Παρακολουθήστε τις συναλλαγές της επιχείρησής σας με μια βάση δεδομένων της Microsoft Access. Χρησιμοποιώντας πίνακες και αναφορές, μπορείτε να καταγράψετε τις ώρες, τους μισθούς και τις πληροφορίες πελατών και να τις εμφανίσετε με ένα τιμολόγιο. Αντί να δημιουργείτε χειροκίνητα ένα προσαρμοσμένο τιμολόγιο κάθε φορά που θα χρειαστεί να χρεώσετε έναν πελάτη, η Access μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα τιμολόγια τα οποία μπορείτε να δείτε, να εκτυπώσετε ή να στείλετε email. Η αναφορά που δημιουργείτε θα περιέχει όλα τα τιμολόγια, επομένως δεν θα χρειαστεί να αναζητήσετε έγγραφα όποτε χρειάζεται να ανατρέξετε σε προηγούμενα τιμολόγια.
Βήμα 1
Δημιουργήστε έναν πίνακα Πελατών που περιέχει όλα των στοιχείων του πελάτη ή του πελάτη σας κάνοντας κλικ στο κουμπί "Σχεδίαση πίνακα" στην καρτέλα "Δημιουργία" της κορδέλας στο πάνω μέρος της σελίδας. Το εργαλείο "Σχεδίαση πίνακα" σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν πίνακα από ένα κενό πρότυπο. Συμπεριλάβετε πεδία για το όνομα του πελάτη σας, στοιχεία επικοινωνίας και μοναδικό αριθμό ταυτότητας.
Βήμα 2
Δημιουργήστε έναν πίνακα "Τιμολόγιο" που περιέχει πληροφορίες σχετικά με κάθε συναλλαγή επιχείρησης. Προσθέστε πεδία για την τοποθεσία, το κόστος και άλλες απαραίτητες λεπτομέρειες. Για να αντιστοιχίσετε έναν πελάτη σε κάθε συναλλαγή, προσθέστε το πεδίο "Όνομα Πελάτη", επιλέξτε "Οδηγός Lookup" ως τύπο δεδομένων και συνδέστε τον στον πίνακα "Πελάτης".
Βήμα 3
Επιλέξτε το πεδίο ονόματος πελάτη στο "Οδηγό αναζήτησης" για να εμφανίσετε τα ονόματα στο πεδίο "Όνομα Πελάτη" του πίνακα "Τιμολόγιο". Αυτό το βήμα δημιουργεί μια σχέση μεταξύ των πινάκων "Πελάτης" και "Τιμολόγιο" και μειώνει την πλεονασμό δεδομένων. Αντί να πληκτρολογείτε τα στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη για κάθε συναλλαγή επιχείρησης, αποθηκεύετε τις πληροφορίες μία φορά στον πίνακα "Πελάτης".
Βήμα 4
Δημιουργήστε μια αναφορά "Τιμολογίου" επιλέγοντας τον "Οδηγό Αναφοράς" από την καρτέλα "Δημιουργία" της κορδέλας. Επιλέξτε όλα τα πεδία στον πίνακα "Τιμολόγιο" και τα στοιχεία επικοινωνίας με τον πελάτη από τον πίνακα "Πελάτες" για εμφάνιση στην αναφορά. Επιλέξτε "Τροποποίηση του Σχεδιασμού της Αναφοράς" στην τελευταία οθόνη του "Οδηγού Αναφοράς" για να αλλάξετε τη διάταξη της αναφοράς.
Βήμα 5
Προσθέστε μια κεφαλίδα και ένα υποσέλιδο σελίδας και συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας της εταιρείας σας, "logo and invoice terms.", 3, [[Αυξήστε το μέγεθος της ενότητας λεπτομερειών της αναφοράς για να εμφανίσετε μόνο μία συναλλαγή ανά σελίδα. Προσθέστε τα υποσύνολα και τα σύνολα τοποθετώντας υπολογισμένα στοιχεία ελέγχου στην αναφορά σας και εισάγοντας μια έκφραση όπως "= [BillableHours] * [Wage]."
Αποθηκεύστε την αναφορά σας και ονομάστε την με έναν περιγραφικό τίτλο. Μεταβείτε στην προβολή "Προεπισκόπηση εκτύπωσης" για να εξετάσετε το περιεχόμενο και τη διάταξη της αναφοράς σας.
Συμβουλή
Χρησιμοποιήστε την "Προβολή διάταξης" για να οργανώσετε τα πλαίσια κειμένου ενώ βλέπετε ταυτόχρονα το περιεχόμενο της αναφοράς.
Πνευματικά δικαιώματα © Γνώση Υπολογιστών Όλα τα δικαιώματα κατοχυρωμένα