Πώς να αρχειοθετήσετε αρχεία PDF

Επειδή οι ηλεκτρονικές μορφές αρχείων αλλάζουν τόσο γρήγορα και οι μορφές αρχείων μπορούν να ανοίξουν μόνο από συγκεκριμένα προγράμματα, υπήρξε απροθυμία να βασιστείτε σε προγράμματα αποκλειστικού λογισμικού για την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών εγγράφων. Παρόλο που η μορφή PDF επινοήθηκε από την Adobe, οι προδιαγραφές για την ανάγνωση και την επεξεργασία ενός εγγράφου PDF είναι διαθέσιμες σε τρίτους προγραμματιστές και οι χρήστες δεν χρειάζεται να βασίζονται στην Adobe για να ανοίξουν τα έγγραφα. Για το λόγο αυτό, οι αρχειοφύλακες έχουν αρχίσει να βασίζονται στη μορφή αρχείου PDF /A για την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών αρχείων.

Βήμα 1

Κατανοήστε τη διαφορά μεταξύ ενός κανονικού αρχείου PDF και PDF /A. Σύμφωνα με τον Διεθνή Οργανισμό Τυποποίησης, το PDF /A είναι μια μορφή αρχείου βασισμένη σε PDF, η οποία "παρέχει έναν μηχανισμό για την αντιπροσώπευση ηλεκτρονικών εγγράφων με τρόπο που διατηρεί την οπτική τους εμφάνιση με την πάροδο του χρόνου, ανεξάρτητα από τα εργαλεία και τα συστήματα που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία, την αποθήκευση "or rendering the files."", 3, [[Ένα αρχείο PDF /A είναι ένα μόνιμο PDF που μορφοποιείται έτσι ώστε να μπορεί να ανακτηθεί στην ίδια μορφή για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Βήμα 2

Ανοίξτε το έγγραφο PDF που θέλετε να αρχειοθετήσετε Adobe Acrobat 8.0 ή νεότερη έκδοση ή επεξεργαστής πηγής τρίτου μέρους. Ανατρέξτε στην ενότητα Πηγές 1 για μια πλήρη λίστα λογισμικού δημιουργίας PDF.

Βήμα 3

Επανεξέταση των στοιχείων που βρίσκονται στο PDF. Για να είναι συμβατό το PDF με τη μορφή PDF /A, πρέπει να είναι 100 τοις εκατό, δηλαδή δεν απαιτούνται εξωτερικά στοιχεία για την προβολή του εγγράφου. Γραμματοσειρές, εικόνες, γραφικά και χρώμα πρέπει να ενσωματωθούν στο έγγραφο. Στο Adobe Distiller, κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις στην κορυφή της γραμμής μενού και επιλέξτε Επεξεργασία ρυθμίσεων PDF. Εδώ, θα έχετε την επιλογή να ενσωματώσετε τις εικόνες και το χρώμα των γραμματοσειρών. Τα στοιχεία βίντεο και ήχου δεν μπορούν να συμπεριληφθούν στο αρχείο PDF /A.

Βήμα 4

Εισαγωγή μεταδεδομένων στο έγγραφο, ώστε να είναι δυνατή η αναζήτηση. Τα μεταδεδομένα PDF περιλαμβάνουν λέξεις-κλειδιά, την έκδοση του PDF που χρησιμοποιήθηκε και το όνομα του προγράμματος που δημιούργησε το έγγραφο PDF. Για να εισαγάγετε τα μεταδεδομένα στο Adobe Acrobat, κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους στην κορυφή στη γραμμή εργαλείων. Από το αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στην επιλογή Μεταδεδομένα εγγράφου.

Αποθήκευση του εγγράφου σε αρχείο. Ένα αρχείο μπορεί να είναι ένας ασφαλής εξωτερικός διακομιστής, ένας σκληρός δίσκος ή ένα χρυσό DVD. Τα αρχεία PDF που θα αποφασίσετε να αποθηκεύσετε το αρχειακό αρχείο PDF θα εξαρτηθούν από το πιο ασφαλές στο γραφείο ή το νοικοκυριό σας.

Προειδοποίηση

Τα αρχεία PDF /A μπορεί να είναι μεγαλύτερα από τα κανονικά αρχεία PDF, ενσωματωμένο.

Στοιχεία που θα χρειαστείτε

Υπολογιστής

Πρόσβαση στο Internet

PDF έγγραφο

Λογισμικό επεξεργασίας PDF