είναι απαραίτητο να δημιουργήσετε ξεχωριστούς φακέλους Sharepoint.

Οδηγείτε τα μέλη της ομάδας να χρησιμοποιούν τα αρχεία PDF σας, για παράδειγμα, σε κριτικές. Οι κριτικοί σας μπορούν να διαβάσουν τα έγγραφα, να σχολιάσουν και να επιστρέψουν τα σχόλιά τους χωρίς να έχουν πρόσβαση στο αρχικό αρχείο προέλευσης.

Τα στοιχεία που θα χρειαστείτε

Microsoft Office 2007

Adobe Acrobat