Μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστά αρχεία σε έγγραφα MS Word για καταχωρήσεις ένα υπολογιστικό φύλλο Excel;

Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε απευθείας ξεχωριστά αρχεία εγγράφων λέξεων από καταχωρήσεις σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel χρησιμοποιώντας μόνο την ενσωματωμένη λειτουργικότητα της Word. Το Word και το Excel είναι ξεχωριστές εφαρμογές, αν και μπορούν να συνεργαστούν.

Για να επιτευχθεί αυτό, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε είτε:

1. Συγχώνευση αλληλογραφίας (για παρόμοιο περιεχόμενο):

* Εάν τα δεδομένα του Excel αντιπροσωπεύουν μια σειρά από καταχωρήσεις που πρέπει να εισαχθούν σε μεμονωμένα έγγραφα λέξεων (π.χ. εξατομικευμένα γράμματα), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία συγχώνευσης Mail της Word.

* Σε λέξη, ξεκινήστε μια συγχώνευση αλληλογραφίας.

* Επιλέξτε "Ετικέτες" ή "Έγγραφα" ανάλογα με τις ανάγκες σας.

* Καθορίστε το υπολογιστικό φύλλο του Excel ως πηγή δεδομένων.

* Χαρτογραφήστε τις στήλες Excel στους θέσεις θέσης στο πρότυπο εγγράφου λέξεων.

* Η λέξη θα δημιουργήσει ένα ξεχωριστό έγγραφο για κάθε σειρά στο υπολογιστικό φύλλο του Excel.

2. VBA Macro (για πιο περίπλοκα σενάρια):

* Για πιο περίπλοκα σενάρια ή εάν πρέπει να δημιουργήσετε υπό όρους έγγραφα με βάση τα δεδομένα του Excel, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια μακροεντολή VBA (Visual Basic For Applications).

* Αυτό απαιτεί γνώση προγραμματισμού. Η μακροεντολή θα επαναλάμβανε τις σειρές υπολογιστικών φύλλων του Excel, δημιουργώντας ένα νέο έγγραφο λέξεων για κάθε σειρά και το πληκτρολογώντας με τα σχετικά δεδομένα.

3. Εργαλεία/λογισμικό τρίτου μέρους (για αυτοματοποίηση):

Αρκετές εφαρμογές τρίτων έχουν σχεδιαστεί για να αυτοματοποιούν εργασίες όπως αυτό. Αυτά συχνά παρέχουν μια πιο φιλική προς το χρήστη διεπαφή από το VBA. Μπορούν να συνδέσουν άμεσα το Excel και το Word για να εκτελέσουν τις απαιτούμενες λειτουργίες.

Παράδειγμα χρησιμοποιώντας συγχώνευση αλληλογραφίας (απλούστερη προσέγγιση):

Ας υποθέσουμε ότι το υπολογιστικό φύλλο Excel σας έχει "Όνομα", "Διεύθυνση" και "Μήνυμα". Θέλετε να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό γράμμα για κάθε άτομο.

1. Σε λέξη: Δημιουργήστε ένα πρότυπο επιστολής με κράτησης θέσης όπως:`<<όνομα>>`, `<

>`, `<<Μήνυμα>>`.

2. Μεταβείτε στις αποστολές αποστολής> Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας> Γράμματα.

3. Επιλέξτε παραλήπτες: Επιλέξτε "Επιλέξτε παραλήπτες"> "Χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα λίστα" και περιηγηθείτε στο αρχείο Excel.

4. Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης: Στο πρότυπο επιστολής σας, τοποθετήστε τα πεδία συγχώνευσης (<<όνομα>> κ.λπ.) όπου θέλετε να εμφανιστούν τα δεδομένα του Excel.

5. Προεπισκόπηση και ολοκλήρωση της συγχώνευσης: Προεπισκόπηση των αποτελεσμάτων και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Finish &Merge"> "Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων" για να δημιουργήσετε ξεχωριστά αρχεία λέξεων για κάθε καταχώρηση.

Συνοπτικά, αν και δεν είναι άμεση λειτουργία στο πλαίσιο της Word, η χρήση συγχώνευσης αλληλογραφίας ή VBA παρέχει λύσεις για τη δημιουργία ξεχωριστών εγγράφων λέξεων που βασίζονται σε δεδομένα υπολογιστικών φύλλων Excel. Η καλύτερη προσέγγιση εξαρτάται από την πολυπλοκότητα των δεδομένων σας και τις τεχνικές σας δεξιότητες.