Πώς θα αναφέρετε ότι οι αλλαγές θα ενημερώνονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο αποθέματος Excel;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να υποδείξουμε αλλαγές που πρέπει να ενημερωθούν σε ένα υπολογιστικό φύλλο αποθέματος Excel, το καθένα με τα δικά του πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα:

1. Επισήμανση:

* Μέθοδος: Χρησιμοποιήστε τις ενσωματωμένες λειτουργίες επισημάνισης του Excel (μορφοποίηση υπό όρους ή χειροκίνητη επισήμανση) σε κύτταρα χρώματος κώδικα που χρειάζονται ενημέρωση. Για παράδειγμα, κίτρινο για προσθήκες, κόκκινο για αφαίρεση και πράσινο για αλλαγές τιμών.

* Πλεονεκτήματα: Απλό, οπτικό, εύκολα κατανοητό.

* Μειονεκτήματα: Μπορεί να γίνει γεμάτο εάν πραγματοποιηθούν πολλές αλλαγές. Δεν καταγράφει εγγενώς * ποια είναι η αλλαγή, μόνο * ότι απαιτείται αλλαγή.

2. Διαχωρίστε τη στήλη/φύλλο "Αλλαγή καταγραφής"/φύλλο:

* Μέθοδος: Προσθέστε μια στήλη (ή ένα ξεχωριστό φύλλο) για να παρακολουθείτε αλλαγές. Συμπεριλάβετε στήλες για:αναγνωριστικό στοιχείου, ημερομηνία αλλαγής, τύπος αλλαγής (π.χ. "προσθήκη", "αφαίρεση", "αλλαγή τιμής"), παλιά αξία, νέα αξία.

* Πλεονεκτήματα: Διατηρεί ένα σαφές μονοπάτι ελέγχου, δείχνει το ιστορικό των αλλαγών.

* Μειονεκτήματα: Απαιτεί περισσότερες προσπάθειες για τη διατήρηση, ενδέχεται να απαιτήσουν από τους τύπους να ενημερώνουν αυτόματα το κύριο φύλλο απογραφής με βάση το Changelog.

3. Σχόλια:

* Μέθοδος: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία σχολίων του Excel (δεξί κλικ> Εισαγάγετε σχόλιο) για να προσθέσετε σημειώσεις απευθείας στα κύτταρα που χρειάζονται ενημέρωση. Εξηγήστε τη φύση της αλλαγής.

* Πλεονεκτήματα: Επιτρέπει λεπτομερείς εξηγήσεις απευθείας δίπλα στα επηρεαζόμενα δεδομένα.

* Μειονεκτήματα: Τα σχόλια μπορούν εύκολα να χάσουν εάν δεν αναζητηθούν ρητά. Δεν ενημερώνει αυτόματα το απόθεμα.

4. Μορφή υπό όρους με εικονίδια:

* Μέθοδος: Χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση υπό όρους για την εμφάνιση εικονιδίων (π.χ., επάνω βέλος για αύξηση, κάτω βέλος για μείωση) δίπλα σε μεταβαλλόμενες τιμές.

* Πλεονεκτήματα: Καθαρή οπτική ένδειξη της κατεύθυνσης της αλλαγής, λιγότερο γεμάτη από την επισήμανση μόνο του.

* Μειονεκτήματα: Δεν δείχνει το μέγεθος της αλλαγής, εξακολουθεί να μην ενημερώνει αυτόματα.

5. Χρησιμοποιώντας μια στήλη "Κατάσταση":

* Μέθοδος: Προσθέστε μια στήλη που υποδεικνύει την κατάσταση κάθε σειράς, όπως η "Ενημέρωση Ενημέρωσης", "Ενημερώθηκε" ή "Σφάλμα".

* Πλεονεκτήματα: Εύκολο φιλτράρισμα και ταξινόμηση για να δείτε ποια στοιχεία χρειάζονται προσοχή.

* Μειονεκτήματα: Δεν καθορίζει * τι * χρειάζεται ενημέρωση.

Βέλτιστες πρακτικές:

* συνέπεια: Επιλέξτε μια μέθοδο και κολλήστε με αυτό με συνέπεια.

* Σαφήνεια: Βεβαιωθείτε ότι η έννοια της μεθόδου που επιλέξατε είναι σαφής σε όλους όσους χρησιμοποιούν το υπολογιστικό φύλλο.

* αυτοματοποίηση (αν είναι δυνατόν): Εάν έχετε πολλές αλλαγές, εξερευνήστε χρησιμοποιώντας τις μακροεντολές VBA ή το Power Query για να αυτοματοποιήσετε ορισμένες πτυχές της ενημέρωσης των αλλαγών του αποθέματος και της παρακολούθησης.

Για την πιο απλή διαχείριση αποθεμάτων, ένας συνδυασμός επισημάνσεων και ένα ξεχωριστό φύλλο "Αλλαγή καταγραφής" παρέχει μια καλή ισορροπία μεταξύ απλότητας και πληρότητας. Για πιο πολύπλοκες ανάγκες, εξετάστε τη χρήση εικονιδίων μορφοποίησης υπό όρους και μια στήλη "Κατάσταση" εκτός από το αρχείο καταγραφής αλλαγής. Θυμηθείτε να τεκμηριώσετε σαφώς την επιλεγμένη μέθοδο σας στο ίδιο το υπολογιστικό φύλλο.