Πώς να οργανώσετε ένα ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης

Κατά την οργάνωση ενός ηλεκτρονικού συστήματος αρχειοθέτησης είναι σαν την οργάνωση κάθε συστήματος αρχειοθέτησης . Σκεφτείτε για το πώς θα ψάξει για το αρχείο και ονομάστε τον κατάλληλα . Εάν έχετε τους τόνους των αρχείων να βρουν αυτό που ψάχνουν μπορεί να είναι απογοητευτικό . Βεβαιωθείτε ότι έχετε τα αρχεία στο σωστό φάκελο και να δημιουργήσουν υπο-φακέλους για να χειριστεί όλα τα δεδομένα σας . Οδηγίες
Η 1

Ξεκινήστε με τα αρχεία που έχετε στο " Τα έγγραφά μου ". Αν έχετε αρχεία για τον προϋπολογισμό το σπίτι σας , να κάνετε ένα φάκελο για το " Σπίτι του προϋπολογισμού . " Τα αρχεία αυτά περιλαμβάνουν τραπεζικούς λογαριασμούς, τις δηλώσεις πιστωτικών καρτών , πραγματικά αρχεία του προϋπολογισμού και μια επιταγή μητρώο . Θα πρέπει να μετακινήσετε όλα τα αρχεία που έχουν να κάνουν με τον προϋπολογισμό το σπίτι σας στο νέο φάκελο . 2

Κάντε υπο - φακέλους κάτω από το φάκελο "Home προϋπολογισμού " . Θέλετε να είστε σε θέση να βρει δηλώσεις τραπεζών σας εύκολα , έτσι ώστε να κάνετε ένα φάκελο με τίτλο «δηλώσεις Τράπεζα" κάτω από το φάκελο "Home προϋπολογισμού . " Δημιουργήστε φακέλους για κάθε μία από τις δηλώσεις της πιστωτικής σας κάρτας και να μετακινήσετε όλα αυτά τα αρχεία σε κάθε φάκελο . Δεδομένου ότι αυτά τα αρχεία θα είναι παρόμοια σε τίτλο , βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να επισυνάψετε μια ημερομηνία σε κάθε ένα από τα αρχεία . Για παράδειγμα , θα πρέπει να αναφέρουμε τραπεζικού σας λογαριασμού " δήλωση Τράπεζα 01/31/08 » και « Τράπεζα δήλωση για 2/28/08 . " Με αυτό τον τρόπο μπορείτε να εντοπίσετε το αρχείο που ψάχνετε εύκολα .
Εικόνων 3

Αποφασίστε τι άλλους φακέλους για να δημιουργήσετε . Εάν αυτός ο υπολογιστής είναι για προσωπική χρήση , καθώς και επαγγελματική χρήση μπορεί να θέλετε να ξεκινήσετε με ένα φάκελο με την ένδειξη " Personal" και ένα φάκελο με το όνομα "Business ". Μετακινήστε το φάκελο "Home προϋπολογισμού " υπό τον τίτλο " Προσωπικά " και οι υπο-φακέλους , θα προχωρήσουμε μαζί τους .
Η 4

Δημιουργία υπο-φακέλους για το φάκελό σας "Business" . Αν εργάζεστε στο σπίτι , μπορείτε να ονομάσετε το καθένα με το όνομα της εταιρείας που δεν εργάζονται. Στη συνέχεια να δημιουργήσετε υπο - φακέλους για καθεμία από τις εταιρείες . Για παράδειγμα , αν έχετε τεκμηρίωση για να συμπληρώσετε και να επιστρέψετε στην εταιρεία μπορείτε να βάλετε όλα τα έγγραφα σε ένα φάκελο . Εάν έχετε παραδείγματα της δουλειάς που κάνετε κάνετε μια υπο - φάκελο που ονομάζεται " Παραδείγματα ". Αν γράφετε άρθρα, να κρατήσει όλα τα άρθρα σας σε μια υπο - φάκελο, έτσι ώστε να μπορείτε να τα βρίσκετε εύκολα όταν τα χρειάζεστε πάλι . Δεν έχει σημασία αν έχετε λίγα ή πολλά αρχεία , θέλετε να δημιουργήσετε ένα υπο - φάκελο, έτσι ώστε να μπορείτε να προσθέσετε σε αυτές , όπως η εργασία σας γίνεται πιο έντονη .
5

Συνεχίστε να προσθέσει στους φακέλους , όπως σας εργαστούν στον υπολογιστή σας . Ο μόνος τρόπος για να οργανώσετε ένα ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης είναι να συνεχίσετε να τη χρησιμοποιείτε κάθε μέρα . Όπως θα έχετε νέα αρχεία ή να δημιουργήσετε νέα αρχεία , να είστε βέβαιος να τους βάλει στον κατάλληλο φάκελο . Δημιουργήστε νέους φακέλους ή υποφακέλους ανάλογα με τις ανάγκες και το αρχείο πάντα αμέσως , ώστε να μην πάρει πίσω . Χρησιμοποιώντας αυτό το σύστημα , θα είστε σε θέση να βρείτε τα αρχεία σας χωρίς κανένα πρόβλημα σε όλα .
Η
εικόνων