Πώς σταματάτε ή επεξεργάζονται τα αρχεία λέξεων;

Δεν υπάρχει ενιαία μέθοδος αλάνθαστης για να εμποδίσει πλήρως έναν καθορισμένο χρήστη να αντιγράψει ή να επεξεργαστεί ένα αρχείο λέξεων, αλλά μπορείτε να εμποδίσετε σημαντικά την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και τροποποίηση χρησιμοποιώντας ένα συνδυασμό τεχνικών:

1. Προστασία κωδικού πρόσβασης:

* Περιορισμός της πρόσβασης (Άνοιγμα κωδικού πρόσβασης): Αυτό εμποδίζει οποιονδήποτε να ανοίξει το έγγραφο χωρίς τον κωδικό πρόσβασης. Ωστόσο, ένας καθορισμένος χρήστης μπορεί να εξακολουθεί να είναι σε θέση να αντιγράψει το αρχείο και να δοκιμάσει διάφορες τεχνικές ρωγμών κωδικού πρόσβασης.

* Περιορισμός της επεξεργασίας (τροποποίηση κωδικού πρόσβασης): Αυτό είναι πιο ασφαλές. Οι χρήστες μπορούν να ανοίξουν το έγγραφο, αλλά δεν μπορούν να κάνουν αλλαγές χωρίς τον κωδικό πρόσβασης. Αυτή είναι γενικά η καλύτερη προσέγγιση για την πρόληψη της επεξεργασίας. Αυτό * δεν * αποτρέπει την αντιγραφή του αρχείου.

Για να ορίσετε κωδικούς πρόσβασης σε λέξη:

1. Πηγαίνετε στο `file`>` info '.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή `Protect Document '.

3. Επιλέξτε είτε "κρυπτογραφήστε με τον κωδικό πρόσβασης" (Ανοίξτε τον κωδικό πρόσβασης) είτε "Περιορίστε την επεξεργασία" (τροποποίηση του κωδικού πρόσβασης).

4. Εισαγάγετε και επιβεβαιώστε τον κωδικό πρόσβασής σας.

2. Διαχείριση ψηφιακών δικαιωμάτων (DRM):

* Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών Microsoft (IRM): Αυτή η λειτουργία (συχνά μέρος μιας συνδρομής Microsoft 365) επιτρέπει τον πιο λεπτομερή έλεγχο της πρόσβασης και της επεξεργασίας εγγράφων. Μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα για την πρόληψη της εκτύπωσης, της αντιγραφής, της προώθησης ή ακόμα και της επεξεργασίας, ανάλογα με τις ρυθμίσεις σας. Αυτή είναι η πιο ισχυρή μέθοδος, αλλά απαιτεί μια συμβατή έκδοση του Word και μπορεί να μην λειτουργεί με όλες τις εκδόσεις λέξεων ή άλλων εφαρμογών.

3. Κοινή χρήση και δικαιώματα (αποθήκευση σύννεφων):

* Εάν αποθηκεύετε το αρχείο στο Cloud Storage (OneDrive, Google Drive, Dropbox κ.λπ.), αξιοποιήστε τις ενσωματωμένες ρυθμίσεις αδειών. Μπορείτε να περιορίσετε την πρόσβαση σε συγκεκριμένους χρήστες ή ομάδες, επιτρέποντας μόνο τις δυνατότητες προβολής ή περιορισμένης επεξεργασίας.

4. Μετατροπή σε PDF:

* Η μετατροπή του αρχείου λέξης σε ένα PDF χρησιμοποιώντας έναν δημιουργό PDF (Adobe Acrobat, πολλές ελεύθερες εναλλακτικές λύσεις) καθιστά πολύ πιο δύσκολο να επεξεργαστεί. Ενώ ένας καθορισμένος χρήστης * θα μπορούσε * να χρησιμοποιήσει το OCR ή άλλα εργαλεία για την εξαγωγή του κειμένου, είναι πολύ πιο δύσκολο από την επεξεργασία ενός αρχείου λέξης απευθείας. Ωστόσο, ένα PDF μπορεί ακόμα να αντιγραφεί.

5. Υδατογράφημα:

* Προσθέστε ένα υδατογράφημα στο έγγραφο που εμφανίζει εμφανώς "εμπιστευτικό", "μην αντιγράψετε", ή παρόμοια προειδοποίηση. Αυτό είναι κυρίως αποτρεπτικό, όχι μέτρο ασφαλείας.

Σημαντικές εκτιμήσεις:

* καμία μέθοδος δεν είναι εντελώς ανόητη. Ένας καθορισμένος χρήστης με τεχνικές δεξιότητες μπορεί να βρει τρόπους για να παρακάμψει τις προστασίες σας.

* Η δύναμη κωδικού πρόσβασης είναι κρίσιμη. Χρησιμοποιήστε ισχυρούς, σύνθετους κωδικούς πρόσβασης που είναι δύσκολο να μαντέψετε.

* Τακτικές ενημερώσεις: Κρατήστε το λογισμικό σας ενημερωμένο για να επωφεληθείτε από τα τελευταία patches ασφαλείας.

Η καλύτερη προσέγγιση συχνά περιλαμβάνει τον συνδυασμό αρκετών από αυτές τις μεθόδους για μέγιστη προστασία. Για πραγματικά ευαίσθητα έγγραφα, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πιο ασφαλές σύστημα διαχείρισης εγγράφων με ισχυρά στοιχεία ελέγχου πρόσβασης.