Λίστα 3 τεχνικές συντήρησης που θα μπορούσατε να υποβάλετε αίτηση όταν εργάζεστε με υπολογιστικά φύλλα;

1. συμπίεση δεδομένων/μείωση: Αντί να αποθηκεύετε μεγάλα ποσά περιττών δεδομένων, εφαρμόστε τεχνικές για την ελαχιστοποίηση του μεγέθους του αρχείου. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει τη χρήση συντομότερων τύπων δεδομένων (π.χ. ακέραιοι αντί για συμβολοσειρές κειμένου, όπου χρειάζεται), αφαιρώντας περιττές στήλες ή σειρές ή συνοψίζοντας τα δεδομένα σε πιο συνοπτικές αναπαραστάσεις (π.χ., χρησιμοποιώντας πίνακες περιστροφής σε συσσωρευμένες πληροφορίες). Τα μικρότερα αρχεία καταναλώνουν λιγότερο χώρο αποθήκευσης και βελτιώνουν την ταχύτητα επεξεργασίας.

2. Έλεγχος έκδοσης: Η τακτική εξοικονόμηση διαφορετικών εκδόσεων του υπολογιστικού φύλλου σας με περιγραφικά ονόματα αρχείων (π.χ., "project_report_v1.xlsx", "project_report_v2_changes_made.xlsx") είναι κρίσιμη. Αυτό σας επιτρέπει να επανέλθετε σε προηγούμενες εκδόσεις εάν γίνουν λάθη ή να παρακολουθείτε τις αλλαγές με την πάροδο του χρόνου. Η χρήση εργαλείων συνεργασίας που βασίζονται σε σύννεφο που προσφέρουν ενσωματωμένο ιστορικό έκδοσης είναι ακόμα καλύτερα.

3. Επικύρωση δεδομένων: Η εφαρμογή κανόνων επικύρωσης δεδομένων διασφαλίζει την ακρίβεια και τη συνέπεια των δεδομένων. Αυτό εμποδίζει την εισαγωγή των σφαλμάτων στο υπολογιστικό φύλλο. Παραδείγματα περιλαμβάνουν τη ρύθμιση των καταλόγων αναπτυσσόμενων για κατηγορηματικές μεταβλητές, που απαιτούν τα αριθμητικά δεδομένα να εμπίπτουν σε συγκεκριμένες περιοχές ή να ελέγχουν για έγκυρες μορφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό μειώνει την ανάγκη για χρονοβόρο καθαρισμό και διόρθωση δεδομένων αργότερα.