Πώς να μετατρέψετε ένα σαρωμένο έγγραφο σε Excel

Στοιχεία που θα χρειαστείτε

Λογισμικό Microsoft Word

Λογισμικό Microsoft Excel

Πρόγραμμα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) όπως το Microsoft Document Imaging

Η μετατροπή ενός σαρωμένου εγγράφου σε ένα έγγραφο Excel είναι μια αρκετά απλή διαδικασία που μπορεί να γίνει σε τρία ", 3, [[Αρχικά, σαρώστε το έγγραφο. Δεύτερον, χρησιμοποιήστε ένα πακέτο λογισμικού οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) για να το μετατρέψετε σε κείμενο. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τον οδηγό του κειμένου του Excel στο Excel για να φέρετε τις πληροφορίες στο Excel.

Στην καρτέλα Εργαλεία του Microsoft Office στο μενού Προγράμματα, ανοίξτε το "Microsoft Office Document Imaging", στη συνέχεια ανοίξτε το αρχείο σας. Ο υπολογιστής θα πρέπει να το αναγνωρίσει αυτόματα, αλλά αν όχι, κάντε κλικ στην επιλογή της γραμμής εργαλείων με την ένδειξη "Αναγνώριση κειμένου χρησιμοποιώντας OCR". Κάντε κλικ στο κουμπί "Εξαγωγή σε Word".

Ονομάστε το αρχείο χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Αποθήκευση ως" και επιλέξτε τη μορφή αρχείου με τίτλο "απλό κείμενο" (.txt) από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο. Μόλις πατήσετε "Αποθήκευση", θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου για να σας δώσει διάφορες επιλογές. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επισημάνει την επιλογή "Διάλειμμα σελίδας" ή ότι το Microsoft Word θα αποθηκεύσει το κείμενο σε μία γραμμή. Αφού γίνει, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και, στη συνέχεια, κλείστε το Microsoft Word.

Ανοίξτε το αρχείο στο Microsoft Excel. Το Microsoft Excel διαθέτει διάφορα προγράμματα που έχουν σχεδιαστεί για να βοηθούν τους χρήστες στις εργασίες που ονομάζονται "Οδηγός". Ο οδηγός μετατροπής πρέπει να ξεκινήσει αυτόματα σε οποιαδήποτε πρόσφατη έκδοση του Excel. Ακολουθήστε τα βήματα του οδηγού. Είναι συχνά καλύτερο να επιλέξετε "οριοθετημένο", το οποίο είναι το προεπιλεγμένο. "Περιορισμένη" σημαίνει ότι οι στήλες δεδομένων διαχωρίζονται με κάποια μέσα, όπως κόμματα, κενά ή άλλες παρόμοιες μεθόδους. Το Excel παρέχει μια σειρά επιλογών.

Διαλέξτε τον αποδιαμορφωτή, ο οποίος χωρίζει τις στήλες των δεδομένων ο ένας από τον άλλο, στο Βήμα 2 του Οδηγού. Εάν χρησιμοποιείτε τον μετατροπέα που παρέχεται από την Microsoft, η επιλογή είναι πιθανώς «διάστημα».

Καθορίστε τη μορφοποίηση των στηλών στο Excel στο Βήμα 3 του Οδηγού. Επιλέξτε τη στήλη που δεν χρειάζεται να είναι στην προεπιλεγμένη ή τη γενική μορφή και την αλλάξετε στο πλαίσιο μορφής δεδομένων στήλης, το οποίο βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία του Οδηγού. Όταν τελειώσετε, χτυπήστε το τέλος. Στο τέλος, τα δεδομένα θα πρέπει να είναι στο Excel και έτοιμα για χρήση.

Προειδοποιήσεις

Η αναγνώριση οπτικών χαρακτήρων δεν είναι ανυπέρβλητη. Επομένως, κάντε διπλό έλεγχο του πρωτοτύπου εγγράφου έναντι του αντιγράφου του Word πριν από την αποθήκευση ως έγγραφο κειμένου