Πώς να απευθυνθείτε σε μια επίσημη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Χρησιμοποιήστε προσοχή κατά την επίλυση ενός επίσημου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ενώ συμμετέχετε σε μια τηλεφωνική συνομιλία, μπορείτε να επιλέξετε και να επιλέξετε τη στιγμή που θα θέλατε να πείτε στη συνέχεια - και πώς να απαντήσετε σε έναν ανταποκριτή - τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται στιγμιαία στο άλλο άτομο σε πλήρη φόρμα. Τα τυπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαιτούν σαφήνεια, ακρίβεια και εξαιρετική σύνταξη. Η κατασκευή κατάλληλων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρουσιάζει μια επαγγελματική εικόνα και εξασφαλίζει ότι οι επικοινωνίες σας είναι κορυφαίες.

Βήμα 1

Ξεκινήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με επίσημο χαιρετισμό. Χαιρετήστε μεμονωμένους ανταποκριτές ως "κ." ή "κα" - αλλά διπλός έλεγχος για το φύλο του ανταποκριτή εάν έχουν ένα διφορούμενο όνομα. Αποφύγετε να καλέσετε μια γυναίκα "Δεσποινίς" ή "Κα.", Καθώς αυτά τα χαρακτηριστικά έχουν πιο συγκεκριμένες συνειρμούς - καμία από τις οποίες δεν μπορεί να αναφέρεται στον ανταποκριτή σας. Ξεκινήστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το "Αγαπητέ Terry", για παράδειγμα, εάν δεν είστε σίγουροι για το φύλο του ανταποκριτή. Αντιμετωπίστε μια συλλογή ανθρώπων με "Αγαπητοί ηγέτες ομάδας", για παράδειγμα.

Βήμα 2

Συνδεθείτε άμεσα με τον ανταποκριτή. Ξεκινήστε το σώμα του μηνύματος, δηλώνοντας ποιος είστε - αν είναι απαραίτητο - και πώς γνωρίζετε τον ανταποκριτή. Συνεχίστε αναφέροντας γιατί επικοινωνείτε με το άτομο και γιατί η αλληλογραφία σας είναι σημαντική. Κρατήστε όλα τα επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επισήμανε και σύντομα. Παραμείνετε στο θέμα ανά πάσα στιγμή και εμφανίζετε άψογη γραμματική και σύνταξη.

Βήμα 3 - Τερματίστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με "Μεγαλύτερη ειλικρίνεια", "Καλό ελπίδα" ή άλλο χαιρετισμό υπογράφοντας πριν γράψετε το όνομά σας. Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας κάτω από το όνομά σας - διεύθυνση ταχυδρομείου, άμεσο αριθμό τηλεφώνου, αριθμό φαξ, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διεύθυνση URL του ιστότοπου.

Διπλός έλεγχος ορθογραφίας όλων των ονομάτων και γραμματικών πριν από την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δημιουργήστε έναν σύντομο και εντυπωσιακό τίτλο για τη γραμμή θέματος - διασφαλίζοντας ότι σχετίζεται άμεσα με το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. ", για παράδειγμα, είναι ένας ισχυρός και απλός τίτλος που επιτρέπει στον ανταποκριτή να γνωρίζει ότι το περιεχόμενο σχετίζεται με νέες πληροφορίες για μια συγκεκριμένη επιχείρηση.