Υποσύνολα σε πολλαπλά επίπεδα στο Microsoft Excel

Ένα από τα λιγότερο γνωστά χαρακτηριστικά του Excel είναι η ικανότητά του να δημιουργεί αυτόματα υποσύνολα σε πολλαπλά επίπεδα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Subtotal της εφαρμογής. Αν διατηρήσετε στοιχεία πωλήσεων στο φύλλο εργασίας σας, για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε υποσύνολα για πωλήσεις σε κάθε περιοχή, καθώς και ένθετα υποσύνολα κατανεμημένα ανά κράτος και ακόμη και πόλη. Για να εφαρμόσετε μερικά δευτερεύοντα σύνολα πολλαπλών επιπέδων, χρησιμοποιήστε πρώτα τη λειτουργία ταξινόμησης του Excel για να αναδιατάξετε τα δεδομένα σας στα σωστά επίπεδα ομαδοποίησης.

Ταξινόμηση των δεδομένων σας σε επίπεδα

Βήμα 1

Προετοιμασία δεδομένα για ταξινόμηση, αφαιρώντας τυχόν κενές σειρές ή στήλες. Επίσης, δημιουργήστε μια σειρά τίτλου στην κορυφή των δεδομένων σας, αν δεν το έχετε κάνει ήδη.

Βήμα 2

Επιλέξτε οποιαδήποτε κελιά που περιέχουν δεδομένα. Αν θέλετε να εφαρμόσετε μερικά σύνολα μόνο σε ένα μέρος του φύλλου εργασίας, επιλέξτε αυτές τις γραμμές.

Βήμα 3

Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχική σελίδα", κάντε κλικ στην εντολή "Ταξινόμηση & Φιλτράρισμα" Custom Sort ". Το Excel ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση.

Βήμα 4 - Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση κατά" και επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να ομαδοποιήσετε τα υποσύνολα πρώτου επιπέδου. Για παράδειγμα, εάν τα δεδομένα σας περιλαμβάνουν στοιχεία πωλήσεων που προσδιορίζονται από την περιοχή, την πολιτεία και την πόλη, επιλέξτε τη στήλη "Περιοχή" για να κάνετε τα περιφερειακά στοιχεία πωλήσεων τα μερικά σύνολα πρώτου επιπέδου.

Βήμα 5 - Από το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τα δευτερεύοντα σύνολα δευτέρου επιπέδου. Στο παραπάνω παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα δευτερεύον σύνολο δευτέρου επιπέδου για κάθε κατάσταση μέσα σε μια περιοχή, επιλέξτε "κατάσταση" από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Βήμα 6

Επαναλάβετε το προηγούμενο βήμα για οποιαδήποτε τα πρόσθετα υπο-συνολικά επίπεδα που θέλετε να δημιουργήσετε, όπως τα σύνολα πωλήσεων σε επίπεδο πόλης στο παράδειγμα

Κάντε κλικ στο "OK" για να ταξινομήσετε τα δεδομένα και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου

Δημιουργία υποσυνόλου πολλαπλών επιπέδων

Επιλέξτε κάθε κελί που περιέχει δεδομένα. Αν θέλετε να εφαρμόσετε μερικά σύνολα μόνο σε ένα μέρος του φύλλου εργασίας, επιλέξτε αυτές τις σειρές.

Βήμα 2

Επιλέξτε την καρτέλα "Δεδομένα" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή "Υποσύνολο" στην ομάδα "Περίγραμμα". Το Excel ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Μερικό σύνολο.

Βήμα 3

Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην περιοχή "At Every Change In" και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τα υποσύνολα πρώτου επιπέδου. Επιλέξτε την ίδια στήλη που επιλέξατε για την ταξινόμηση πρώτου επιπέδου. Στο παράδειγμα που χρησιμοποιήσαμε προηγουμένως, επιλέξατε "Περιφέρεια" για να δημιουργήσετε μερικά αθροίσματα πρώτου επιπέδου με βάση τις περιφερειακές πωλήσεις.

Βήμα 4 - Επιλέξτε ένα ή περισσότερα από τα πλαίσια στο παράθυρο "Προσθήκη δευτερευόντων σε" υποδείξτε ποια στήλη περιέχει τους αριθμούς σας. Στο παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο δίπλα στο "Ποσά πωλήσεων".

Βήμα 5 - Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να δημιουργήσετε τα υποσύνολα πρώτου επιπέδου. Κάντε κλικ στην εντολή "Υποσύνολο" ξανά για να ξεκινήσετε τη δημιουργία του δευτερεύοντος ολικού δευτέρου επιπέδου.

Βήμα 7 - Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην περιοχή "At Every Change In" και στη συνέχεια επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τα δευτερεύοντα σύνολα δευτέρου επιπέδου. Στο παράδειγμα, θα επιλέξετε "Κράτος".

Βήμα 8 - Ελέγξτε το ίδιο πλαίσιο στο παράθυρο "Προσθήκη υποσέλιδου προς" που έχετε ελέγξει προηγουμένως.

Βήμα 9

Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου δίπλα στην επιλογή "Αντικατάσταση σημερινών υποσυνόλου." Η εκκαθάριση αυτής της ρύθμισης αναγκάζει το Excel να διατηρήσει προηγούμενα υποσύνολα επίπεδα και να δημιουργήσει ένα νέο επίπεδο. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να δημιουργήσετε δευτερεύοντα σύνολα δευτέρου επιπέδου. Επαναλάβετε τα βήματα για κάθε επιπρόσθετο επίπεδο υποσυνόλων που θέλετε να προσθέσετε, αφαιρώντας το σημάδι επιλογής δίπλα στο "Αντικατάσταση τρέχουσων υποσυνόλων" κάθε φορά. Μπορείτε να δημιουργήσετε έως οκτώ επίπεδα υποσυνόλων.

Προειδοποίηση

Πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Microsoft Excel 2013 και το 2010. Μπορεί να διαφέρει ελαφρά ή σημαντικά από άλλες εκδόσεις ή προϊόντα.