Ποιες πληροφορίες θα πρέπει να το έγγραφο του οργανωτικού συστήματος;

Ένα ολοκληρωμένο έγγραφο οργανωτικού συστήματος θα πρέπει να καλύπτει αρκετούς βασικούς τομείς, ανάλογα με το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του οργανισμού και του ίδιου του συστήματος. Ωστόσο, τουλάχιστον, θα πρέπει να περιλαμβάνει:

i. Σκοπός και πεδίο εφαρμογής:

* Συνολικός στόχος: Δηλώνει σαφώς το σκοπό του οργανωτικού συστήματος. Τι πρόβλημα επιλύει; Ποια είναι τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα;

* Πεδίο εφαρμογής: Ορίστε τι περιλαμβάνεται και αποκλείεται από το σύστημα. Καθορίστε τα τμήματα, τις ομάδες, τα άτομα, τις διαδικασίες ή τα δεδομένα που επηρεάζονται.

* Όρια συστήματος: Σαφώς οριοθετείται όπου αρχίζει και τελειώνει το σύστημα, συμπεριλαμβανομένων των αλληλεπιδράσεων με άλλα συστήματα.

ii. Στοιχεία συστήματος:

* Δομή: Περιγράψτε την ιεραρχική δομή του οργανισμού και τη σχέση του με το σύστημα. Συμπεριλάβετε οργανωτικά διαγράμματα, εάν είναι απαραίτητο.

* Διαδικασίες: Λεπτομέρειες των βασικών διαδικασιών που υποστηρίζει το σύστημα, συμπεριλαμβανομένων των ροών εργασίας, των διαδικασιών λήψης αποφάσεων και των καναλιών επικοινωνίας. Χρησιμοποιήστε διαγράμματα ροής ή διαγράμματα για σαφήνεια.

* Δεδομένα: Περιγράψτε τους τύπους δεδομένων που διαχειρίζεται το σύστημα, τις πηγές τους, τις τοποθεσίες αποθήκευσης και τους ελέγχους πρόσβασης. Συμπεριλάβετε λεξικά δεδομένων ή σχήματα, εάν ισχύει.

* Τεχνολογία: Καταγράψτε το υλικό, το λογισμικό και τις εφαρμογές που χρησιμοποιούνται στο σύστημα. Καθορίστε τις εκδόσεις και τις απαιτήσεις συμβατότητας.

* Άνθρωποι: Προσδιορίστε τους ρόλους, τις ευθύνες και τις δομές αναφοράς εντός του συστήματος. Συμπεριλάβετε στοιχεία επικοινωνίας για βασικό προσωπικό.

iii. Λειτουργικές διαδικασίες:

* Διαδικασίες εκκίνησης/τερματισμού: Λεπτομέρειες πώς ξεκινά και τερματίζεται το σύστημα.

* Τακτική λειτουργία: Περιγράψτε τις καθημερινές λειτουργίες του συστήματος, συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών συντήρησης και των βημάτων αντιμετώπισης προβλημάτων.

* Διαδικασίες ασφαλείας: Περιγράψτε τα πρωτόκολλα ασφαλείας, συμπεριλαμβανομένου του ελέγχου πρόσβασης, της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και της ανάκτησης δεδομένων και των σχεδίων απόκρισης περιστατικών.

* Διαδικασίες συντήρησης: Λεπτομέρειες τακτικές εργασίες συντήρησης, αναβαθμίσεις και χρονοδιαγράμματα.

* Διαδικασίες έκτακτης ανάγκης: Περιγράψτε τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσετε σε περίπτωση αποτυχίας του συστήματος ή άλλων καταστάσεων έκτακτης ανάγκης.

iv. Διακυβέρνηση και συμμόρφωση:

* Πολιτικές και διαδικασίες: Καταγράψτε όλες τις σχετικές πολιτικές και διαδικασίες που διέπουν τη λειτουργία του συστήματος.

* Απαιτήσεις συμμόρφωσης: Καθορίστε τυχόν νομικά, κανονιστικά ή βιομηχανικά πρότυπα που πρέπει να τηρεί το σύστημα.

* Διαδικασίες ελέγχου: Περιγράψτε πώς θα ελεγχθούν οι επιδόσεις και η συμμόρφωση του συστήματος.

v. Εκπαίδευση και υποστήριξη:

* Υλικά κατάρτισης: Λίστα διαθέσιμα υλικά κατάρτισης για χρήστες και διαχειριστές.

* κανάλια υποστήριξης: Περιγράψτε τον τρόπο με τον οποίο οι χρήστες μπορούν να αποκτήσουν τεχνική υποστήριξη και βοήθεια.

VI. Μελλοντική ανάπτυξη:

* Μελλοντικές βελτιώσεις: Προσδιορίστε τις προγραμματισμένες βελτιώσεις ή επεκτάσεις στο σύστημα.

* Επιμελητικότητα: Συζητήστε την ικανότητα του συστήματος να χειρίζεται τον αυξανόμενο φόρτο εργασίας ή τους όγκους δεδομένων.

vii. Παράρτημα (προαιρετικό):

* Γλωσσάριο όρων: Ορίστε βασικούς όρους και ακρωνύμια που χρησιμοποιούνται στο έγγραφο.

* Στοιχεία επικοινωνίας: Παρέχετε στοιχεία επικοινωνίας για άτομα που είναι υπεύθυνα για το σύστημα.

* Αναφορές: Καταγράψτε τυχόν εξωτερικά έγγραφα ή πόρους που αναφέρονται στο έγγραφο.

Αυτό το έγγραφο πρέπει να αναθεωρείται και να ενημερώνεται τακτικά για να αντικατοπτρίζει τις αλλαγές στον οργανισμό, το σύστημα ή το περιβάλλον του. Το επίπεδο λεπτομέρειας που απαιτείται θα ποικίλει ανάλογα με την πολυπλοκότητα του συστήματος, αλλά ο στόχος είναι να παρέχονται ένας ολοκληρωμένος και εύκολα προσβάσιμος οδηγός για όλους τους ενδιαφερόμενους.